Hoe maak je een projectbudget? | #42 Aan de slag met projectmanagement

Volgens een rapport van het Project Management Institute werd in 2021 62% van de projecten binnen het oorspronkelijke budget afgerond. De beste presteerder in deze ranglijst was China met 66%, terwijl Europa laatst kwam met 57%. Slecht opgestelde projectbudgetten zijn verantwoordelijk voor een eerlijk aandeel van de mislukkingen op dit gebied. Hoe schat je dus de kosten in een project om de kans op succes te vergroten?

Projectbudget – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Wat is een projectbudget en waaruit bestaat het?
3. Hoe schat je de kosten van het project?
4. Tools en methoden voor het schatten van het projectbudget
5. Samenvatting

Inleiding

Onjuiste projectuitvoering resulteert in een verlies van $19 miljoen voor elke miljard aan investeringen (PMI 2019), en slechts 34% van de organisaties voltooit meestal of altijd projecten binnen het budget (Wellington 2021). Om erachter te komen hoe je tot deze groep behoort, laten we eens nader bekijken wat een projectbudget is en de manieren en tools om er een op te stellen.

Wat is een projectbudget en waaruit bestaat het?

Het projectbudget is het ruw goedgekeurde bedrag dat de organisatie van plan is uit te geven aan het project. Het is gebaseerd op geschatte projectkosten en maakt deel uit van het budget van de gehele organisatie.

De Projectmanager moet in het projectbudget alle kosten opnemen die verband houden met het project, zoals:

• Directe kosten – uitgaven die nodig zijn om taken uit te voeren die direct leiden tot de realisatie van het projectdoel, d.w.z. materialen, arbeids- en gereedschapskosten, apparatuur en voorraden,
• Indirecte kosten – kosten die niet direct aan het project kunnen worden toegeschreven, maar die worden gemaakt in verband met de uitvoering ervan, zoals administratieve kosten of bijvoorbeeld projectmanagementkosten.
• Kapitaaluitgaven – kosten die verband houden met de verwerving van zogenaamde langlopende activa, zoals gebouwen, apparatuur of machines.
• Operationele kosten – terugkerende kosten die verband houden met het operationeel houden en onderhouden van het project, zoals nutsvoorzieningen, verzekeringen samen met onderhoud,
• Onvoorzienbare reserves – middelen die zijn gereserveerd om onvoorziene gebeurtenissen of wijzigingen in de reikwijdte van het project te dekken.

Hoe schat je het projectbudget?

De verwachte kosten van geplande werkzaamheden worden aangeduid als de Begrote Kosten van Geplande Werkzaamheden (BCWS) of Geplande Waarde (PV). Beide indicatoren duiden op de som van de middelen die nodig zijn om het werk dat binnen een bepaalde periode is gepland, te voltooien.

Om het projectbudget te schatten, moet de Projectmanager verschillende activiteiten uitvoeren om de meest nauwkeurige offertes te krijgen. Ten eerste moet de Projectmanager alle vereisten van het project kennen, zoals de reikwijdte van het werk, deadlines en middelen die nodig zijn om het project te voltooien.

De volgende stap betreft het onderzoeken van marktprijzen voor de middelen en diensten die in het project moeten worden opgenomen, d.w.z. de prijs van materialen, leveranciersdiensten samen met salarissen voor het projectteam.

Na het verkrijgen van vereisten en prijsgegevens kan de Projectmanager beginnen met het proces van de eerste gedetailleerde budgetschatting. Zodra dit is voltooid, moet hij het budget echter onmiddellijk met het projectteam herzien. Dit zorgt ervoor dat alle kosten zijn opgenomen en dat het budget zo realistisch mogelijk is.

Bovendien moet het projectbudget regelmatig worden herzien en bijgewerkt om het op koers en binnen budget te houden.

Tools en methoden voor het schatten van het projectbudget

Bij het schatten van een projectbudget is een onmisbaar hulpmiddel het welbekende en populaire Microsoft Excel. Het belangrijkste voordeel is de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid, evenals de mogelijkheid om veel berekeningen en analyses uit te voeren. Het nadeel is echter dat Excel geen functie heeft om het budget automatisch in real-time bij te werken.

Het werkt echter goed voor het schatten van het budget vóór de uitvoering. Voor een voortdurende controle van de uitgaven raden we projectondersteunende tools aan, zoals Firmbee. Het systeem stelt teamleden in staat om in real-time de ontvangsten en uitgaven die verband houden met een bepaald project te volgen.

Om een nauwkeurig budget op te stellen, kun je de volgende methoden gebruiken:

1. Bottom-up schatting. Deze methode houdt in dat de kosten van elke projectactiviteit worden geschat en hun kosten worden opgeteld om de totale kosten van het project te bepalen. Het is tijdrovend en vereist gedetailleerde kennis van projectactiviteiten. Het biedt echter een hoog niveau van nauwkeurigheid en helpt bij het identificeren van alle noodzakelijke kosten.
2. Parametrische schatting. Deze methode houdt in dat statistische gegevens worden gebruikt om de kosten van projectactiviteiten te schatten. Het is veel sneller dan bottom-up schatting, dus het kan nuttig zijn voor het schatten van het budget van grote projecten, zolang de organisatie een bron van betrouwbare gegevens heeft. Desondanks kan het mogelijk niet een voldoende niveau van nauwkeurigheid bieden.
3. Expertbeoordeling. De derde methode houdt in dat de kennis en ervaring van projectbelanghebbenden, waaronder de Projectmanager en teamleden, worden benut om de kosten van projectactiviteiten te schatten. Het kan een hoog niveau van nauwkeurigheid bieden, praktisch voor complexe projecten. Het is echter afhankelijk van de expertise van individuele belanghebbenden, dus het kan bevooroordeeld zijn en conflicten genereren. Bovendien is het moeilijk om rekening te houden met veranderende bedrijfsomstandigheden, zoals inflatie of veranderingen in de wet.

Samenvatting

Het creëren van een nauwkeurig projectbudget is tijdrovend en vereist ervaring. Daarom is het een goed idee om verschillende tools uit te proberen en gebruik te maken van beschikbare methoden voor het opstellen van budgetten, zoals bottom-up schatting, parametrische schatting of expertbeoordeling.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.