Uitdagingen waarmee projectmanagers te maken krijgen bij het werken met een team | #32 Aan de slag met projectmanagement

Wanneer het werken met een team niet gaat zoals het zou moeten, moet de Projectmanager het probleem zo snel mogelijk diagnosticeren. Wat veroorzaakt negatieve emoties in het team? Welke invloed heeft de houding van de Projectmanager op de situatie? En welke emoties voelt hij of zij? Wordt het probleem veroorzaakt door conflicterende karakters, uiteenlopende wereldbeelden of de onvermogen van teamleden om samen te werken?

Uitdagingen waarmee Projectmanagers worden geconfronteerd bij het werken met een team – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Negatieve emoties in het team
3. Emoties van een Projectmanager
4. Interpersoonlijke problemen
5. Samenvatting

Inleiding

De samenwerking van een Projectmanager met een team is een uitdaging, niet alleen vanwege de taken en doelen die door het bedrijf en de belanghebbenden zijn vastgesteld. Laten we vandaag eens kijken naar de moeilijke emoties die gepaard gaan met teamdynamiek, de problemen die ze veroorzaken, en manieren om om te gaan met de spanningen die ontstaan.

Heel vaak betreft de diepste bron van problemen de communicatieproblemen binnen het team, terwijl de oplossing – het vermogen om ze te zien en een vruchtbaar gesprek te hebben. Op welke emoties moet een Projectmanager speciale aandacht besteden?

Negatieve emoties in het team

Je moet de goede sfeer binnen een team nooit overschatten. Maar hoe herken je de eerste tekenen van verandering om te reageren op de ongunstige emoties en ontmoediging die kunnen leiden tot een gebrek aan betrokkenheid en de onwil om verder te blijven deelnemen aan het project?

Verspreiding

De afleiding van het team is misschien niet meteen duidelijk voor de Projectmanager. Integendeel, in een team dat zich niet genoeg op zijn taken richt, kan er een sfeer van onderlinge vriendelijkheid en humor zijn. Helaas zullen de indicatoren die tijdens de projectmonitoring worden waargenomen, genadeloos aantonen dat overmatige interactie, het ter sprake brengen van persoonlijke onderwerpen en het bespreken van de taken van één werknemer door het hele team niet leidt tot goede projectresultaten.

Soms verschijnt de afleiding tijdelijk. Als dit gebeurt tijdens het vakantieseizoen of rond de feestdagen, is het onwaarschijnlijk dat er een echte reden tot bezorgdheid is. Anders, als de situatie aanhoudt, moet je de oorzaken zoeken onder:

• het aantal en de moeilijkheidsgraad van de taken die door het team worden uitgevoerd – misschien zijn er te weinig en te gemakkelijke taken, zodat teamleden zich niet richten op het voltooien ervan en het grootste deel van hun tijd doorbrengen in niet erg productieve vergaderingen, gesprekken en meme-uitwisselingen; het probleem kan worden opgelost door het aantal taken te verhogen, de lengte van geplande vergaderingen te verkorten of no-meeting-dagen in te voeren,
• de aanwezigheid van een joker – misschien is er een nieuwe werknemer of twee met de persoonlijkheid van een joker bij het team gekomen? Dan zou een gesprek en aandacht voor het probleem, of het gedeeltelijk betrekken van hen bij taken die verband houden met een ander project, voldoende moeten zijn,
• de aanwezigheid van een hoog presterende of omgeschoolde persoon – wanneer niet erkend door de Projectmanager, krijgen ze hetzelfde aantal taken als de rest van het team. Zonder voldoende uitdagingen beginnen zulke mensen zich gewoon te vervelen, wat vervolgens leidt tot afleiding en demotivatie van de rest van het projectteam.

Stress

Als teamleden voortdurend onder druk werken, ontstaan er snel problemen met het beheersen van hun eigen emoties. Volgens het 2015 Wrike Work Management Report zijn de meest voorkomende oorzaken van stress tijdens het werken met een team:

52% – gebrek aan noodzakelijke informatie,

51% – problemen met het prioriteren van taken

49% – onrealistische eisen,

47% – voortdurend veranderende deadlines voor taken,

44% – onduidelijke leiding en onduidelijke verantwoordelijkheden voor taken.

Daarom geeft het rapport aan dat de belangrijkste oorzaken van stress niet in het type uitgevoerde taken liggen, maar in de circulatie van projectinformatie. En hoewel er wordt gehoopt dat, dankzij de verspreiding van projectmanagementsoftware zoals Firmbee, de communicatie in teams is verbeterd, is het nog steeds niet de moeite waard om deze factor te bagatelliseren.

Gebrek aan betrokkenheid

De betrokkenheid van het team bij gezamenlijk uitgevoerde taken is ook rechtstreeks gerelateerd aan goede communicatie binnen het team. Wanneer elke persoon weet:

• de reikwijdte van hun activiteiten,
• tot wie ze zich moeten wenden in geval van problemen, en
• het doel van hun acties,

is de kans klein dat ze in gevaar komen voor een afname van motivatie en betrokkenheid bij projectwerk.

En deze worden op hun beurt niet bevorderd door het gebrek aan onderlinge steun, evenals de problemen die verband houden met afstands- en hybride werk.

Emoties van een Projectmanager

Als je als Projectmanager moeite hebt om de oorzaak van problemen bij het werken met een team te vinden, moet je misschien je zoekgebied veranderen en zo dicht mogelijk bij jezelf beginnen: door goed naar je gewoonten, gedragingen en motivaties te kijken.

De toenemende verantwoordelijkheid en het onvermogen om veel parameters van de uitvoering van het project te beheersen, zijn de meest voorkomende redenen voor emotionele problemen in het werk van een Projectmanager.

Werken met een team kan wijzen op een burn-out. Maar liefst 75% van de werknemers ervaart het, en Projectmanagers lopen een hoger risico vanwege de hoge eisen en druk van hun werk. Burn-out kan zich vertalen in:

• constante vermoeidheid,
• prikkelbaarheid,
• agressie,
• ongeduld,
• diepgaande vervreemding en gevoelens van vervreemding.

Om het nog erger te maken, de negatieve houding van de Projectmanager vertaalt zich rechtstreeks in de teamsfeer, wat de stressniveaus verhoogt samen met verslechterende conflicten tussen de leden van het projectteam.

Interpersoonlijke problemen

Welke emoties in interpersoonlijke relaties bedreigen het soepel functioneren van een projectteam het meest? Woede kan leiden tot persoonlijke conflicten en een gebrek aan samenwerking binnen het team. Angst veroorzaakt een gebrek aan betrokkenheid en het vermijden van verantwoordelijkheid. Frustratie kan motivatie en bereidheid om te werken vernietigen.

Hun bronnen in het werk van het projectteam zijn meestal:

1. Persoonlijke conflicten tussen teamleden – kunnen voortkomen uit verschillen in werkstijlen, persoonlijke meningsverschillen en een gebrek aan respect voor grenzen.
2. Gebrek aan betrokkenheid van één persoon bij het werk van het team – kan voortkomen uit onvoldoende motivatie, misverstanden over doelen of uitsluiting van deelname aan besluitvorming.
3. Het conflict tussen de Projectmanager en het team – kan voortkomen uit buitensporige verwachtingen, onduidelijke vereisten of de aanwezigheid van een persoon in het team die naar een leiderschapsrol streeft.

Om deze problemen op te lossen, moet de Projectmanager een cultuur van openheid en respect bevorderen en ervoor zorgen dat alle teamleden betrokken zijn. Zowel degenen die niet opkomen als ze niet worden gevraagd, als degenen die altijd proberen voor zichzelf en het team op te komen.

Samenvatting

Emotiebeheer speelt een zeer grote rol in teamwork. Afleiding, stress en gebrek aan betrokkenheid, evenals woede, angst en frustratie, kunnen leiden tot interpersoonlijke problemen en gebrek aan betrokkenheid. Om deze problemen op te lossen, moet een Projectmanager niet alleen het team observeren, maar ook zichzelf, met speciale aandacht voor de symptomen van burn-out. De sleutel tot het koesteren van emoties is goede communicatie, het bevorderen van openheid en respect, en ervoor zorgen dat alle teamleden betrokken en gemotiveerd zijn om aan het project te werken.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.