Soorten projectvergaderingen | #33 Aan de slag met projectmanagement

Kick-off en afsluiting, confronterend en onderhandelen, dagelijks en controle… Ze verschillen in deelnemers, duur en agenda. Toch hebben alle projectvergaderingen één ding gemeen: tijdens deze vergaderingen presenteren mensen die met het project verbonden zijn problemen of resultaten en bespreken ze samen de uitvoering van taken.

Soorten projectvergaderingen – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Planning
3. Zoeken naar oplossingen
4. Besluitvorming
5. Resultaten controleren
6. Samenvatting van activiteiten
7. Samenvatting

Inleiding

PMBOK onderscheidt maar liefst 16 soorten vergaderingen die cruciaal zijn voor efficiënte projectmanagement! Elk van hen heeft een specifiek doel en een lijst van deelnemers wiens aanwezigheid noodzakelijk is voor de vergadering om door te gaan. We zullen niet alle soorten opsommen, maar ons richten op deze basissoorten en de vraag beantwoorden: “Waarom worden vergaderingen gehouden?”

Vergaderingen worden vaak geassocieerd met tijdverspilling, maar ze zijn per definitie een essentieel onderdeel van een project en een belangrijk communicatiemiddel. Toch moeten deelnemers, om dit te laten gebeuren, het doel en idealiter de agenda van de vergadering kennen. Je hebt ook een persoon nodig die verantwoordelijk is voor een vlotte gang van zaken. Laten we vandaag eens kijken naar de soorten vergaderingen, ingedeeld naar het doel dat ze dienen.

Planning

Taakplanning voor het project is het doel van kick-off vergaderingen en terugkerende vergaderingen waarin het team de doelen en doelstellingen van het project bespreekt.

Een kick-off vergadering vindt plaats aan het begin van een project, zijn fase of een bepaalde iteratie. Alle teamleden en belangrijke belanghebbenden zijn aanwezig en de belangrijkste onderdelen zijn:

• Elkaar leren kennen en teamleden,
• Verwachtingen vaststellen
• Planning – het opstellen van het eerste actieplan.

Uit een goed geleide kick-off vergadering zouden alle deelnemers motivatie moeten halen om het project te starten en een duidelijk begrip:

• Projectdoel,
• Verwachtingen die aan hen worden gesteld,
• Beschikbare middelen en hoe deze te gebruiken,
• De verdeling van rollen en verantwoordelijkheden in het project,
• De tijdlijn en reikwijdte van het project,
• De taken waarmee ze moeten beginnen.

Tijdens de volgende kick-off vergaderingen en planningsvergaderingen vindt een geleidelijke aanpassing van het projectplan aan de omstandigheden van de uitvoering plaats. Het team plant meer gedetailleerde taken om doelstellingen en manieren om deze te bereiken te definiëren. Zo is het ook betrokken bij het zoeken naar oplossingen.

Zoeken naar oplossingen

Manieren vinden om om te gaan met moeilijkheden die zich tijdens de uitvoering van het project voordoen, is het doel van populaire brainstorm- en diepgaande probleemvergaderingen.

Het doel van brainstormen is om talrijke ideeën en potentiële oplossingen voor een probleem of uitdaging te genereren. Ze omvatten meestal alleen leden van het projectteam en soms uitgenodigde belanghebbenden. Hoewel ze vaak bekritiseerd worden omdat ze de voorkeur geven aan mensen die snel, veel en luid praten, zijn ze een geweldig hulpmiddel voor het genereren van talrijke ideeën die vervolgens in een rustigere sfeer kunnen worden besproken.

Probleemoplossende vergaderingen zijn een natuurlijke voortzetting van brainstormsessies. Hier worden oplossingen in meer detail besproken, zodat nauwkeurigere, evenwichtige beslissingen kunnen worden genomen.

Besluitvorming

Besluitvormingsvergaderingen vinden plaats om beschikbare opties te bespreken en overeenstemming te bereiken over een specifieke actie. Als ze betrekking hebben op de uitvoering van doelstellingen, neemt alleen het projectteam deel. Als de beslissingen daarentegen betrekking hebben op kwesties met grote implicaties, zijn ook belangrijke belanghebbenden aanwezig.

Belangrijke beslissingen worden genomen tijdens de “top”-vergadering, de stuurgroep. PMBOK definieert het als “een vergadering waar senior belanghebbenden richting geven en ondersteuning bieden aan het projectteam, en beslissingen nemen buiten de autoriteit van het projectteam.”

Resultaten controleren

Vergaderingen om informatie over de resultaten van projectwerk te delen en te analyseren, worden periodiek gehouden. Ze worden “Statusupdatevergaderingen” of simpelweg “Statusvergaderingen” genoemd. Ze maken het mogelijk om snel ongunstige veranderingen in de werking van het team te identificeren en te reageren op opkomende risico’s.

Samenvatting van activiteiten

Cyclische samenvattingen van activiteiten vinden plaats tijdens bijeenkomsten die retrospectives worden genoemd. Ze worden gehouden aan het einde van elke belangrijke fase van het project, bijvoorbeeld wanneer een mijlpaal is bereikt. Hun doel is om met het team te reflecteren op de uitgevoerde taken en de manier waarop teamleden samenwerken.

Naast de retrospectieve vermeldt PMBOK een interessant type vergadering dat gericht is op het leren van lessen uit eerdere activiteiten, genaamd “lessons learned.” Het wordt gebruikt om lessen te samenvatten en te delen die zijn geleerd uit het gehele project of een geselecteerde fase ervan. Het resultaat zou een verbetering van de prestaties van het projectteam moeten zijn, bereikt door een groter bewustzijn van gemaakte fouten, evenals door de consistente toepassing van goede praktijken. Je kunt “lessons learned” vergaderingen organiseren om situaties in het team te bespreken die beter hadden kunnen worden opgelost. Het is echter meestal gewijd aan successen die het team wil herhalen, en oplossingen die zeer goede resultaten hebben opgeleverd.

Samenvatting

De belangrijkste doelstellingen van de projectvergaderingen zijn:

• communicatie vergemakkelijken,
• probleemoplossing,
• besluitvorming, en
• de voortgang van het projectwerk volgen.

De sleutel tot hun effectiviteit is transparantie. Elke projectvergadering moet een duidelijk doel, een agenda en een lijst van deelnemers hebben, en indien mogelijk, een facilitator wiens aanwezigheid kan helpen ervoor te zorgen dat deze soepel en efficiënt verloopt.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.