Projectcharters zijn de basis van projectmanagement. Ze bieden een duidelijke en beknopte overzicht van de doelen en doelstellingen die bij het project horen. De charter is een cruciaal document voor alle belanghebbenden, inclusief de Projectmanager, projectteamleden en het management van de organisatie. Het vormt de formele basis van het hele project, omdat het de Projectmanager de autoriteit geeft om het project te starten en voort te zetten, en het definieert de doelen, scope en verwachte resultaten.
Volgens de PMBOK is de projectcharter een van de meest essentiële documenten die de projectstrategie beschrijven. Het wordt gedefinieerd als:
“Een document dat is uitgegeven door de projectinitiator of sponsor dat formeel de existentie van een project autoriseert en de projectmanager de autoriteit geeft om organisatorische middelen toe te passen op projectactiviteiten.”
De projectcharter wordt meestal aan het begin geformuleerd en blijft onveranderd. Hoewel tijdens de uitvoering van taken, kleine verfijningen zijn toegestaan. Wat moet echter de inhoud van het document zijn en hoe moet het worden voorbereid?
Het volume van de projectcharter hangt af van de grootte en het type project dat wordt uitgevoerd. Het moet echter de volgende elementen bevatten:
De projectcharter moet ook contactinformatie bevatten voor de Projectmanager en belangrijke belanghebbenden.
Bij het opstellen van een korte rechtvaardiging voor het starten van een project is het raadzaam om de vooraf opgestelde businesscase te gebruiken. Het moet in eenvoudige taal worden geschreven, zodat het begrijpelijk is voor iemand die voor de eerste keer met het project te maken heeft. Meestal zijn één of twee verklarende paragrafen voldoende:
Het is niet de moeite waard om alle doelstellingen in de projectcharter op te nemen. Het is beter om je te concentreren op het hoofddoel en diegene die in de hiërarchie direct daaronder staan. De beschrijving van het projectdoel in de businesscase moet een antwoord geven op de vraag “Wat gaan we doen?” die gedurende het hele project geldig moet blijven. De belangrijkste doelen en doelstellingen bepalen de richting waarheen de activiteiten die het project vormen, zich richten. Ze moeten duidelijk en meetbaar zijn en in lijn met de algemene doelstellingen van de organisatie.
De scope van het project die in de charter is opgenomen, definieert de projectgrenzen, inclusief wat wel en niet door het project wordt gedekt. Het moet een duidelijke beschrijving van de resultaten van het project bevatten en eventuele beperkingen of aannames die van invloed zullen zijn. Daarom is het de moeite waard om na te denken over het antwoord op de vraag “Welke taken zullen worden uitgevoerd?” en “Welke taken zullen niet worden uitgevoerd?”. Dit is vooral belangrijk in projecten die meerdere belanghebbenden omvatten, wiens onuitgesproken verwachtingen over de resultaten van het project op deze manier kunnen worden onthuld.
De projectcharter moet een lijst bevatten van alle projectleveringen, inclusief een korte beschrijving van elk en de specifieke doelen waar ze naartoe werken. Het moet ook een tijdlijn voor elk item bevatten, bij voorkeur met een verwijzing naar een mijlpaal, evenals de persoon of het team dat verantwoordelijk is voor de levering ervan.
De projectcharter moet ook een algemeen projectschema bevatten, dat het waard is om te visualiseren met een tijdlijn. Hierop moet de Projectmanager de start- en einddata van het project, mijlpalen of geplande data voor het leveren van resultaten markeren.
De projectcharter moet ook het totale projectbudget bevatten, meestal gepresenteerd in de vorm van een tabel. Dit maakt het gemakkelijk om aan te geven:
Dit gedeelte van het document moet ook de allocatie van middelen in detail beschrijven, inclusief personeel, apparatuur en faciliteiten.
Het risicogedeelte van de projectcharter moet potentiële risico’s schetsen en hoe daarop te reageren. Dit omvat het identificeren van potentiële risico’s, zoals:
Het opsommen ervan helpt belanghebbenden ervoor te zorgen dat de Projectmanager, het projectteam en de organisatie voorbereid zijn op potentiële problemen en een plan hebben voor wat te doen om deze te mitigeren of te vermijden.
Het verschil tussen een projectcharter en een businesscase ligt voornamelijk in het doel waarvoor ze zijn opgesteld. Een projectcharter is een document dat een project initieert, terwijl een businesscase argumenteert waarom een project moet worden gestart. De charter definieert wat er in het project zal worden gedaan, terwijl de businesscase de vraag “Met welk doel?” beantwoordt. Beide documenten zijn zeer belangrijk voor het juiste beheer van een project en helpen om het succesvol te maken.
De projectcharter is een essentieel document dat dient als de basis voor de uitvoering van het project en de initiatie ervan autoriseert. Het schetst projectdoelen, doelstellingen, scope, budget, middelenallocatie en schema. Het identificeert ook potentiële risico’s en aannames, waardoor de kans toeneemt dat het project volgens plan zal verlopen.
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en haar vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…