Effectief contractbeheer. 3 onmisbare elementen voor uw organisatie

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer is het proces van plannen, onderhandelen, ondertekenen, uitvoeren en monitoren van verschillende soorten contracten die tot doel hebben relaties op te bouwen met klanten, leveranciers, werknemers of zakenpartners. Het doel van dit proces, dat kan worden uitgevoerd door een enkele werknemer of een hele afdeling, afhankelijk van de grootte van de organisatie, is ervoor te zorgen dat alle contracten effectief worden uitgevoerd en in overeenstemming met hun voorwaarden. Het begint met het identificeren van de behoeften van de organisatie, het selecteren van leveranciers en het definiëren van de voorwaarden van de overeenkomst, en eindigt met het evalueren van de voortgang van het contract en, indien nodig, het nemen van stappen om eventuele problemen op te lossen.

Voordelen van contractbeheer

Contractbeheer helpt de organisatie haar zakelijke doelstellingen te bereiken. Dit is echter niet het enige voordeel dat samenhangt met een zorgvuldig ontwikkelde contractbeheersstrategie. Het proces helpt ook:

• Risico’s te verminderen – het toevoegen van vertrouwelijkheid of gegevensbeschermingsbepalingen kan het risico voor bedrijven aanzienlijk verminderen,
• Kosten te optimaliseren – organisaties kunnen de kosten van diensten en leveringen aanzienlijk verlagen door de voorwaarden van ondertekende contracten zorgvuldig te analyseren en te onderhandelen,
• Operationele efficiëntie te verhogen – bedrijven kunnen hun productiviteit aanzienlijk verbeteren door de prestaties van leveranciers en zakenpartners te monitoren en te evalueren op basis van de voorwaarden van ondertekende contracten,
• Sterke relaties met belanghebbenden op te bouwen – het naleven van deadlines en het vervullen van de voorwaarden van het contract heeft een positieve impact op de relaties met werknemers, partners of leveranciers,
• De belangen van een bedrijf te beschermen – het opstellen van contracten in overeenstemming met de toepasselijke wetten en regelgeving beschermt bedrijven tegen mogelijke juridische gevolgen.

Belangrijke elementen van contractbeheer

Het kan verschillende langetermijnvoordelen voor organisaties opleveren. Maar dit zal niet gebeuren zonder een effectieve contractbeheersstrategie. Hier zijn de drie belangrijkste elementen van een succesvol contractbeheerproces:

1. Duidelijke regels en procedures vaststellen

Zowel kleine als grote bedrijven zouden een contractbeleid moeten hebben dat de doelstellingen, verantwoordelijkheden en procedures voor het plannen, onderhandelen, ondertekenen en uitvoeren van contracten schetst. Een dergelijk document moet duidelijk en transparant zijn, d.w.z. begrijpelijk voor iedereen die erbij betrokken is. Het moet ook worden bijgewerkt, bijvoorbeeld wanneer er problemen optreden bij de uitvoering van het proces of wanneer er nieuwe praktijken in de sector opduiken.

2. Een contractbeheersysteem implementeren

Effectief contractbeheer vereist dat een organisatie een centrale database of systeem heeft waar alle contracten zijn opgeslagen, bij voorkeur gecategoriseerd op type, vervaldatum, waarde en andere relevante criteria. Een dergelijke centralisatie en categorisatie vergemakkelijkt de processen die binnen de organisatie worden uitgevoerd aanzienlijk.

In dit geval zal de CRM-tool die beschikbaar is in Firmbee nuttig zijn, omdat deze je in staat stelt om klant- en contractordata op één gemakkelijk toegankelijke plaats op te slaan en te organiseren. Het systeem stelt je ook in staat om de status van contracten te monitoren en tags te maken. Bovendien wordt Firmbee geleverd met een gratis factureringstoepassing voor elke valuta, belastingtarief of korting. Probeer Firmbee gratis!

3. Voorwaarden en deadlines monitoren

Organisaties moeten voortdurend de voorwaarden van ondertekende langlopende contracten monitoren en kansen nastreven om gunstigere voorwaarden te verkrijgen. Heronderhandelingen kunnen helpen om contracten aan te passen aan veranderende behoeften (bijv. naarmate de economie verandert). Bovendien stelt het bedrijven in staat om de vervaldatums van contracten goed in de gaten te houden, zodat ze kunnen plannen en handelen naarmate die datums naderen.

Samenvatting

Effectief contractbeheer is cruciaal voor de werking van bedrijven in elke sector. Enerzijds maakt het deel uit van de dagelijkse werking van een bedrijf, en anderzijds is het essentieel voor het bereiken van vastgestelde zakelijke doelen (ook al is dat niet direct). In een dynamische zakelijke omgeving zijn organisaties die een effectief contractbeheerproces hebben opgezet in staat om snel te reageren op marktveranderingen, bestaande risico’s te minimaliseren en een grotere operationele efficiëntie te bereiken. Als gevolg hiervan is dit proces een krachtig hulpmiddel voor het opbouwen van hun concurrentievoordeel.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.