Wat is een RACI-diagram?

Op een moment waarop projecten steeds complexer en veelzijdiger worden, en de betrokken teams veel mensen met verschillende competenties omvatten, wordt het waarborgen van een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden cruciaal. Een hulpmiddel zoals de RACI-diagram kan nuttig zijn op dit gebied. Hieronder bespreken we precies wat deze oplossing is en hoe het uw operaties kan ondersteunen.

RACI-diagram – wat is dit hulpmiddel?

Een RACI-diagram is een project- en organisatiebeheertool die is ontworpen om een specifieke persoon aan specifieke taken of activiteiten binnen een project of proces toe te wijzen. Het gebruik ervan helpt om verantwoordelijkheden effectief te beheren – het biedt duidelijkheid in de verdeling, minimaliseert het risico van het over het hoofd zien van uit te voeren activiteiten en verbetert de communicatie (wanneer de ene persoon afhankelijk is van de andere met zijn of haar verantwoordelijkheden).

Zo vergemakkelijkt het gebruik van dit hulpmiddel de planning en monitoring van de voortgang, terwijl het de realisatie van gestelde doelen mogelijk maakt. De beschreven oplossing wordt momenteel gebruikt door bedrijven die actief zijn in verschillende sectoren, evenals door organisaties van de zogenaamde derde sector.

Hoe ziet het RACI-diagram eruit?

Hoe de verantwoordelijkheidsmatrix er precies uitziet, kan worden afgestemd op een bepaald team, project of organisatie. Meestal wordt het echter gepresenteerd in de vorm van een diagram, met taken of projectelementen in de ene dimensie (bijv. in kolommen) en de mensen of teams die aan hen zijn toegewezen in de andere (bijv. in rijen).

In grotere projecten of organisaties kan de tabel uitgebreider zijn (bijv. ook besluitvormingsniveaus omvatten). De hieronder aangegeven aanduidingen (die een andere naam voor dit hulpmiddel – RACI – uitleggen) worden gebruikt om de rollen aan te geven die aan elke persoon zijn toegewezen:

• R – Responsible – een persoon die verplicht is om een taak uit te voeren,
• A – Accountable – een persoon die de uitvoering van een bepaalde taak moet accepteren,
• C – Consulted – een persoon die gespecialiseerde kennis heeft en kan helpen bij het uitvoeren van een bepaalde taak,
• I – Informed – een persoon die op de hoogte moet worden gehouden van de voortgang van de taak, maar niet actief betrokken is bij de uitvoering ervan.

Voordelen van het gebruik van het RACI-diagram

Het belangrijkste doel van het gebruik van het beschreven hulpmiddel is om precies te definiëren wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde taak, wat ambiguïteiten en discrepanties in het begrip van verantwoordelijkheden elimineert, en het risico op fouten vermindert (vooral duplicatie van taken of hun omissie).

Echter, dit is niet het enige voordeel van deze aanpak voor lopende projecten en processen. Het RACI-diagram maakt ook mogelijk:

• verbeteren van de communicatie in het team – wanneer iedereen weet welke rollen en taken aan hen en anderen zijn toegewezen, wordt de dagelijkse communicatie en samenwerking gemakkelijker en soepeler,
• effectief beheer van middelen waarborgen – het toewijzen van individuele taken aan mensen met de beste competentie om ze uit te voeren, zorgt voor een optimaal gebruik van middelen (en zorgt er tegelijkertijd voor dat taken gelijkmatig worden verdeeld, indien mogelijk). Tegelijkertijd ondersteunt het het afsluiten binnen het vastgestelde budget,
• effectief risico beheren – door een goedkeuringsrol (Accountable) voor elke taak toe te wijzen, kan de persoon die de uiteindelijke beslissing neemt nauwkeurig worden geïdentificeerd en zo potentiële problemen worden voorkomen,
• bedrijfsprocessen stroomlijnen – het hulpmiddel stelt u ook in staat om sleutelactiviteiten te identificeren, waardoor u uw bedrijfsprocessen kunt heroverwegen en onnodige vertragingen of hiaten in de operaties kunt vermijden.

RACI-diagram – samenvatting

Het betreffende hulpmiddel helpt om transparantie te waarborgen in de verdeling van taken, zodat vertragingen kunnen worden geminimaliseerd, discrepanties in het begrip van iemands rol kunnen worden geëlimineerd, en alle projectdeelnemers harmonieus kunnen samenwerken. Bij het gebruik van het RACI-diagram moeten taken echter worden toegewezen op basis van de werkelijke vaardigheden en competenties van individuen, zodat elk teamlid duidelijk gedefinieerde rollen heeft en weet wat er van hen wordt verwacht tijdens het project.

U moet er ook voor zorgen dat het hulpmiddel regelmatig wordt bijgewerkt naarmate het werk vordert en er wijzigingen in het project worden aangebracht. Dit zal zorgen voor aanpassing aan de veranderende situatie, conflicten voorkomen en de soepelheid van de lopende activiteiten behouden.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.