Projectuitvoering | #20 Aan de slag met projectmanagement

Projectuitvoering is de implementatie van taken die leidt tot het bereiken van het beoogde doel. Daarom omvat het domein van projectuitvoering meer dan alleen het uitvoeren van dagelijkse taken. Het gaat ook om het creëren van processen, het beheren van bedrijfsbronnen en het werken aan het opbouwen van een open, inclusieve omgeving die samenwerking en leren bevordert.

Projectuitvoering – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Domein van projectuitvoering
3. Procesbeheer in projectuitvoering
4. Retrospectief, leren en verbetering
5. Samenvatting

Inleiding

Het uitvoeringsdomein is een van de acht belangrijkste gebieden waar projectactiviteiten plaatsvinden. Het is niet alleen een fase die volgt op de taakplanning. In plaats daarvan definieert het uitvoeringsdomein al het werk dat tijdens het project plaatsvindt.

Domein van projectuitvoering

Projectuitvoering is voornamelijk een lange lijst van taken die door elk lid van het projectteam worden uitgevoerd. Deze worden geselecteerd uit een lijst van taken die door de projectmanager zijn voorbereid, georganiseerd op prioriteit en meestal op een Kanban-bord worden geplaatst.

Onder de taken die tot het domein van projectuitvoering behoren, vinden we zowel terugkerende cyclische activiteiten gerelateerd aan bijvoorbeeld software-updates, als eenmalige evenementen, zoals het ontwerpen van een logo voor een applicatie.

Het domein van projectuitvoering bestaat uit activiteiten die verband houden met:

• Het uitvoeren van dagelijkse taken,
• Het ontwikkelen van nieuwe taken,
• Het aanbrengen van wijzigingen in taken die al zijn uitgevoerd en gepland voor uitvoering,
• Het creëren van efficiënte processen,
• Communicatie met belanghebbenden,
• Beheer van materialen, apparatuur, gegevens en andere bedrijfsbronnen,
• Voorbereiding van documenten die nodig zijn voor de uitvoering van het project,
• Het observeren van veranderingen binnen en buiten de organisatie die de projectuitvoering kunnen beïnvloeden,
• Voortdurend leren en het corrigeren van acties.

We zullen iets nader bekijken welke rol procesbeheer en leren spelen in de projectuitvoering, en waar de domeinen van projectmonitoring en uitvoering het dichtst bij elkaar komen.

Procesbeheer in projectuitvoering

Voor het beheer van projectprocessen om hun doel te dienen en geen onnodige bureaucratie te worden, moeten ze voortkomen uit de praktijk. Daarom is hun ontwikkeling meestal gedeeld tussen de projectmanager en het projectteam. In deze benadering wordt elk intern proces, ook wel het technische of productieproces genoemd, tegelijkertijd bepaald door twee assen:

• De fase van uitvoering van de taak
• De workflow met betrekking tot een specifieke taak

Fasen van taakuitvoering

De fasen van de uitvoering van een taak worden bepaald door zogenaamde poorten, dat wil zeggen criteria waaraan een taak moet voldoen om naar de volgende fase te gaan. De status van een bepaalde taak kan als volgt veranderen:

• bestemd voor uitvoering – dat wil zeggen, geplaatst door de projectmanager op de takenlijst,
• in uitvoering – dat wil zeggen, geselecteerd voor uitvoering door een van de leden van het projectteam,
• getest – de taak is voltooid en overgedragen aan een andere persoon die de juistheid en kwaliteit van de uitvoering test; als de tests falen, keert de taak terug naar de vorige fase,
• in afwachting van publicatie – de taak heeft de tests doorstaan en is goedgekeurd voor publicatie, productie of overdracht aan de klant, afhankelijk van het type project dat aan de gang is,
• afgerond – al het werk is gedaan en het resultaat is goedgekeurd als afgerond.

Het aantal statussen wordt aangepast aan de behoeften van het projectteam en de specificaties van de taken die in uitvoering zijn. De minimale versie die vaak wordt gebruikt, zijn de drie die zijn genomen van klassieke Kanban-borden die de taak definiëren als “te voltooien”, “in uitvoering” en “klaar”.

Workflow

Workflow betreft de stappen die nodig zijn voor een taak en wie deze op een bepaald moment voltooit. Het definieert dus de verantwoordelijkheid voor het voltooien van de taak. De workflow geeft ook aan welke actie moet worden ondernomen om de taak naar de volgende fase van uitvoering te laten gaan.

Laten we overwegen hoe de workflow van een taak eruit zou kunnen zien: “publiceer een bericht op LinkedIn over de voltooiing van het project”. Het is om de status te veranderen van “in uitvoering” naar “voltooid”. De workflow zou er als volgt uit kunnen zien:

• Het kiezen van het onderwerp van het bericht en de inhoud van de publicatie – de verantwoordelijke persoon is een specialist in sociale media marketing, die de taak delegeert aan de copywriter en grafisch ontwerper,
• Tekstvoorbereiding – de taak wordt uitgevoerd door een freelancer die gespecialiseerd is in tekstschrijven,
• Ontwikkeling van graphics – een grafisch ontwerper bereidt visuals voor volgens de branding van het bedrijf,
• Kwaliteitscontrole – evaluatie door een marketing specialist en mogelijke correcties of goedkeuring voor publicatie,
• Publicatie – de beslissing over het tijdstip van plaatsen wordt genomen door de persoon die het publicatieschema beheert.

Procesoptimalisatie

Een ander belangrijk onderdeel van procesbeheer in projectuitvoering is procesoptimalisatie. Dit houdt in dat het proces wordt gemonitord en opnieuw wordt georganiseerd als het niet soepel verloopt. Het richt zich voornamelijk op het elimineren van knelpunten – dat wil zeggen, momenten waarop één persoon verantwoordelijk is voor meer taken dan hij of zij kan voltooien, terwijl andere teamleden in afwachting zijn totdat hij of zij klaar is. Knelpunten kunnen ook verband houden met de prestaties van machines of de uitvoering of levertijd van componenten door een externe leverancier.

Retrospectief, leren en verbetering

Waarde hechten aan leren en het creëren van een inclusieve omgeving die communicatie en wederzijdse hulp ondersteunt, leidt tot geweldige resultaten in projectmanagement. Daarom is het tijdens vergaderingen met het team de moeite waard om bijzondere aandacht te besteden aan:

• het best voltooide taken en het vieren van successen,
• het niet voltooien van taken zonder teamleden de schuld te geven,
• reflecteren op hoe te werken en samen te werken als een team.

Samen verbeteren en leren van eigen successen en mislukkingen is de beste manier om best practices in taakvoltooiing te ontwikkelen. Aan de andere kant leidt reflecteren op de manier van werken, motivatie, de gebruikte tools en zelfs de rolverdeling in het team tot een verbetering van de algehele effectiviteit van het team. Daarom is het zo belangrijk om regelmatige vergaderingen te hebben die niet alleen aan samenvattingen van het uitgevoerde werk zijn gewijd, maar ook aan retrospectieven.

Dit komt omdat een deel van de verworven kennis onmiddellijk kan worden gebruikt. Op deze manier versnelt het team de voltooiing van taken en verdiept het samenwerking. De leden van het projectteam leren van elkaar steeds betere methoden voor het voltooien van taken en verbeteren de samenwerking.

Samenvatting

Het domein van projectuitvoering vereist dat de projectmanager processen ontwerpt, lopende processen superviseert, ze gelijktijdig observeert en geleidelijk verbetert. Het uitvoeringsdomein omvat ook alle taken die door het projectteam worden uitgevoerd en die geleidelijk leiden tot de realisatie van het projectdoel.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.