De verzoening van facturen is een proces dat bestaat uit de vergelijking van de gegevens van de facturen met de gegevens van bankafschriften. Het is een zeer belangrijke taak voor alle bedrijven. De verzoening van de facturen geldt zowel voor facturen voor aangekochte goederen en diensten als voor facturen die aan klanten zijn uitgegeven. Dankzij deze operatie kun je controleren of je te laat bent met je betalingen voor zakelijke aankopen. Dit stelt je in staat om de vorderingen beter te controleren. Lees het artikel om erachter te komen waarom de verzoening van facturen niet mag worden verwaarloosd.
Elke keer dat je goederen koopt, ontvang je een factuur. Evenzo met de diensten – deze worden ook verrekend met facturen. Als jouw bedrijf onlangs op de markt is verschenen, bestaat er een risico dat niet alle partners bereid zijn hun producten of diensten op basis van uitgestelde betaling te verkopen. In zo’n scenario moet je je betalingen contant afhandelen. Deze betaalmethode betekent dat je de binnenkomende facturen niet hoeft te verzoenen. In het geval van contante facturen kun je er altijd op vertrouwen dat deze zijn afgewikkeld.
Na enige tijd, wanneer jouw bedrijf bekender wordt bij de aannemers, zullen steeds meer bedrijven bereid zijn hun producten aan jou te verkopen op basis van uitgestelde betaling. Dit is voordelig, omdat je bij het kopen van producten je middelen niet ter plaatse hoeft te investeren. Jouw enige taak is om de betalingstermijnen in de gaten te houden. De verzoening van facturen helpt bij deze belangrijke onderneming. Hoe verzoen je facturen?
Alles wat je hoeft te doen, is de binnenkomende facturen, namelijk die je van andere bedrijven hebt ontvangen, vergelijken met jouw bankrekening. Om het proces te versnellen, kun je ervoor kiezen om de binnenkomende facturen te filteren. Na deze operatie krijg je de volledige lijst van transacties met alle details over de betalingen die zijn gedaan voor producten en diensten. Met zo’n lijst in de hand moet je de cijfers op de facturen vergelijken met die op de bankafschriften. Controleer of al het overgemaakte geld de juiste ontvanger heeft bereikt door de gegevens van de factuuruitgever te vergelijken met de gegevens van de factuurontvanger. Als die gegevens overeenkomen en alles klopt, kun je de factuur als betaald afvinken.
Waarom is de verzoening van binnenkomende facturen in jouw bedrijf zo belangrijk? Deze operatie helpt je om controle te houden over alle betalingsdata en -termijnen. Als je na de verzoening nog facturen hebt, maar er zijn geen bijbehorende overboekingen, betekent dit maar één ding – je hebt die facturen niet betaald. In deze situatie moet je controleren of de betalingstermijn is overschreden. Als sommige van de overboekingen niet zijn gedaan, controleer dan je account in de sectie met openstaande bestellingen, ze kunnen wachten op uitvoering, in dat geval is er niets om je zorgen over te maken. Als de betalingstermijn echter is overschreden en de factuur niet is betaald, is het beter om alle openstaande betalingen zo snel mogelijk te regelen.
Betalingen die na de deadline zijn gedaan, kunnen negatieve gevolgen hebben voor jouw bedrijf. Wat voor gevolgen? De uitgever van de factuur die niet op tijd is betaald, kan je rente in rekening brengen voor uitstel van betaling. Te late betalingen kunnen leiden tot het verlies van kortingen en kortingen. Problemen met betalingen beïnvloeden het imago van jouw bedrijf, omdat niemand graag samenwerkt met entiteiten die vaak te laat zijn met betalingen. De verzoening van facturen helpt je om dergelijke problemen te vermijden, met dit proces kun je jouw verplichtingen op tijd nakomen.
Uitgaande facturen zijn facturen die door jouw bedrijf naar jouw klanten worden gestuurd wanneer jouw product is verkocht of jouw dienst is geleverd. De verzoening van uitgaande facturen helpt je om al jouw verplichtingen in de gaten te houden. Dankzij deze operatie weet je precies wie jou heeft betaald en wie in gebreke is met de betaling. Hoe wordt de verzoening van uitgaande facturen in de praktijk uitgevoerd?
De gegevens van de bankafschriften moeten worden vergeleken met alle uitgegeven uitgaande facturen. Om het proces te versnellen, kun je ervoor kiezen om de uitgaande facturen te filteren. Na deze operatie krijg je de volledige lijst van betalingen op de rekening. In de volgende stap moet je alle cijfers van het bankafschrift vergelijken met de uitgaande facturen. Controleer grondig of de gegevens van de persoon of de gegevens van het bedrijf dat de factuur heeft betaald, overeenkomen met de gegevens van de koper op de uitgaande factuur.
Bij de verzoening van facturen is speciale voorzichtigheid geboden, vooral als er meerdere facturen met hetzelfde te betalen bedrag zijn, maar voor verschillende klanten. Gebrek aan nauwkeurigheid tijdens de verzoening kan leiden tot het koppelen van de factuur aan de verkeerde klant. Om dergelijke fouten te voorkomen, controleer alle titels van de overboekingen. Zolang je weet voor welk product of welke dienst de betaling is gedaan, zou het gemakkelijk moeten zijn om de overboeking aan de juiste uitgaande factuur te koppelen. Maar waarom is de verzoening van facturen zo belangrijk?
De verzoening van uitgaande facturen geeft je inzicht in de huidige financiële situatie van het bedrijf. Dankzij de verzoening weet je welke facturen die door jou zijn uitgegeven al zijn betaald, en je weet welk soort inkomen je in de nabije toekomst op jouw rekening kunt verwachten. De operatie van verzoening helpt je om alle klanten op te merken die achterlopen met betalingen voor jouw producten of diensten. Met de exacte informatie kun je besluiten om actie te ondernemen in dit gebied en jouw debiteuren dwingen om jouw vorderingen te voldoen. Aarzel niet om jouw klanten vriendelijke herinneringen over hun betaling te sturen, elke vertraging hierin kan leiden tot problemen met het innen van jouw vorderingen. Verwaarloos de verzoening van uitgaande facturen niet.
Als je niet veel facturen uitgeeft, zal het proces van verzoening niet veel van jouw tijd in beslag nemen. Evenzo, als je niet veel kostenfacturen hebt uitgegeven, zou de controle van binnenkomende facturen niet moeilijk moeten zijn. Met een klein aantal documenten kan de verzoening van facturen handmatig worden gedaan. Het is handig om een lijst van alle binnenkomende facturen te maken, waar je alle reeds betaalde kunt afvinken, en de rest kunt zien die nog moeten worden afgehandeld. Je zou hetzelfde type lijst voor alle uitgaande facturen moeten maken. Op deze lijst vink je alle gefactureerde betalingen van jouw klanten af om te zien wie in gebreke is met de betaling.
Bij het verzoenen van facturen is het verstandig om een goed voorbereide spreadsheet te gebruiken om het proces te versnellen. Het is de moeite waard om alle facturen chronologisch te ordenen.
Probeer alle binnenkomende betaalde facturen onmiddellijk na ontvangst van de overboeking naar jouw rekening te markeren. Handmatige verzoening van facturen is misschien niet de beste optie voor degenen die veel facturen hebben. Wat te doen om de operatie van facturenverzoening te vergemakkelijken wanneer er veel meer documenten zijn om te controleren? Hoe om te gaan met verzoening die niet handmatig kan worden gedaan?
Om het proces van de verzoening van facturen dat niet handmatig kan worden gedaan te vergemakkelijken, is het voordelig om speciale software te gebruiken. De speciale applicatie helpt je om alle discrepanties tussen uitgaande facturen en overboekingen op jouw rekening te vinden. Met de applicatie kun je gemakkelijk bepalen of jouw klant de factuur volledig, gedeeltelijk of te laat heeft betaald. Computer software stelt je in staat om snel alle facturen met verlopen termijnen te vinden, wat je kan helpen om indien nodig schulden te innen. Je zult nooit de betalingsdatum voor de aangekochte producten en diensten missen. De applicatie helpt je om veel tijd te besparen, die je in andere gebieden van jouw activiteit kunt gebruiken.
Lees ook: Wat is factuurkorting?
Dankzij automatiseringen kan jouw bedrijf de kosten van facturering met 29% verlagen. Bekijk onze gratis facturering app en factureringssoftware.
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Een probleemoplosser met 5 verschillende diploma's en eindeloze reserves van motivatie. Dit maakt hem een perfecte bedrijfsleider en manager. Bij het zoeken naar werknemers en partners zijn openheid en nieuwsgierigheid naar de wereld de kwaliteiten die hij het meest waardeert.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…