Tijdbeheer in projecten | #43 Aan de slag met projectmanagement

Efficiënt tijdbeheer in een project is cruciaal voor het succes ervan. Volgens een PMI-enquête uit 2021 wordt echter nog steeds slechts 55% van de projecten op tijd voltooid. Projectmanagers worden vaak geconfronteerd met problemen door onrealistische schema’s, gebrek aan flexibiliteit of ongeschikte tools. Tenslotte gaat tijdbeheer over het plannen, monitoren en beheersen van de projecttijd, terwijl de projectmanager verantwoordelijk is voor het stellen van doelen en het vaststellen van prioriteiten om ervoor te zorgen dat taken op schema worden voltooid.

Tijdbeheer in projecten – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Wat is tijdbeheer in een project?
3. Tijdbeheerproblemen in het project
4. Methoden voor tijdbeheer in het project
5. Pareto-methode
6. ABC-methode
7. Eisenhower-methode
8. Samenvatting

Inleiding

Projecten moeten binnen een bepaalde tijdslimiet worden afgerond, volgens een vastgesteld schema, om verliezen te voorkomen en een bedreiging voor de organisatie te vermijden. Het verplaatsen van deadlines genereert extra kosten, beïnvloedt andere taken in het bedrijf en leidt tot een opstapeling van taken en een snelle toename van de projectcomplexiteit. Hoe krijg je tijdbeheer in een project goed vanaf de planningsfase?

Wat is tijdbeheer in een project?

Tijdbeheer in een project draait om:

• plannen,
• monitoren, en
• lopende monitoring van de timing van individuele taken en subdoelen.

De projectmanager moet doelen stellen en prioriteiten vaststellen om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft. Daartoe moet de projectmanager elke fase van het project zorgvuldig plannen, rekening houdend met de tijd die nodig is voor elke activiteit en de meest waarschijnlijke obstakels voor hun voltooiing.

Tijdbeheerproblemen in het project

De meest voorkomende tijdbeheerproblemen in een project zijn:

1. Onrealistische schema’s – vooral bij het werken met een nieuw team of in een risicovolle sector, is het creëren van een nauwkeurig schema en het stellen van realistische mijlpalen een kwestie van ervaring en zeer moeilijk; daarom is het gebruikelijk om tijdens de projectplanning schema’s te maken die onmogelijk binnen de gegeven tijd kunnen worden uitgevoerd.
2. Gebrek aan flexibiliteit – Gebrek aan flexibiliteit is een tijdslimiet die te strak is ingesteld, gebrek aan tijd voor de implementatie van nieuwe teamleden, of gebrek aan een noodplan voor stilstand door een tekort aan grondstoffen of verwachte markinteresse.
3. Onvoldoende tools – Projectmanagers passen vaak ongeschikte tijdbeheer-tools toe, wat leidt tot fouten bij het schatten van de duur van taken en afhankelijkheden.

Methoden voor tijdbeheer in het project

Om deze problemen te vermijden of het bijbehorende risico van projectfalen te verminderen, moet de projectmanager de tijdbeheer-methoden en -tools van het project goed bekijken: de Pareto-methode, ABC en de Eisenhower-methode.

Pareto-methode

De Italiaanse wetenschapper Vilfredo Pareto kweekte erwten in zijn tuin. Daarbij merkte hij op dat maar liefst 80% van de erwtzaden in 20% van de peulen te vinden is. Aangezien hij zich voornamelijk met economie bezighield, ontdekte hij al snel dat dit principe ook van toepassing was op andere levensgebieden. Bijvoorbeeld, in zijn tijd bezat 80% van het land in Italië 20% van de bevolking.

Het werd al snel duidelijk dat de toepassing van de Pareto-methode echt breed is, vooral in het bedrijfsleven. Het helpt onder andere om te identificeren:

• De belangrijkste taken die in het project moeten worden uitgevoerd, evenals
• Het type taken dat het vaakst vertragingen veroorzaakt,
• De meest voorkomende oorzaken van vertragingen, ongeacht het type taak.

De Pareto-methode is gebaseerd op de veronderstelling dat 20% van de activiteiten 80% van de effecten produceert. In de praktijk betekent dit dat de projectmanager zich moet concentreren op:

• Het identificeren van de top 20% van de taken in het project en ervoor zorgen dat ze eerst worden uitgevoerd,
• Het opsporen van de taken die vertragingen veroorzaken en het begrijpen van hun oorzaak,
• Het definiëren van de 20% meest voorkomende oorzaken van vertragingen en werken aan het elimineren ervan.

De Pareto-methode wordt vaak gevisualiseerd met behulp van een Pareto-diagram. Het combineert een staafdiagram met een lijndiagram, waarbij:

• Op de X-as bijvoorbeeld de oorzaken van vertragingen zijn gemarkeerd, gerangschikt van de meest voorkomende,
• Op de Y-as staat het aantal voorkomens en het percentage van het totale aantal vertragingen,
• De lijngrafiek maakt het gemakkelijk om te identificeren welke oorzaken van vertraging tot de belangrijkste top twintig procent behoren.

ABC-methode

De ABC-methode houdt in dat taken worden gelabeld volgens hun belang – A, B en C klassen. Klasse taken:

• A – zijn de belangrijkste en vereisen de meeste aandacht,
• B – zijn belangrijk, maar minder urgent,
• C – zijn irrelevant en kunnen worden uitgesteld.

Dit stelt de projectmanager in staat om zich te concentreren op de belangrijkste taken en geen tijd te verspillen aan de minder belangrijke.

De ABC-methode is eenvoudig toe te passen en gemakkelijk te begrijpen. Het is bijzonder handig in projecten met veel taken die een vergelijkbaar belang hebben.

Eisenhower-methode

De Eisenhower-methode, ook wel de Eisenhower-matrix genoemd, is misschien wel het meest gebruikte hulpmiddel voor het prioriteren van taken, doelen en zelfs hele projecten. De methode houdt in dat taken worden verdeeld in urgente en niet-urgente, belangrijke en onbelangrijke, en vervolgens wordt gefocust op diegene die zowel urgent als belangrijk zijn.

Het wordt meestal gepresenteerd met twee kruisende lijnen die het blad in kwarten verdelen.

	URGENT	GEPLAND
BELANGRIJK	Onmiddellijk te doen	Binnenkort te plannen
ONBELANGRIJK	Te delegeren of uit te voeren wanneer de tijd het toelaat	Te verwerpen

De projectmanager moet uitzoeken of de taken urgent en belangrijk zijn, alleen urgent, alleen belangrijk, of helemaal niet urgent of belangrijk.

Om de Eisenhower-matrix effectief te gebruiken, moet je regelmatig de status van de taken die erin zijn geplaatst bijwerken. Dit komt omdat vaak een taak ‘s nachts naar de categorie van de meest urgente taken kan springen.

Samenvatting

Tijdbeheer in een project beïnvloedt de kwaliteit en het succes van het project, dus de projectmanager moet tools zoals de Pareto-methode, de ABC-methode en de Eisenhower-methode kennen en gebruiken, en de status van alle taken in het project up-to-date houden. Om dit te doen, moet hij voortdurend communiceren met alle betrokken partijen en het schema aanpassen om rekening te houden met veranderingen die zich kunnen voordoen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Caroline Becker

Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en haar vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.

View all posts →