Hoe samen te werken met klanten terwijl je op afstand werkt?

Deze vorm van verandering is echter niet zonder uitdagingen gekomen, vooral door het gebrek aan direct contact met zakenpartners. Hieronder leggen we uit hoe je met klanten kunt werken in een tijdperk van wijdverspreid thuiswerken om ervoor te zorgen dat je dezelfde resultaten behaalt als voorheen.

Constante communicatie – de basis van succesvolle samenwerking met klanten

Een van de belangrijkste aspecten bij het werken met klanten is om te allen tijde contact met hen te houden, zodat ze op elk moment weten in welke fase het werk zich bevindt, direct antwoorden op vragen ontvangen of zich geen zorgen maken over het eindresultaat. In het geval van thuiswerken kan direct contact gemakkelijk worden vervangen door regelmatige online vergaderingen (op de gekozen instant messenger), het uitwisselen van e-mails of telefoongesprekken.

Voor beide partijen is deze vorm van samenwerking een aanzienlijke gemak, omdat het tijd en financiële middelen bespaart (bijvoorbeeld die besteed zijn aan reizen naar de locatie van de partner) – terwijl hetzelfde resultaat wordt behaald. In dit opzicht kan het bijzonder nuttig zijn om een vaste datum voor vergaderingen in te stellen (bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks, maandelijks) afhankelijk van de behoeften en de vorm van samenwerking met de klant. Op deze manier wordt controle over de activiteiten gewaarborgd, samen met constante feedback.

Gezamenlijke doelen stellen – zorgen voor beide partijen in de samenwerking met klanten

Voor zowel onsite als remote werk is het belangrijk om de doelen en verwachtingen van beide partijen duidelijk te definiëren. Daarom is het noodzakelijk om voordat je met een klant gaat werken (en begint met het uitvoeren van activiteiten) de vereisten, de reikwijdte van het werk en de verwachte resultaten grondig te bespreken – en het belangrijkste, de opleverdata en mijlpalen. Dit zal onnodige misverstanden voorkomen, je in staat stellen om de voortgang te volgen en ervoor zorgen dat het eindproduct wordt geleverd zoals verwacht.

Daartoe is het de moeite waard om eerst regelmatig verschillende soorten documenten, prototypes of mockups te delen, zodat de ene partij het werk kan volgen en de andere partij constante feedback kan ontvangen (suggesties voor wijzigingen, goedkeuring van de ontwikkelingsrichting, enz.) die de uitvoering van activiteiten zal verbeteren.

Online tools – om de geïmplementeerde processen te versnellen

Om de samenwerking met de klant tijdens het werken op afstand te vergemakkelijken, is het ook de moeite waard om speciale projectmanagementtools te gebruiken (zoals Firmbee). Deze oplossingen stellen iedereen die bevoegd is in staat om de voortgang van het werk bij te houden, informatie uit te wisselen, te communiceren, bestanden te delen, vergaderingen te plannen en verschillende andere processen uit te voeren om het dagelijkse contact te stroomlijnen.

Op deze manier kun je gemakkelijk het projectschema beheren, taken toewijzen, hun uitvoering volgen en continue communicatie onderhouden. Dit alles wordt een groot gemak voor iedereen die bij het onderwerp betrokken is en zal het aantal vragen en twijfels dat opkomt minimaliseren.

Snelle responstijd – om vertrouwen te inspireren

Als je effectieve samenwerking met klanten op afstand wilt waarborgen, moet je ook proberen beschikbaar te zijn voor je partners en niet te lang te wachten met het beantwoorden van hun berichten (met een goede werk-privébalans, natuurlijk). Als je niet in staat bent om meteen een volledig antwoord te geven, laat ze dan weten dat je het bericht hebt ontvangen en dat je zo snel mogelijk met feedback terugkomt. Dit zal het vertrouwen van je partner in jou en je team versterken en ook mogelijke zorgen over lopende activiteiten minimaliseren.

Bovendien helpt het tonen van interesse en empathie voor de aangegeven behoeften, luisteren en begrijpen van de verschillende perspectieven, en reageren op verwachtingen (vooral met betrekking tot correcties of richtingen voor verdere ontwikkeling) bij het opbouwen van duurzame relaties. Gezien de aard van de remote omgeving is het de moeite waard om deze aspecten met de nodige aandacht en zorg te benaderen.

Samenwerken met klanten – samenvatting

Samenwerken met klanten terwijl je op afstand werkt kan net zo vruchtbaar zijn als onsite werk dat face-to-face contact inhoudt – zolang je ervoor zorgt dat je partner net zo goed wordt verzorgd als voorheen (zij het in een andere vorm). Je zult ongetwijfeld geholpen worden door verschillende soorten instant messaging en tools die zijn ontwikkeld met dergelijke situaties in gedachten (vooral ter facilitering van het opbouwen van relaties op afstand).

Vergeet echter niet dat het cruciaal is om flexibel te blijven voor gerapporteerde behoeften en klaar te zijn om je aan te passen aan veranderende situaties. Constant streven naar verbetering van je processen om kwaliteitsservice te waarborgen – ongeacht locatie, vormen van contact en de manier waarop je je taken uitvoert – is de sleutel tot effectieve samenwerking met klanten.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.