Wat was de impact van het Coronavirus op teamwork? Met de verklaring van de Wereldgezondheidsorganisatie werd de coronavirusziekte COVID-19 op 11 maart 2020 een wereldwijde pandemie. Er werden verschillende beperkingen opgelegd, maar de beperking die het leven van werknemers veranderde, was de beperking op het woon-werkverkeer van huis naar kantoor. Dit genereerde de essentie van telewerken en definieerde de toekomst van het kantoor door hybride modellen.
Dit rapport zal de impact van het Coronavirus op teamwork en verschillende trends die naar voren komen als gevolg van telewerken bespreken.
Telewerken was een term die voornamelijk werd gebruikt door digitale veldwerkers die niet gebonden waren aan de traditionele kantooromgeving. Het concept werd breder en omvatte honderden andere sectoren sinds COVID-19.
COVID-19 maakte telewerken noodzakelijk als de enige optie om te overleven als mensen hun leven wilden redden. Alleen al in de VS steeg het percentage telewerkers van 17 naar 44 die 5 dagen of meer per week vanuit huis werkten.
Volgens het U.S. Bureau of Labor Statistics steeg ook het aandeel van de incidentele telewerkers, dat in 2018 slechts 25% was.
Trends van Telewerken in de VS voor en na COVID-19 (Statista)
Met COVID-19 kwam de wereld tot stilstand. Net als de VS implementeerden veel geavanceerde economieën ook telewerken om de incidentie van COVID-19 te verminderen.
Japan
Japan is een van die economieën die niet alleen telewerken implementeerde en het handhaafde, maar ook de toekomst van telewerken tot op zekere hoogte bepaalde. In juni 2020 schakelde 56,4% van de bedrijven in Japan over naar het thuiswerken. Van deze bedrijven implementeerde 35,4% volledig telewerken in Japan.
Verenigd Koninkrijk
Het Verenigd Koninkrijk heeft ook een stijging van telewerken gezien. Voor COVID-19 werkte slechts 9% van de volwassenen vanuit huis. Met de pandemie steeg dit aantal naar 69% van degenen die 5 dagen of minder vanuit huis werken. De cijfers geven ook aan dat een groot aantal, bijna twee derde, niet van plan is om het telewerken op te geven of terug te keren naar kantoorwerk.
Canada
De gevoelens over telewerken in Canada zijn niet anders. Volgens een studie onder Canadese werknemers in 2021 wenste zeer weinig werknemers volledig terug te keren naar het kantoor zodra de COVID-19-pandemie voorbij is. Slechts negen procent van de Canadese werknemers verklaarde bereid te zijn om alle uren buiten huis te werken. De grootste groep werknemers (40,8 procent) gaf de voorkeur aan het werken van de helft van de uren thuis en de helft buiten het huis. Aan de andere kant wilde ongeveer 15 procent van de telewerkers alle uren thuis werken na de coronaviruspandemie.
Veel experimenten om telewerken te adopteren zijn in het verleden mislukt. Het was echter een kwestie van leven en dood tijdens COVID-19. Ongeacht of de belanghebbenden voor of tegen telewerken zijn, hadden ze niet veel controle. Daarom zien veel experts de telewerkcondities tijdens COVID-19 als een kans om de werkomgeving eens en voor altijd te veranderen.
69% van de telewerkers, ondervraagd in 2014, toonde minder afwezigheid dan de reguliere kantoormedewerkers, een bevinding die veelbelovend is voor degenen die voor telewerken zijn.
Toch tonen de statistieken een gemengde reactie als het gaat om telewerken. Firmbee hield rekening met verschillende aspecten van Telewerken en vond de volgende trends:
Een enquête van PWC toonde aan dat in juni 2020, 73% van de leidinggevenden met succes de overstap naar de telewerkomgeving maakte, terwijl in december 2020 het percentage steeg naar 83%. Onder hen zegt meer dan de helft (52%) dat de gemiddelde productiviteit is toegenomen terwijl werknemers overgingen naar telewerk routines.
Als het gaat om de volledige overgang naar telewerken na de pandemie, zijn de cijfers niet zo veelbelovend van zowel werkgevers als werknemers. Slechts 13% van de leidinggevenden is het eens met het volledig opgeven van de kantooromgeving na de pandemie.
Wat betreft de werknemers is 13% voor telewerken, terwijl voor 87% de kantooromgeving essentieel is voor hun leren en groei.
Een andere belangrijke overweging die werknemers voor of tegen telewerken plaatst, is hun ervaring. De minst ervaren werknemers voelen zich minder productief tijdens telewerken en hebben een kantooromgeving nodig om te leren en zich te engageren.
PWC gaf inzicht in het doel van het kantoor en ontdekte dat werknemers het doel van het kantoor in vier secties verdeelden:
Al deze dimensies zijn belangrijk. Om deze doelen te bereiken, vormt het kantoorpersoneel effectieve teams en werkt het in eenheid om efficiëntie in het werk te bereiken. Met de pandemie is deze samenwerking en teamwork overgegaan naar digitale middelen, en zijn er veel inzichten gegeven over positieve ontwikkelingen, teamwork en andere moeilijkheden die naar voren kwamen tijdens het telewerken.
Socialisatie is een belangrijk aspect van de kantooromgeving. Deze socialisatie is noodzakelijk om betekenisvolle werkrelaties op te bouwen en nieuwe dingen te leren door de ervaringen van anderen. Tijdens het telewerken hebben werknemers een grote verandering in socialisatie gezien. Natuurlijk is het niet mogelijk om face-to-face interactie te hebben tijdens het werken van 9-5 en zijn taken verdeeld om afzonderlijk te worden voltooid. Daarom klaagde 63% van de werknemers over minder samenwerking en drong aan op nieuwe manieren voor teamwork en samenwerking en om socialisatie te vergroten.
De teamcultuur wordt door de werknemers onderhouden op basis van de taken die aan hen zijn toegewezen. Hoewel telewerken een norm aan het worden is, zijn werknemers niet tevreden met de manier waarop bedrijven de waarde van teamcultuur negeren. Zonder echte motivatie is het niet mogelijk om te ontwikkelen wat gewenst is als team. De cijfers toonden ook aan dat 35% van de bedrijven die een telewerkcultuur hebben aangenomen, niet in staat zijn geweest om een evenement te organiseren ter bevordering van de virtuele teamcultuur. Met minder steun van werkgevers zijn de werknemers overgeleverd aan hun inspanningen om zoveel mogelijk te doen.
Dit is zelden mogelijk in de kantooromgeving waar de managing directors de enige brug zijn tussen werknemers en leiderschap. Tijdens COVID-19 zijn de meeste managers nog steeds op kantoor, terwijl het topmanagement zich gemakkelijk bezighoudt met degenen die op verschillende niveaus werken. 52% van de werknemers heeft deze ontwikkeling gewaardeerd die de hiërarchische structuur in contact houdt door gebruik te maken van digitale middelen.
De meest essentiële ontwikkeling die met COVID komt, is het brede gebruik van communicatietechnologieën. Microsoft en Zoom blijven aan de top en helpen zowel de onderwijs- als de bedrijfssector. 26% van de bedrijven heeft meer toegang tot technologische middelen gegeven aan de werknemers en heeft geholpen bij het bieden van communicatiemiddelen en het bevorderen van teamwork.
Telewerken heeft veel veranderingen teweeggebracht in het leven van werknemers. Enerzijds zijn er aanwijzingen voor hoge productiviteit en lage stress, anderzijds is er een gevoel van toenemende eenzaamheid en slechte samenwerking. Maar er wordt een grote verschuiving verwacht in de werk-privébalans.
Situatie voor COVID-19
Meer dan 50% van de werknemers blijft ontevreden over de werk-privébalans en klaagt over gebrek aan overweging van hun bedrijven, het missen van belangrijke evenementen en een afname van hun motivatie en moraal.
Situatie tijdens COVID-19
Meer dan 50% meldt dat hun werk-privébalans verslechtert, waarbij 68% klaagt dat ze langer moeten werken tijdens COVID-19. Aan de andere kant geloofde 50% dat hun werk-privébalans verbeterde met telewerken vanwege de flexibiliteit van het schema, geen woon-werkverkeer en meer tijd doorbrengen met hun gezinnen.
Oplossingen
Tijdens COVID-19 is het natuurlijk om oplossingen te vinden die haalbaar en praktisch mogelijk zijn. Bedrijven gebruiken veel digitale producten om de doelen te bereiken die in een kantooromgeving zijn gesteld. Deze moeten worden aangenomen door degenen die moeite hebben met het ontwikkelen van teamwork.
Webconferenties met Skype
Skype is al een bekende en goed ontwikkelde app die heeft geholpen bij de overgang van kantoor naar thuisomgeving. De meeste functies worden echter gebruikt tijdens COVID-19, zoals peilingen/stemmen, vraag/antwoordfunctie en whiteboard. Bedrijven hebben een snelle gids ontwikkeld om Skype-webconferenties efficiënt te gebruiken. Het bedrijf toonde een stijging van 70% in gebruikers binnen een maand na de pandemie.
Microsoft Teams en samenwerking
Een goed projectmanagement- en team samenwerkingsysteem zoals Firmbee kan helpen om alle problemen van het bedrijf op afstand te beheren. Het biedt de voordelen van een team samenwerkingshulpmiddel zoals het verdelen van taken of het bijhouden van tijd. Maar de magie gebeurt wanneer je al zijn functies gebruikt: budgettering, financiën en factuurbeheer, werving, CRM en meer. Dankzij het feit dat het zeer aanpasbaar is, kan bijna elk type bedrijf zijn manier vinden om het te gebruiken om de productiviteit te verhogen, taken te organiseren en collectieve kennis te beheersen.
De opkomst van ZOOM
ZOOM werd een bekende naam tijdens de pandemie. Het werd voorheen gebruikt, maar beperkt tot enkele sectoren. Met COVID-19 vonden bedrijven de bestaande oplossingen onvoldoende om hun werknemers te betrekken. ZOOM is geselecteerd om teams tot 500 mensen te bedienen. Het is dus niet alleen nuttig voor stemmen, whiteboard of chatrooms, maar ook voor het houden van een grootschalig online evenement. De applicatie heeft een stijging van 485% in klanten gezien met de pandemie.
Andere softwareoplossingen
MURAL biedt de functies van workshops en labs om die activiteiten te repliceren met geavanceerde digitale functies. De functies omvatten whiteboards, post-its, sjablonen, tijdmanagementtools en stemresources. Het aantal gebruikers is sinds de pandemie ook in de miljoenen gestegen. Een andere software, MIRO, helpt werknemers bij het creëren van verhalen, moodboards, virtuele ideatie, onderzoek en ontwerp, brainstormen, diagrammen en mapping ter ondersteuning van een agile workflow.
Hoewel mensen gedwongen worden om op afstand te werken, wordt de volledige overgang naar thuiswerken geen realiteit. De meerderheid van de kantoormedewerkers wil niet naar kantoor en is bereid om vanuit huis te blijven werken. Afgezien van de 12% die benadrukt dat de kantooromgeving essentieel is voor werk. De derde categorie (72%) wil echter een hybride werkmodel gebruiken om een middenweg te behouden en in de hoop de waardevolle kantooromgeving niet te verliezen, evenals het comfort van thuis.
Voordelen van het hybride model
De stijging van de productiviteit tijdens COVID-19 is een positieve ontwikkeling voor de voorstanders van telewerken. De werknemers en werkgevers hebben samen bepaalde gebieden gedefinieerd waar de kantooromgeving essentieel wordt. Hieronder een kort idee over de worstelingen met telewerken.
Zelfs in het comfort van thuis maken dergelijke moeilijkheden de interacties en samenwerkingsinspanningen via digitale middelen zinloos. Deze moeilijkheden vertaalden zich ook naar een gebrek aan betekenisvolle sociale relaties, complexiteit in geavanceerde taken en een afname van de mentale gezondheid en het welzijn.
Gelet op deze feiten bieden organisaties een hybride model aan waarbij taken worden gebalanceerd tussen telewerken en werken op kantoor.
De overweging is ook vruchtbaar voor degenen die werken in sectoren waar telewerken niet mogelijk is, zoals woon-werkverkeer en horeca (60%) en waarvan hun levensonderhoud afhankelijk is van degenen die dagelijks naar kantoor gaan (40%).
De gedistribueerde of hybride werkplek zal thuis, op kantoor en in satellietkantoren worden gebruikt om keuze te bieden aan hun werknemers en om de behoeften van kantoor en buiten kantoor in balans te brengen.
Bronnen:
Statista; PWC; Fingerprint For Success; Emerald; Deloitte; Harvard Business Review; McKinsey; The Japan Times
Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en haar vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…