Projectmonitoring. Welke parameters moet je in de gaten houden? | #34 Aan de slag met projectmanagement

Projectgegevens zijn een krachtig hulpmiddel dat projectmanagers moeten leren beheersen. Het verzamelen ervan is slechts het begin. Het succes van het project ligt ook in het monitoren van de relevante bevindingen en het observeren van de relaties tussen hen. Hoe beslis je dan welke parameters het waard zijn om te observeren? Lees verder om erachter te komen!

Projectmonitoring – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Budget – monitoring van middelen
3. Planning – deadlines halen
4. Prestatie-niveau – kwaliteitscontrole
5. Controle – parameterbereiken
6. Samenvatting

Inleiding

Ongeacht de managementmethode die in een project wordt toegepast, is een van de primaire taken van een projectmanager gedurende het project om de voortgang te monitoren. Zonder duidelijk gedefinieerde parameters en evaluatiecriteria kan men niet bepalen of het project zich in de juiste richting en met de juiste snelheid beweegt. Welke parameters moeten worden geobserveerd om potentiële problemen zo snel mogelijk op te sporen en om te profiteren van kansen die zich voordoen?

Budget – monitoring van middelen

In bijna alle projecten is het budget de meest essentiële geobserveerde parameter. Daarom moet de projectmanager alle aspecten van de taakfinanciering monitoren, onder andere:

• arbeidskosten,
• materialen,
• software,
• aankoop of gebruik van gereedschappen en apparatuur,
• deskundige consultatie,
• reizen en deelname aan branche-evenementen.

Om uitgaven te monitoren, is het het gemakkelijkst om software te gebruiken, bijvoorbeeld Firmbee. Dan zijn alle afwijkingen van het vastgestelde budget onmiddellijk zichtbaar. Het is echter niet de moeite waard om te veel gewicht te hechten aan een eenmalige overschrijding. Het is beter om een foutmarge voor doelstellingen of mijlpalen aan te nemen. Dan kun je de hogere kosten van de ene taak compenseren met besparingen in een ander gebied.

Agile projectmanagementmethoden werken bijzonder goed in flexibele budgetbeheer. Volgens het Pulse of Profession 2021-rapport getiteld “Beyond Agility” houdt 64% van de projecten zich binnen het veronderstelde financieringskader.

Planning – deadlines halen

Het tweede belangrijke gebied is om te zien of het project zich aan de vastgestelde tijdslijn houdt. Ook hier blijkt de software handig, omdat je niet alleen de voortgang van het team in real-time kunt controleren, maar ook rapporten kunt genereren. Het is ook de moeite waard om bewezen tijdmanagementtechnieken toe te passen.

Vergeet vooral niet de relatie en onderlinge afhankelijkheid tussen taken in de gaten te houden. Als coördinatie belangrijk is, moet je ervoor zorgen dat de deadline wordt gehaald en dat de taken de juiste volgorde behouden.

Prestatie-niveau – kwaliteitscontrole

De kwaliteit van de taken controleren is iets moeilijker te monitoren dan het budget en de planning voor hun uitvoering. Dit komt omdat het hier moeilijk is, niet alleen voor standaardisatie, maar ook voor eenduidige evaluatiecriteria.

Bij het plannen van de monitoring van het prestatieniveau van taken is het de moeite waard om onderscheid te maken tussen twee parameters die in de Scrum methodologie worden gebruikt:

• Definitie van voltooiing, en
• Acceptatiecriteria

De definitie van voltooiing verwijst naar de kwaliteit van de uitvoering van een taak, dat wil zeggen of aan alle technische vereisten die eraan zijn gesteld, is voldaan. Acceptatiecriteria daarentegen zijn een lijst van verwachtingen die door belanghebbenden aan de taak zijn gesteld.

Het verschil tussen het voldoen aan de definitie van voltooiing en het voldoen aan de acceptatiecriteria kan worden geïllustreerd aan de hand van het voorbeeld van een huis in aanbouw. Het voldoet aan de definitie van voltooiing wanneer de muren voldoende gelijkmatig zijn gemetseld en de investering door de bouwmanager is geaccepteerd. Het huis voldoet echter mogelijk niet aan de verwachtingen van de bouwer, die verwachtte dat de muren perfect gelijkmatig zouden zijn en de kleur zoals in de brochure.

Controle – parameterbereiken

Even belangrijk als het monitoren van specifieke parameters is het bepalen van hun bereiken, met andere woorden, het beantwoorden van de vraag, “Hoeveel afwijking van de norm zou zorgen moeten baren?”

Vanwege de verschillen in de vereisten van organisaties en belanghebbenden, evenals de individuele behoeften van elk project, is het moeilijk om te spreken over afwijkingsaanbevelingen. Of het nu 10 of 25 procent is, tijdens de projectplanning is het een goed idee om specifieke waarden met belanghebbenden vast te stellen die alleen maar zullen eindigen in extra vergaderingen en hectische, spontane acties.

Samenvatting

Het monitoren van een project helpt ervoor te zorgen dat het op koers ligt om zijn doelen te bereiken. We hebben hierboven de belangrijkste gebieden besproken: budget, planning, prestaties en parameterbereiken.

Er is geen eenvoudig recept voor een set parameters die elk project optimaal zullen beschrijven. In de meeste projecten zal een efficiënte extractie van deze basisprincipes echter ervoor zorgen dat taken op tijd, binnen budget en op het vereiste niveau worden voltooid.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.