Digitale financiële administratie en online boekhouding | Digitaliseren van uw bedrijf #5

Digitale financiële beheer en online boekhouding zijn steeds populairder geworden in het bedrijfsleven. Volgens een rapport van Sage (2020) gebruikt 67% van de kleine en middelgrote ondernemingen al dergelijke oplossingen. Laten we eens nader bekijken waarom het de moeite waard is om digitale financiële beheer te implementeren en hoe online boekhouding uw bedrijf kan ten goede komen. Lees verder om meer te ontdekken.

Online boekhouding – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Een overzicht van beschikbare tools en software
3. Belangrijke aspecten van het implementeren van digitale financiële diensten
4. Gegevensbeveiliging en bedreigingen in online boekhouding
5. De toekomst van digitale financiële beheer en online boekhouding
6. Samenvatting

Inleiding

Het automatiseren van boekhoudprocessen, zoals het uitgeven van facturen of het afhandelen van belastingen, kan de efficiëntie van uw bedrijf aanzienlijk verhogen. Het kan bijvoorbeeld de tijd die nodig is om facturen uit te geven met 73% verminderen. Bovendien maakt de integratie van online boekhoudsystemen met andere apparaten die in een bedrijf worden gebruikt, zoals CRM-software, projectmanagementsystemen, betalingsbeheersystemen en HRMS, het mogelijk om uw gegevens te centraliseren en uw financiën gemakkelijker te beheren. Daarnaast stroomlijnt de mogelijkheid om online betalingen te doen het kasbeheerproces en de samenwerking met leveranciers en klanten.

Een overzicht van digitale financiële tools en software

Boekhoudsoftware biedt veel functies. Voordat u specifieke software kiest, is het een goed idee om te controleren of deze gecertificeerd is. Dit zorgt ervoor dat de tool voldoet aan de regelgeving van het land waar u zaken doet en veilig is voor de ondernemer. Om online boekhouding in uw bedrijf te integreren, is het essentieel om de juiste aanbieder te kiezen. Enkele van de meest populaire tools zijn:

1. Xero – een gebruiksvriendelijke tool waarmee u snel facturen kunt uitgeven en kunt integreren met verschillende betalingssysteem. Helaas kan de prijs vrij hoog zijn voor kleine bedrijven, vooral als ze extra functies willen gebruiken.
2. QuickBooks – het biedt een breed scala aan functies, zoals voorraadbeheer en tijdregistratie, wat het een veelzijdige oplossing maakt voor verschillende sectoren. Het grootste nadeel is echter de interface van het programma, die problematisch kan zijn voor degenen zonder boekhoudkundige ervaring.
3. Wave – het biedt gratis toegang om basisboekhoudfuncties te beheren, zoals facturering en onkostenregistratie. Het heeft echter minder functies dan andere betaalde tools, wat de bruikbaarheid voor veeleisendere bedrijven kan beperken.
4. Firmbee – deze gratis tool stelt u in staat om veel tijdrovende taken op een geautomatiseerde en aanzienlijk vereenvoudigde manier uit te voeren. Het biedt functies zoals:

• kostenbeheersing van werknemers – hiermee kunt u personeelskosten volgen, individuele tarieven voor werknemers toepassen en kosten genereren op basis van geregistreerde tijd.
• deeltijdbetalingen – ze stellen klanten in staat om betalingen in termijnen te doen, waarbij ze controle houden over hoeveel ze nog moeten terugbetalen.
• gepersonaliseerde facturen – maken het mogelijk om het Financieel Beheersysteem te gebruiken om verschillende facturen met niet-standaard valuta en belastingtarieven te creëren.

De software biedt ook een gemakkelijke migratie van gegevens vanuit bestaande boekhoudsystemen en ondersteuning voor verschillende soorten bedrijven. Registratie op het platform is eenvoudig en snel, en de intuïtieve interface maakt het gemakkelijk te gebruiken, zelfs voor beginnende ondernemers.

Belangrijke aspecten van het implementeren van digitale financiële diensten

Het proces van het implementeren van online boekhouding kan veeleisend zijn. Het brengt echter tegelijkertijd enorme voordelen met zich mee. Het is echter de moeite waard om een paar belangrijke aspecten te onthouden die kunnen helpen bij de implementatie. Ten eerste is het aanbevolen om een ervaren accountant in te schakelen om de implementatie te ondersteunen en advies te geven in elke fase.

Een ander belangrijk aspect is de juiste tijd kiezen om veranderingen door te voeren. Het zal bijvoorbeeld veel gemakkelijker zijn aan het begin van het fiscale jaar dan halverwege het jaar. Dit helpt u om problemen met het overdragen van gegevens tussen systemen te vermijden.

Gegevensbeveiliging en bedreigingen in online boekhouding

Naast de talrijke voordelen van online boekhouding zijn er ook verschillende risico’s verbonden aan gegevensbeveiliging. Ondernemers moeten zich bewust zijn van potentiële problemen en passende stappen ondernemen om risico’s te minimaliseren:

• Gegevensverlies – u moet er rekening mee houden dat u uw financiële gegevens regelmatig back-upt om te voorkomen dat u informatie verliest door systeemstoringen, operatorfouten of hackingaanvallen. Het is een goed idee om software te kiezen die automatisch back-ups maakt op veilige servers.
• Gegevensversleuteling – het is de moeite waard om software te kiezen die geavanceerde versleutelingstechnieken gebruikt om informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
• Opleiding en training – de beveiliging van financiële gegevens die digitaal worden opgeslagen en verwerkt, wordt niet alleen bedreigd door hardware- en softwarestoringen, maar ook door onhandig gebruik van online boekhouding. Daarom moeten werknemers met toegang tot online boekhoudsoftware zich bewust zijn van de risico’s van cyberbeveiliging. Regelmatige training en het bijwerken van hun kennis over het onderwerp is een belangrijk onderdeel van een risicobeheerstrategie.

De toekomst van digitale financiële beheer en online boekhouding

De toekomst van online boekhouding lijkt zeer veelbelovend. De ontwikkeling van technologieën, zoals kunstmatige intelligentie en machine learning, maakt het mogelijk om processen te automatiseren. Het creëren van een geautomatiseerde workflow in een bedrijf wordt gemakkelijker dankzij tools zoals Zapier of Make.com. Ze kunnen worden gebruikt voor het bouwen van aangepaste processen, waardoor het gemakkelijker wordt om complexe financiële operaties te beheren en financiën te beheren. Met de ontwikkeling van AI en de afnemende populariteit van contante afrekeningen, kunnen we in de komende jaren een exponentiële groei van moderne tools en software verwachten, die een nog betere controle over de financiën van het bedrijf mogelijk maken.

Samenvatting

Online boekhouding wordt een steeds populairder oplossing voor het beheren van bedrijfsfinanciën. Ondanks de verschillende voordelen zijn er ook veel risico’s verbonden aan gegevensbeveiliging. Om volledig te profiteren van de voordelen van online boekhouding, is het de moeite waard om de juiste software te kiezen, het systeem te beveiligen tegen cyberbedreigingen en regelmatig werknemers te trainen. De toekomst van dit vakgebied lijkt zeer veelbelovend, wat kan leiden tot verdere evolutie en innovatie.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.