Wat is een teamcharter? 5 belangrijke redenen waarom je het zou moeten opstellen

Wat is een teamcharter?

Een teamcharter is een document dat wordt gebruikt voor het organiseren en coördineren van het werk van medewerkers. Het kan verschillende vormen aannemen – een eenvoudige tekst in Microsoft Word, een spreadsheet in Excel, of een blad dat is gemaakt in een complex projectmanagementtool. Het bevat alle informatie over taken die teamleden moeten uitvoeren, waarbij de verantwoordelijkheden van elke persoon, het werkschema en de beschikbare middelen worden aangegeven. Het moet duidelijk en transparant worden opgesteld. Ook moet het worden bijgewerkt naarmate het werk vordert om het tempo van de activiteiten of eventuele wijzigingen in het schema of de vereisten weer te geven.

Hoe maak je een teamcharter?

De componenten van een teamcharter zijn afhankelijk van de behoeften van de specifieke organisatie, maar meestal bevat het de volgende informatie:

• de naam van het team,
• doelstellingen die moeten worden vervuld,
• te voltooien taken,
• deadlines,
• verantwoordelijkheden van medewerkers,
• vereiste middelen (tools, software, fondsen),
• communicatieplan (vergaderingen, communicatietools),
• potentiële risico’s en corrigerende maatregelen,
• sleutelprestatie-indicatoren (KPI’s).

De voordelen van het creëren van een teamcharter

Een teamcharter is een hulpmiddel voor het plannen en organiseren van individuele activiteiten – het stelt je in staat om duidelijk te definiëren wanneer en hoe de toegewezen taken zullen worden uitgevoerd. Dit is echter niet de enige functie die deze oplossing kan bieden. De doelstellingen omvatten ook:

• coördinatie – een goed opgemaakt document helpt iedereen te begrijpen wat er van hen wordt verwacht en welke taken moeten worden voltooid,
• verantwoordelijkheden toewijzen – definieert duidelijk wie verantwoordelijk is voor elke taak, waardoor verwarring en ambiguïteit worden geëlimineerd die soms kunnen leiden tot conflicten of vertragingen,
• voortgang bewaken – dit document stelt je in staat om te volgen welke taken al zijn voltooid en welke in uitvoering zijn. Op deze manier kun je snel potentiële knelpunten identificeren die je project kunnen vertragen,
• communicatie – dit document kan dienen als een kader voor zowel interne als externe communicatie,
• risicobeheer – kan informatie bevatten over de potentiële risico’s en corrigerende maatregelen die moeten worden genomen in geval van nood.

Zoals je kunt zien, zijn er verschillende voordelen die een teamcharter jou en je collega’s kan bieden. Allereerst verbetert het de werk efficiëntie omdat het doelen, taken, deadlines en verantwoordelijkheden identificeert. Het verbetert ook de communicatie binnen een team, aangezien het regels op de werkplek definieert. Het helpt ook om potentiële conflicten op te lossen en een positieve sfeer op te bouwen, wat zich vertaalt in grotere betrokkenheid en productiviteit.

Samenvatting

Een van de belangrijkste elementen van succesvol projectmanagement is ongetwijfeld het creëren van een solide basis voor het organiseren en plannen van bepaalde taken. Hoewel het misschien een vrij triviale oplossing lijkt, heeft een goed opgestelde teamcharter het potentieel om de dynamiek van de uitgevoerde taken en de relaties binnen een team perfect weer te geven.

Om deze reden wordt het voortdurend gebruikt als een van de hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat een project of taak de verwachte resultaten oplevert. Het is vooral de moeite waard om te gebruiken wanneer je communicatieproblemen binnen je team opmerkt, wanneer collega’s niet weten wat hun verantwoordelijkheden zijn, en wanneer je moeite hebt om hun voortgang te volgen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijencommunity op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.