Oorzaakanalyse – voordelen en doelen

Een betere oplossing is om een studie uit te voeren zoals Root Cause Analysis (RCA). Hieronder leggen we uit wat deze tool is, wat het doel ervan is en welke positieve resultaten de toepassing ervan kan opleveren voor een organisatie.

Wat is Root Cause Analysis?

Root cause analysis is een veelgebruikte tool die niet alleen in verschillende gebieden (van engineering tot gezondheidszorg, geneeskunde en bedrijfsleven tot productie of kwaliteitsmanagement) werkt, maar soms ook handig kan zijn in ons dagelijks leven. Root cause analysis is een benadering die door zijn systematische proces leidt tot het identificeren van de basis van problemen, incidenten en fouten die zowel al hebben plaatsgevonden als potentieel zijn.

Het gebruik ervan komt voort uit de gedachte dat acties die zich op dit aspect richten – dat wil zeggen, de werkelijke essentie van de moeilijkheid – meestal effectiever zijn dan simpelweg reageren op symptomen die later weer kunnen opduiken.

Voordelen van Root Cause Analysis

Het belangrijkste voordeel dat gepaard gaat met root cause analysis is de preventie van herhaling, wat mogelijk wordt door de redenen te verwijderen waarom problemen en fouten zich voordoen. Dit verbetert de kwaliteit van de aangeboden producten, diensten of processen, vermindert de gemaakte kosten en zorgt voor een optimaler gebruik van middelen. Dit is echter niet het enige positieve resultaat van het aannemen van deze techniek – onder aanvullende voordelen kunnen we het volgende noemen:

• Betere risicobeheer – root cause analysis helpt te begrijpen welke factoren tot problemen kunnen leiden, waardoor effectievere risicobeheer mogelijk is voor zowel eenmalige projecten als dagelijkse operaties,
• Verhoogde veiligheid – In sectoren zoals industrie, geneeskunde of transport helpt RCA om gevaren (de basis van ongevallen) te identificeren, wat het veiligheidsniveau verhoogt,
• Verbeterde klanttevredenheid – Door de redenen voor klachten of grieven te elimineren, verbetert de relatie van de klant met ons merk.

Doelstellingen van Root Cause Analysis

Het kan lijken alsof het belangrijkste doel van root cause analysis is om de werkelijke reden achter het probleem of de fout die zich heeft voorgedaan te begrijpen, wat in tegenstelling staat tot het zich alleen richten op de onmiddellijke symptomen en het nemen van corrigerende maatregelen. We moeten echter benadrukken dat dergelijke acties slechts een manifestatie zijn van het gebruik van de beschreven tool. Dit komt omdat RCA – door specifieke stappen – gericht is op het identificeren van verbeterpunten, wat leidt tot een toename van de efficiëntie, kwaliteit van de ondernomen stappen en snelheid van de optredende processen.

Daarom ondersteunt het aannemen van Root Cause Analysis de continue verbetering van producten, diensten of processen, wat naar verwachting een positief resultaat zal opleveren voor alle belanghebbenden (werknemers, klanten, zakenpartners, enz.).

Hoe voer je de RCA uit?

Hoe moet het RCA-proces worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat het de verwachte resultaten oplevert? De beste manier is om deze stappen te volgen:

1. Identificeer het probleem – kies een specifiek probleem, incident of fout dat je wilt onderzoeken, en beschrijf vervolgens precies wat er is gebeurd en wat de gevolgen waren.
2. Verzamel gegevens – gebruik rapporten, documentatie, verslagen, getuigenverklaringen en andere beschikbare bronnen om een compleet beeld van de situatie te krijgen.
3. Identificeer potentiële oorzaken – richt je op het identificeren van alle factoren die het probleem kunnen hebben veroorzaakt (bijv. met een Ishikawa-diagram). Vergeet niet dat sommige hiervan verborgen of niet voor de hand liggend kunnen zijn.
4. Test potentiële oorzaken – Zodra potentiële oorzaken zijn geïdentificeerd, moeten ze worden getest om hun betrokkenheid bij de zaak te bevestigen of uit te sluiten.
5. Identificeer de wortel – vind de reden achter de fout die het belangrijkst is (d.w.z. de ergste gevolgen heeft).
6. Implementeer corrigerende maatregelen – ontwikkel op basis van de geïdentificeerde redenen specifieke corrigerende maatregelen die het risico op herhaling van het probleem verminderen of elimineren. Zodra je ze hebt geïmplementeerd, vergeet dan niet hun effectiviteit te evalueren en flexibel te blijven (aangezien corrigerende maatregelen mogelijk moeten worden aangepast naarmate er nieuwe informatie beschikbaar komt).

Als je niet zeker weet wat echt de bron van de moeilijkheid is, kun je je werknemers om hun mening vragen. Een project- en teammanagementsysteem, Firmbee, helpt je om open communicatie te onderhouden. Met de check-ins functie kun je een automatisch bericht sturen naar alle (of geselecteerde) leden van je team met de vraag om te reageren op een bepaald onderwerp. Je kunt deze ook instellen als regelmatige meldingen (bijv. op bepaalde dagen en tijden). Op deze manier krijg je een breder perspectief op een bepaald probleem en leer je over de mogelijke redenen erachter vanuit de perspectieven van andere mensen.

Root Cause Analysis – samenvatting

Als je op zoek bent naar een manier om de kwaliteit, efficiëntie, veiligheid of klanttevredenheid binnen de producten of diensten die je aanbiedt te verbeteren, zou root cause analysis goed bij je moeten passen. Je moet echter nederig accepteren dat RCA geen magisch medicijn is dat alle problemen laat verdwijnen. Desondanks verhoogt het toepassen van de principes van Root Cause Analysis om de basis van een bepaald probleem te achterhalen aanzienlijk de kans dat je succesvol zult zijn en je zakelijke doelen zult bereiken. Vergeet bovendien niet dat RCA ervoor zorgt dat de problematische zaken minder vaak voorkomen (of worden geëlimineerd), wat altijd goed nieuws is voor alle betrokken partijen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.