Elke dag hebben werknemers veel taken uit te voeren. Veel van deze taken zijn repetitief, worden bijna automatisch uitgevoerd en worden saai of belastend. Hoe kun je routine taken automatisch uitvoeren?

Routine taken – inhoudsopgave:

  1. Tijdbeheer
  2. De meest voorkomende taken – automatisch
  3. Hoe automatisch op e-mails te reageren
  4. Sociale media – berichten
  5. Toegang tot informatie
  6. Onderzoek
  7. Routine taken – samenvatting
  8. Routine taken – Belangrijke vragen

Tijdbeheer

Het belangrijkste probleem betreft een verstandige aanpak van routineactiviteiten binnen de juiste tijdbeheermaatregelen. Het blijkt cruciaal te zijn om de werkdag zo te plannen dat taken op geschikte tijden worden uitgevoerd. Automatisering (of, kort gezegd, bepaalde dingen “als vanzelfsprekend” doen) stelt je in staat om je beter te concentreren op taken die meer werk en aandacht vereisen.

De meest voorkomende taken – automatisch

De meest voorkomende terugkerende taken zijn administratieve zaken. Dit omvat bijvoorbeeld het invullen van kantooruren, het controleren van e-mail of het maken van korte berichten op sociale media.

routine taken infographic

Hoe automatisch op e-mails te reageren

Communicatie in real-time vervangt het dagelijks schrijven en reageren op e-mails. Helaas komt het schrijven naar klanten of zakenpartners met wie de verbondenheid laag is, met de onmogelijkheid om instant messaging te gebruiken. Maar dat is niet helemaal het punt. Het belangrijkste is om zoveel mogelijk contacten te hebben in een van je communicatie-apps. De mensen met wie je de meeste tijd doorbrengt, directe superieuren/ondergeschikten, reguliere collega’s. Het is ook een goed idee om groepsgesprekken te creëren die alleen mensen omvatten die specifiek bij het project betrokken zijn. Op deze manier zal de kern van de zaak – dat wil zeggen, het terugschrijven van berichten – automatisch en integraal worden voor de rest van je dagelijkse taken.

Sociale media – berichten

Als je taken omvatten het plaatsen op populaire platforms, zorg er dan voor dat het werk georganiseerd is. Er is vaak behoefte om dagelijks de bord van je bedrijf te vullen. Daarom, als het mogelijk is, plan enkele berichten van tevoren. Op deze manier, hoewel je in het begin meer tijd zult besteden, kun je deze dagelijkse routine een paar dagen uitstellen en je bezighouden met belangrijkere zaken.

Natuurlijk is dit niet altijd mogelijk. De gebeurtenissen waarop je moet reageren op sociale media zijn onvoorspelbaar. Toch kunnen dingen die periodiek, routinematig terugkeren – gemakkelijk goed van tevoren worden gepland.

Toegang tot informatie

In sommige sectoren worden werknemers geacht op de hoogte te blijven van wereldgebeurtenissen. De overvloed aan nieuwssites kan overweldigend zijn. Daarom is het een goed idee om een paar sites te kiezen die de meest relevante informatie voor jou bieden en pushmeldingen in te schakelen. Dit zal je helpen om een overvloed aan onnodige inhoud te vermijden.

Onderzoek

Er is vaak behoefte aan onderzoek. Zoals je weet – je kunt er uren aan besteden. Dus het is de moeite waard om een virtuele assistent te gebruiken, zoals Google Alerts, die ons op de hoogte houdt van belangrijke zaken, verschillende veranderingen monitort en ons automatisch informatie naar onze e-mailbox stuurt.

Routine taken – samenvatting

Natuurlijk kunnen voorbeelden van vereenvoudigingen en automatisering worden vermenigvuldigd. Het gebruik van nuttige tools en het focussen op belangrijkere taken zal ons zeker helpen om onze doelen sneller te bereiken.

Lees ook: Waarom heb je een tijdblok-app nodig? Top 8 apps in 2021!

Als je in contact wilt blijven, sluit je dan aan bij onze Facebook-gemeenschap!

Caroline Becker

Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en haar vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.

View all posts →

The most important questions

  1. Wat is automatisering?

    Het is een proces dat is ontworpen om toegewezen taken sneller en regelmatig te voltooien.

  2. Wat zal helpen met automatisering?

    Het plannen van je eigen activiteiten op voorhand en het scala aan beschikbare tools

  3. Wie zal het meest profiteren van taakautomatisering?

    In wezen heeft elke werknemer die, naast zijn of haar hoofdtaak, ook neventaken heeft die minder belangrijk zijn maar tegelijkertijd een zorgvuldige uitvoering vereisen.