Multitasking versus enkelvoudige taken. Welke methode is beter voor je productiviteit?

Welke methode zorgt voor betere efficiëntie en productiviteit? De mogelijkheid om te prioriteren, je eigen werk te organiseren of strategisch te plannen is vaak gewenst door werkgevers. Wanneer het aantal verantwoordelijkheden toeneemt en de supervisor snelle resultaten verwacht, is het de moeite waard om te overwegen of je betere resultaten zult behalen door meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren of door je op slechts één ding tegelijk te concentreren. Laten we het uitzoeken!

Multitasking vs single tasking – inhoudsopgave:

1. Wat is multitasking?
2. Single tasking: een alternatief voor multitasking
3. Hoe single tasken?
4. Multitasking vs single tasking
5. Samenvatting

Wat is multitasking?

Multitasking kan op twee manieren worden begrepen. Ten eerste wordt het geassocieerd met verdeeldheid van aandacht, waardoor een persoon meerdere taken tegelijkertijd kan uitvoeren, zoals het beantwoorden van een e-mail van een klant terwijl hij een teamvergadering bijwoont en met collega’s chat. Multitasking kan ook gelijkgesteld worden aan het vermogen om snel te schakelen tussen individuele taken.

Is multitasking effectief? Volgens de studie, waarvan de resultaten werden gepresenteerd in de publicatie “Supertaskers: Profielen in buitengewone multitaskingvaardigheid,” slaagde slechts 2,5% van de deelnemers erin om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren. De rest vertoonde aanzienlijke dalingen in prestaties.

Cynthia Kubu, een neuropsycholoog, bevestigt dat de menselijke hersenen in staat zijn om zich te concentreren op het uitvoeren van slechts één taak tegelijk: “Wanneer we denken dat we multitasken, doen we meestal niet echt twee dingen tegelijk. Maar in plaats daarvan voeren we individuele acties in snelle opvolging uit, of schakelen we tussen taken.”

Een andere studie, dit keer door onderzoekers van het Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) in Parijs, toont aan hoe multitasking de prefrontale cortex beïnvloedt. Bij het uitvoeren van een enkele taak werken beide zijden van de prefrontale cortex samen. Wanneer meerdere taken tegelijkertijd worden uitgevoerd, beginnen de hersenhelften onafhankelijk te werken, wat leidt tot geheugenproblemen, resulterend in lagere prestaties en een verhoogd aantal fouten.

Als het uitvoeren van meerdere taken tegelijkertijd inefficiënt is, hoe is het dan mogelijk dat een persoon bijvoorbeeld tegelijkertijd kan dineren, sociale media kan scrollen en naar de radio kan luisteren? Het antwoord ligt in het betrokkenheidsniveau van de prefrontale cortex – activiteiten die we automatisch uitvoeren (zoals lopen) belasten het minder dan bijvoorbeeld autorijden.

Single tasking: een alternatief voor multitasking

Wat te doen in plaats van multitasking? Welnu, single tasking kan een alternatief voor multitasking zijn. Het houdt in dat je je op slechts één taak tegelijk concentreert. Deze methode heeft een positieve impact, niet alleen op de productiviteit, maar ook op het menselijk lichaam. Wat zijn de voordelen van single tasking?

• Hogere efficiëntie – energie steken in het voltooien van één taak zorgt ervoor dat deze grondig wordt uitgevoerd, waardoor het risico op fouten wordt verminderd.
• Betere concentratie – het vermogen om je op een specifieke taak te concentreren, stelt je in staat om betere resultaten te behalen. Dit geldt niet alleen voor professionele taken, maar ook voor relaties. Bijvoorbeeld, concentratie, of “hier en nu zijn” tijdens een ontmoeting met vrienden laat je meer van het moment genieten.
• Minder afleidingen – je op één taak concentreren maakt het een prioriteit, en externe afleidingen worden automatisch geëlimineerd.
• Grotere controle – “overschakelen” tussen taken laat een persoon afgeleid van het werk, waardoor het moeilijker wordt om later de effecten van hun inspanningen of de tijd die ze aan een taak hebben besteed te meten.
• Verminderde stressniveaus – single tasking verhoogt de kans dat een bepaalde taak daadwerkelijk wordt voltooid. Het verhoogt ook de tevredenheid en vermindert stressniveaus, omdat de werknemer niet meer hoeft na te denken over wanneer en hoe hij het moet afmaken.

Hoe single tasken?

Prioriteren

Voordat je aan het werk gaat, bepaal je welke taken bovenaan je prioriteitenlijst staan. Gebruik de Eisenhower-matrix die je helpt bepalen welke kwesties urgent zijn en onmiddellijke aandacht vereisen, en welke later kunnen worden aangepakt. Zodra je de prioriteit van taken hebt vastgesteld, maak je je eigen takenlijst. Dit is een van de functies die Firmbee biedt. Dit systeem stelt je niet alleen in staat om je verantwoordelijkheden op te schrijven, maar ook om ze te prioriteren, statussen en deadlines toe te kennen.

Leer hoe je je tijd kunt beheren

Er zijn verschillende technieken die je helpen je tijd beter te beheren door grote taken op te splitsen in kleinere taken die in volledige focus in een korte periode kunnen worden voltooid. Een voorbeeld is de Pomodoro-techniek, die gebaseerd is op werken in cyclische tijdsblokken. De meest voorkomende indeling is om een taak 25 minuten te doen en daarna 5 minuten pauze te nemen. Na vier blokken wordt aangeraden om een langere pauze te nemen.

Afleidingen blokkeren helpt je ook beter te concentreren. Daartoe is het een goed idee om alle meldingen uit te schakelen en websites die je van je werk afleiden te verlaten. Natuurlijk kunnen sommige collega’s een onmiddellijke reactie op hun bericht verwachten. Je moet anderen dan van tevoren laten weten dat je je op de taak moet concentreren en hen vragen je niet te storen terwijl je dat doet. Dergelijke situaties leren je ook hoe je gezonde grenzen kunt stellen. Leiders kunnen ook overwegen om werknemers in te voeren of in ieder geval verder te onderwijzen over het onderwerp van asynchrone communicatie.

Gebruik het projectmanagementsysteem

Projectmanagementsoftware heeft veel functies die kunnen worden gebruikt om je werk te organiseren. Allereerst kan een team met behulp van Kanban-borden samenwerken om taken te definiëren, prioriteiten en statussen in te stellen, medewerkers aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor het voltooien ervan, of deadlines vast te stellen. Een persoon met toegewezen taken kan deze op zijn eigen takenlijst schrijven, ze vervolgens individueel en successief voltooien en als voltooid markeren.

Oefen actief luisteren

Actief luisteren helpt je je op de andere persoon te concentreren en zoveel mogelijk van de vergadering te onthouden. Dankzij deze praktijk toon je niet alleen respect voor de andere persoon, maar kun je ook beter begrijpen wat er besproken wordt, evenals fouten en misverstanden vermijden. Het is dus een goed idee om afleidende apparaten (telefoon, laptop, enz.) weg te leggen tijdens een vergadering, en bij voorkeur ze in een andere kamer te laten. Tijdens online discussies is het ook een goed idee om alle onnodige tabbladen in je webbrowser uit te schakelen.

Multitasking vs single tasking

Het is niet moeilijk op te merken dat multitasking en single tasking volledig verschillende methoden zijn om taken uit te voeren. In de onderstaande tabel presenteren we de basisverschillen.

Multitasking	Single tasking
Werken aan meerdere taken tegelijkertijd, of het vermogen om snel tussen hen te “schakelen”	Werken aan slechts één taak tegelijk
Een breed werkgebied	Een smal werkgebied, focus op slechts één taak
De mogelijkheid om meer fouten te maken door lagere concentratie	Lagere kans op fouten
Een groot aantal fouten betekent slechtere resultaten en lagere efficiëntie en productiviteit	Een klein aantal fouten betekent betere resultaten en hogere efficiëntie en productiviteit
Het is moeilijker om de voortgang bij te houden	Het is gemakkelijker om de voortgang van de taak bij te houden
Het is moeilijker om taken te prioriteren	Het vermogen om taken te prioriteren is essentieel, de belangrijkste taken worden eerst uitgevoerd
Snellere voortgang over meerdere projecten	Langzamere voortgang over meerdere projecten door focus op enkele taken
Langzamere uitvoering van specifieke taken door frequent “schakelen” tussen hen	Snellere voltooiing van een bepaalde taak – alle aandacht en energie worden eraan besteed

Samenvatting

Vandaag de dag is multitasking een gewenste vaardigheid bij werkgevers, voornamelijk omdat het wordt geassocieerd met grotere productiviteit en efficiëntie. Zoals studies aantonen, is de relatie juist het tegenovergestelde. Door constant te schakelen tussen taken, niet in staat te zijn om te prioriteren en je werk te organiseren, en vaak afgeleid te worden, kan de efficiëntie van een werknemer aanzienlijk worden verminderd, en is er een groter risico op fouten, die op hun beurt weer tijd en energie vereisen om te corrigeren.

Het is natuurlijk zo dat multitasking in sommige situaties en voor sommige mensen een ideale oplossing kan zijn. Het is echter de moeite waard om te onthouden dat slechts een klein percentage van de bevolking de juiste aanleg ervoor heeft.

Het is ook cruciaal om de houding ten opzichte van single tasking te veranderen en de mening te verwerpen dat het een inferieure methode is. In talrijke publicaties, artikelen en blogs kun je lezen over de positieve effecten ervan op werk, evenals op gezondheid. Het kan dus een ideaal alternatief zijn voor mensen die niet zoveel druk en stress willen voelen, en in plaats daarvan tevreden willen zijn met het voltooien van specifieke taken.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.