Het domein van planning in projectmanagement | #17 Aan de slag met projectmanagement

Planning in projectmanagement duurt zo lang als het hele project. Eerst wordt het breedste beeld gecreëerd, worden mijlpalen vastgesteld en worden de belangrijkste implementatiegebieden, soms epics genoemd, geïdentificeerd. Echter, zelfs de dag voordat het project eindigt, is er nog een eindvergadering van het project te plannen.

Planning in projectmanagement – inhoudsopgave:

1. Planning in projectmanagement – introductie
2. Projectdomeinen
3. Planningsdomein
4. C.L.E.A.R
5. Samenvatting

Introductie

In de traditionele watervalmethode was er een planningsfase die voorafging aan de projectuitvoering. Het was in deze fase dat het opstellen van een gedetailleerde planning van activiteiten, het vaststellen van mijlpalen en de toewijzing van budgetmiddelen aan de verschillende taken moest worden afgerond. Zodra de planning in projectmanagement was voltooid, was het voldoende om over te gaan tot uitvoering en voltooide taken stap voor stap af te vinken. Echter, de realiteit van projectmanagement is sterk afgeweken van het geïdealiseerde beeld, waarin de plannings- en uitvoeringsfasen van een project gemakkelijk van elkaar kunnen worden gescheiden.

Projectdomeinen

De nieuwste PMBOK verwijst niet langer naar opeenvolgende fasen van projectplanning en uitvoering. In plaats daarvan heeft het projectmanagementdomein prestatiegebieden onderscheiden, die de gebieden zijn waarin een project plaatsvindt, in plaats van het temporele kader. Inderdaad, deze domeinen zijn:

• belanghebbenden
• team
• methoden en projectlevenscyclus
• planning
• projectuitvoering
• levering van resultaten
• monitoring
• onzekerheden en risico’s

Ze vervlechten en kruisen elkaar op veel plaatsen. Echter, praten over domeinen in plaats van fasen maakt het gemakkelijker om het projectlevenscyclus en de toegepaste werkwijze te onderscheiden. In veel benaderingen vinden planning, uitvoering en levering van resultaten meerdere keren plaats tijdens het project.

Planningsdomein

Met planning in projectmanagement wordt het project op een georganiseerde, gecoördineerde en doelgerichte manier uitgevoerd. De kennis en vaardigheden die tijdens de projectuitvoering zijn verworven, worden voortdurend aangepast om het projectdoel zo effectief mogelijk na te streven. Daarom wordt het planningsdomein in de PMBOK gedefinieerd als:

“Het domein van activiteiten die verband houden met de initiële, voortdurende en ontwikkelende organisatie en coördinatie die nodig zijn om projectresultaten en -uitkomsten te leveren.”

Dit betekent dat elementen van planning in bijna elk moment van het project te vinden zijn. Ze zijn aanwezig in de initiatieffase wanneer het werk om het project uit te voeren nog niet is begonnen, maar ook in de laatste fasen, waarin de resultaten van het teamwerk worden getest en geïmplementeerd op de locatie van de klant.

Geassocieerd met het planningsdomein zijn documenten en tools, gezamenlijk bekend als artefacten. Hoewel ze voornamelijk worden gebruikt in het planningsdomein van het project, worden ze ook vaak in andere domeinen gebruikt. Bijvoorbeeld:

• Backlog – neemt vaak de vorm aan van Kanban-borden en is een verzameling van taken die zijn gepland voor uitvoering, het behoort ook tot het domein van projectuitvoering,
• Projectmanagementplan – geldt ook voor belanghebbendedomeinen en projectuitvoering,
• Risicomanagementplan – behoort ook tot het domein van onzekerheid en risico.

Echter, onvermijdelijk is het belangrijkste aspect van planning het creëren van een actieplan dat zal leiden tot de effectieve realisatie van het projectdoel.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. is een van de methoden om doelen te formuleren. Het werd geformuleerd door Adam Crick. De afkorting staat als volgt voor:

• C – Collaboratief, of Gedeeld – bij het plannen van een projectdoel is het belangrijk om het projectteam aan te moedigen om samen te werken
• L – Beperkt, of Restrictief – het kader van het geplande project moet gedefinieerd en bekend zijn bij alle belanghebbenden
• E – Emotioneel, of Emotioneel Beïnvloed – het doel van het project moet uit zijn visie de mogelijkheid erven om de wens tot realisatie op te wekken
• A – Waardevol – het plannen van een doel dat te klein is, werkt gewoon niet voor de verbeelding, het moet de lat hoog genoeg leggen om ambitie te stimuleren
• R – Verfijnbaar, wat betekent dat het in staat is om van vorm te veranderen en zich aan te passen aan nieuwe omstandigheden

Het laatste punt van de C.L.E.A.R. methode is bijzonder belangrijk voor het planningsdomein. Dit komt omdat het de noodzaak benadrukt om het doel aan te passen aan de omstandigheden van de projectuitvoering en de continuïteit van het planningsproces.

Het gebruik van C.L.E.A.R. kan helpen bij effectieve planning om een projectdoel te bereiken. Dit komt omdat het het planningsdomein verbindt met het teamdomein. Dit, op zijn beurt, wordt soms gemarginaliseerd bij het gebruik van algemeen gebruikte methoden voor het formuleren van doelen, zoals SMART, bijvoorbeeld. Dus het is de moeite waard om de twee methoden te combineren, waardoor een breder beeld en interessantere planningsmogelijkheden ontstaan.

Het domein van planning in projectmanagement. Samenvatting

Het planningsdomein is alomtegenwoordig in projectmanagement. Het begeleidt bijna alle activiteiten van de projectmanager. Dit komt omdat het al aanwezig is in de initiatieffase die definieert waarvoor het project dient. Op zijn beurt speelt het een grote rol in de initiële planning, het inplannen en het definiëren van projectmijlpalen. Echter, bij het plannen van projecttaken is het belangrijkste om te handelen in de geest van lean, dat wil zeggen, alleen in detail te plannen wat de planning vereist. En aanpassing, dat wil zeggen, onmiddellijk de kennis die tijdens het project is opgedaan gebruiken om de efficiëntie van de operaties te verbeteren.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.