Werkorganisatie: 10 tips om werkorganisatie te beheersen

Vraag je je af wat het geheim is van succesvolle mensen in hun werk? Natuurlijk merk je meteen dat dit een volledig individuele zaak is, aangezien elke werknemer een unieke set van harde en zachte vaardigheden, persoonlijkheids- of karaktereigenschappen bezit. Er is echter één element waar je voor kunt zorgen om de prestaties van je dagelijkse taken te verbeteren en de verwachte resultaten te behalen – een goede werkorganisatie. Hoe? Hieronder vind je onze lijst met 10 organisatie tips die dit mogelijk kunnen maken.

Werkorganisatie – inhoudsopgave:

1. Plan je werk
2. Focus op één doel (en taak) tegelijk
3. Vergeet niet regelmatig pauzes te nemen
4. Stel prioriteiten
5. Schat en controleer de tijd
6. Stel individuele productiviteitscycli vast
7. Verwijder afleidingen
8. Werk met Kanban-borden
9. Gebruik tools om je werk te stroomlijnen
10. Stel grenzen voor collega’s
11. Betere organisatie van werk – nu weet je wat te doen

Plan je werk

Je kunt je schema organiseren in een speciale online tool, in een online notitieboek, traditioneel op papier (welke manier het beste voor jou werkt) – je kunt niet vergeten je werk te plannen als je geïnteresseerd bent in het verbeteren van je organisatie. Het opschrijven van alle te doen taken voor een bepaalde dag of week is de basis voor de volgende stappen die we hebben genoemd. Vergeet echter niet om jezelf slechts 80% van de tijd op het werk te plannen – de rest moet worden gereserveerd voor onvoorziene gebeurtenissen.

Focus op één doel (en taak) tegelijk

Je zult niet alles wat je jezelf hebt gesteld meteen kunnen bereiken – net zoals je niet alle taken die je voor de dag hebt gepland voor de middag zult kunnen voltooien. Focus op wat op dit moment het belangrijkst is, en je zult positieve resultaten zien.

Vergeet niet regelmatig pauzes te nemen

Het is het beste om je pauzes elke dag rond dezelfde tijd te plannen (voor zover mogelijk, natuurlijk) – op deze manier zal je lichaam in een bepaald werkritme komen, waardoor het gemakkelijker wordt om je doelen te bereiken.

Stel prioriteiten

Welke taak is belangrijk en urgent, en welke kan worden uitgesteld? Als je je werk hebt gepland, moet je de volgorde bepalen waarin je de verschillende verantwoordelijkheden moet uitvoeren (de Eisenhower-matrix zal je hierbij helpen). Op deze manier weet je precies wat je moet doen en hoe je soepel van de ene taak naar de andere kunt gaan, zonder jezelf een moment van aarzeling te gunnen.

Schat en controleer de tijd

Om je tijd op het werk het beste te organiseren, moet je ook vertrouwen op het inschatten hoe lang het je zal kosten om een bepaalde taak te voltooien. Op deze manier krijg je controle over de tijd terwijl je je motivatie om het te voltooien vergroot. Constant controleren van het tempo van je taken zal je op zijn beurt in staat stellen om knelpunten te anticiperen en lessen voor de toekomst te leren (bijvoorbeeld in termen van het feit dat een bepaald type taak een verlengde deadline vereist). Deze twee acties verbeteren de werkorganisatie aanzienlijk.

Stel individuele productiviteitscycli vast

Op welke uren werk je het beste? Ontdekken of je productiever bent in de ochtend, middag of namiddag (en hoe dit feit samenhangt met je maaltijden op het werk) is het startpunt voor een betere organisatie van je dagelijkse werk. Het is tenslotte het beste om de meest uitdagende taken voor te behouden voor wanneer je het meest productief bent, zodat het voltooien ervan met ten minste iets meer gemak moet komen. In de periode van de minste productiviteit, aan de andere kant, moet je automatische en repetitieve taken uitvoeren die niet veel inzet vereisen. Deze aanpak zal je helpen om het gevoel van verspilde tijd op het werk kwijt te raken.

Verwijder afleidingen

Houd er rekening mee dat niets zo slecht werkt voor het uitvoeren van dagelijkse taken als voortdurend bezwijken voor afleidingen van allerlei aard – het controleren van sociale media, het bezoeken van collega’s of het bekijken van e-mails. Waarom? Omdat het enige tijd kost om ons hoofd weer op de taak te concentreren en elke afleiding ervoor zorgt dat onze concentratie vervaagt en we opnieuw moeten beginnen. Om deze reden is het een goed idee om bepaalde sites te blokkeren voor de duur van je werk of de Pomodoro-techniek te gebruiken (die het werken in cycli ondersteunt) om te voorkomen dat je bezwijkt voor afleidingen.

In dit opzicht moet je ook opmerken dat je afleidingen tegenkomt zowel op kantoor als tijdens het werken thuis – identificeer wat je het vaakst afleidt van je werk en probeer deze problemen vervolgens te elimineren om je workflow te verbeteren.

Werk met Kanban-borden

Het visualiseren van je te doen taken op het Kanban-bord (kolomindeling is te doen-bezig-geklaard) verbetert de controle over workflows. Bovendien stelt het anderen in staat om te zien of ze momenteel gebruik kunnen maken van jouw middelen, of misschien ben je gefocust op een belangrijke taak en kun je geen ruimte vinden om te helpen.

Gebruik tools om je werk te stroomlijnen

Denk aan dit soort software (zoals onze Firmbee projectmanagementsoftware) als je in een team werkt en de behoefte voelt om de communicatie tussen individuele teamleden te verbeteren. Oplossingen die je in staat stellen om alle noodzakelijke informatie over de processen die plaatsvinden op één plek op te slaan, kunnen de organisatie van het werk van de betrokkenen zeer snel en effectief verbeteren. Je moet echter onthouden om ze passend te selecteren voor de behoeften van je team (door de gebieden die problemen veroorzaken te analyseren).

Stel grenzen voor collega’s

Het laatste advies is er een dat weinigen willen opvolgen omdat men gelooft dat je hierdoor het label van een “onhelpzame vriend” kunt krijgen. Toch is het soms beter om aan collega’s over te brengen dat je ze op dat moment niet kunt helpen dan om anderen met geweld te ondersteunen en later vertragingen in je taken te ondervinden, wat zowel jou (fysieke en mentale gezondheidsgevolgen gerelateerd aan stress en overuren) als de organisatie kan schaden (door gemiste deadlines).

Betere werkorganisatie – nu weet je wat te doen

Je zou kunnen denken dat de bovenstaande tips “triviaal” zijn en zeker niet genoeg om de rommel in je werkleven op te ruimen. Probeer echter enkele ervan in je dagelijkse activiteiten op te nemen en je zult snel merken dat de resultaten je verwachtingen ver zullen overtreffen. Het is natuurlijk niet zo dat alle bovenstaande tips precies in jouw situatie zullen werken (het hangt allemaal af van welke problemen je tot nu toe hebt gehad met het organiseren van je werk), maar ze zijn ongetwijfeld een geschikt startpunt om na te denken over een verandering, deze door te voeren en vervolgens – te genieten van de resultaten.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.