4P’s van management: project, product, programma en portfolio | #24 Aan de slag met projectmanagement

De 4Ps van management hebben veel gemeen – ze vereisen organisatorische en interpersoonlijke vaardigheden, evenals flexibiliteit en het vermogen om een team te motiveren. Maar wat schuilt er achter de vier letters P?

4Ps van management – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. 4Ps – Project, product, programma, portfolio
3. Projectmanagement
4. Productmanagement
5. Programma management
6. Portfoliomanagement
7. Samenvatting

Inleiding

Kleinere bedrijven voeren vaak een enkel project uit of creëren een enkel product. In dergelijke gevallen zijn dit de enige doelen van de organisatie. Wanneer het bedrijf echter groeit, vereist de strategie een bredere blik op de toekomst en diversifiëren de doelen, het is de moeite waard om te overwegen hoe projectmanagement het beste kan worden georganiseerd om de uitvoering zo efficiënt mogelijk te maken.

4Ps – Project, product, programma en portfolio

4Ps staan voor iets andere, vaak onderling verbonden groepen taken. Dit zijn:

• project
• product
• programma
• portfolio

Laten we hieronder eens nader bekijken wat deze zijn en waarom het belangrijk is om hun specificaties te kennen bij het plannen, organiseren van taken en het uitvoeren van een project.

Projectmanagement

Elk project kan onafhankelijk worden uitgevoerd. Het kan ook deel uitmaken van een programma of portfolio. Het heeft een vastgestelde begin- en einddatum, en het doel is om een uniek product, dienst of ander resultaat te produceren.

Kenmerkende kenmerken van het project zijn:

• gespecificeerd begin- en eindtijd
• gedefinieerd doel
• een tijdelijk team dat specifiek is opgezet om deze taak uit te voeren

Veel Projectmanagers beheren meerdere projecten tegelijkertijd. Dit geldt vooral voor projecten die tot een enkel programma of portfolio behoren. Maar hoe verschilt een project van een product?

Productmanagement

Productmanagement verschilt van projectmanagement voornamelijk omdat er geen vast tijdsbestek is. Productmanagers moeten het product dat ze beheren goed kennen en de ontwikkeling ervan plannen. Ze stellen prioriteiten, voegen nieuwe functies toe, verbeteren bestaande en beheren het budget voor productontwikkeling door de mogelijkheden van het bedrijf en de verwachtingen van de klant in balans te brengen.

We kunnen een product onderscheiden van een project door het te beschouwen als een permanent, fysiek object. Dit komt omdat een product een constante identiteit behoudt, ook al ondergaat het aanpassingen. Een product kan een smartphone zijn die verandert afhankelijk van de geïnstalleerde applicaties en hoe het is gepersonaliseerd.

In tegenstelling tot een project, heeft een product geen gedefinieerde levenscyclus. Productmanagement wordt daarom gekenmerkt door:

• continue verbetering in reactie op veranderende klantbehoeften
• continuïteit
• adaptatieplanning
• werken met een permanent productontwikkelingsteam

Een product kan worden ontwikkeld via projecten – tijdelijk en uitgevoerd over een bepaalde periode. Terugkomend op het voorbeeld van de smartphone, kan een productontwikkelingsproject een software-update omvatten om het gebruik van de camera ‘s nachts gemakkelijker te maken.

Programma management

Volgens de PMBOK is het programma:

Een verzameling van gerelateerde projecten, en soms kleinere programma’s, die samen worden beheerd om waarde te creëren die het afzonderlijk beheren van elk project niet zou kunnen opleveren. (En versie: “Programma. Gerelateerde projecten, dochterprogramma’s en programma-activiteiten die op een gecoördineerde manier worden beheerd om voordelen te verkrijgen die niet beschikbaar zijn bij het afzonderlijk beheren.”)

Project- en productmanagement omvatten het plannen, organiseren en uitvoeren van taken die deel uitmaken van het profiel van de organisatie en leiden tot de realisatie van een doel dat nuttig is voor de klant of het bedrijf zelf. Programma management daarentegen omvat het bepalen welke projecten in de organisatie moeten worden uitgevoerd om een van de strategische doelen effectief en op tijd te bereiken. Het is middel-termijnplanning die beslist welke prioriteit aan elk project moet worden gegeven, evenals de voortdurende bepaling van wat de relatie tussen hen zou moeten zijn.

Laten we het voorbeeld van het “Nieuwe Bedrijfstak” Programma overwegen. Het kan bestaan uit:

• Project A, om de locatie te selecteren en het nieuwe hoofdkantoor van de
• Project B, om een team in de nieuwe stad aan te nemen
• Project C, om een bedrijfsopening te organiseren
• Project D, om een lokale klantenbasis op te bouwen

Onder andere, moet programma management rekening houden met de timing van projecten A, B en C. Het beheren van elk project zonder de status van de anderen te kennen, kan bijvoorbeeld leiden tot het organiseren van een opening wanneer de renovatie van het hoofdkantoor nog niet is voltooid, of… het team is nog niet aangenomen.

Elk van de projecten die het programma vormen, wordt afzonderlijk uitgevoerd, en hun resultaten zijn afhankelijk van de uitgevoerde taken, die verschillende risico’s met zich meebrengen. Daarom zijn de belangrijkste verschillen tussen project- en programmamanagement gerelateerd aan het perspectief van resultaatbeoordeling en de aanpak van variabiliteit. Dit zijn:

• Aangenomen acceptatie van de onzekerheid van resultaten
• De noodzaak van effectief verandermanagement
• Voorzichtig aanpassen van prioriteiten aan de huidige status van elk project
• Een langetermijnperspectief bij het evalueren van de voordelen van het programma.

Portfoliomanagement

Het projectportfolio is een term die iets minder vaak wordt gebruikt dan een programma, maar de scheiding van een portfolio van projecten in een bedrijf is bijzonder nuttig wanneer we periodiek projecten van een vergelijkbare aard uitvoeren. De afronding van individuele projecten die tot het portfolio behoren, is niet afhankelijk van elkaar, zoals het geval is bij een programma.

Bijvoorbeeld, voor een bedrijf dat software voor smartphones ontwikkelt, kunnen afzonderlijke portfolioprojecten zijn:

• updates, bijv:
• camera-software-updates,
• beveiligingsupdates ter bescherming tegen verschillende soorten aanvallen,
• softwareverbeteringen, bijv:
• de gebruiker in staat stellen om skins en iconen te kiezen,
• 3 functies toevoegen die het vaakst door gebruikers zijn voorgesteld,
• refactoring, bijv.:
• de code van modulaire delen van de applicatie verbeteren,
• de code herschrijven die de meeste druk op het apparaat uitoefent.

Een portfolio is een gecentraliseerde verzameling van projecten en programma’s die in een bedrijf worden uitgevoerd. Hun beheer is voornamelijk gericht op het bereiken van de strategische doelen van de organisatie. Net als projecten en programma’s, moet het portfolio details bevatten over:

• mijlpalen – om een duidelijk beeld te hebben van subdoelen, hun verwezenlijking en een plan voor het omgaan met falen,
• een risicobeheerplan,
• belanghebbenden – d.w.z. alle geïnteresseerden in de status van de uitvoering van het portfolio

Het belangrijkste aspect van het projectportfoliomanagement van het bedrijf is echter het vaststellen van een prioriteringsschema. Dit zorgt ervoor dat alle projecten, producten, programma’s en portfolioprojecten die in het bedrijf worden uitgevoerd en gepland, hun plaats krijgen in de hiërarchie van taken die moeten worden voltooid.

Wat zijn de verschillen tussen de 4Ps?

Het beheer van elk van de 4Ps – project, product, programma en portfolio – verschilt in bepaalde opzichten. Bijzonder belangrijk zijn de verschillen in de gebieden van het beheersubject en de aard van het team.

Beheersubjecten in de 4Ps verschillen door het detailniveau van de uitgevoerde taken en de nabijheid tot de klant.

In het geval van een project, houdt de Projectmanager en Productmanager toezicht op de uitvoering van taken en de creatie van oplossingen die rechtstreeks gericht zijn op de klant. In het geval van een programma, zijn gerelateerde projecten en hun relaties het onderwerp van beheer. In een portfolio, houdt het beheer zich bezig met alle programma’s en projecten in de organisatie met betrekking tot de doelstellingen, zodat de rol en taken van de Portfoliomanager het verst van de klant verwijderd zijn.

Toch moeten zijn of haar taken zich nog steeds richten op de relatie tussen de missie van de organisatie, de doelen en de behoeften van de klanten.

De verschillen tussen de 4Ps gelden ook voor het team. In een project wordt het team opgericht voor de duur van een bepaald project, zodat de uitvoering van het project vaak slechts een deel van de verantwoordelijkheden van de deelnemers is.

De situatie is anders in het geval van een product – hier wordt een permanent team opgebouwd, wiens belangrijkste en vaak enige taak is om aan het product te werken. Dit vermindert het risico van stilstand tussen projecten die het product ontwikkelen. De behoefte aan kennisoverdracht, d.w.z. de tijdrovende implementatie van nieuwe teamleden, komt ook minder vaak voor.

Teams die worden beheerd door Programma- en Portfoliomanagers, worden daarentegen mede gevormd door Project- en Productmanagers uit de hele organisatie, evenals analisten, consultants en hooggeplaatste zakelijke specialisten.

Samenvatting

De 4Ps bestaan uit project-, product-, programma- en portfoliomanagement. Het beheer van elk verschilt in detail, aard van het team en verantwoordelijkheden.

Een project is een onderliggende, tijdgebonden onderneming met een specifieke duur en doel. Een product kan worden ontwikkeld via projecten, maar het heeft geen gedefinieerde levenscyclus en de ontwikkeling ervan is nauw verbonden met de verwachtingen van de klant. Een programma is een verzameling van onderling verbonden projecten van verschillende typen die een gemeenschappelijk doel dienen. Een portfolio kan worden gedefinieerd als een verzameling van projecten van hetzelfde type, die cyclisch of parallel worden uitgevoerd, en die dienen om alle andere Ps op de best mogelijke manier af te stemmen op de strategische doelen van de organisatie.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.