Projectplanning – 5 Dingen die je moet weten voordat een project begint

Projectplanning kost tijd. Sommige projecten vereisen dat verschillende, andere alle teamleden deelnemen aan het voorbereidingsproces. Hoe bereid je je voor op zo’n uitdaging en beheer je het project soepel van begin tot eind? Lees ons artikel om erachter te komen.

Projectplanning – inhoudsopgave:

1. Een goed brief – een goede start
2. Teamwerk
3. Schema
4. Een realistische beoordeling van de situatie
5. Specifieke taken
6. Projectplanning – Samenvatting

Een goed brief – een goede start

Het proces van het opstellen van een brief als een andere bureaucratische onzin beschouwen is een blunder. Een brief is de levensader van elk project, het is een goed doordacht blauwdruk die functioneert als een kaart die het projectteam en zijn klant recht naar de schat leidt.

Het creëren van een brief vereist ook de betrokkenheid van mensen die samenwerken aan het project. Daarom is het een perfect moment om uitgebreide communicatiekanalen voor samenwerking op te zetten.

Teamwerk

Af en toe blijkt het kiezen van een teamleider van groot belang te zijn. Tenzij het de persoon is die door het initiëren van het project zijn leider wordt, is het het beste om een situatie te creëren waarin de leider en andere teamleden een uitgebreide verdeling van verantwoordelijkheden vaststellen. Dankzij dit wordt communicatie duidelijk en is de impact sneller voelbaar.

Zelfs als er slechts enkele precieze details over communicatie achterblijven, zullen er degenen zijn die niet weten wat te doen. Ze kunnen proberen om onbedoeld het masterplan opnieuw te ontwerpen door chaotische veranderingen door te voeren of vertragingen te veroorzaken.

Schema

Een brief is één ding. Een schema is evenzeer significant. Nogmaals, regel zorgvuldig de volgorde van het werk:

• na het toewijzen van verantwoordelijkheden, stel individuele deadlines voor elk teamlid in,
• stel (realistische en flexibele) data in voor de uitvoering van specifieke projectfasen,
• stel een volgorde voor plan B – voor het geval blijkt dat een bepaald teamlid niet “verder gaat” zonder voorafgaande acties van een ander teamlid.

Een realistische beoordeling van de situatie

Analyse moet ook een belangrijke prioriteit blijven. Je kunt niet aan een tijdrovend project beginnen met de verwachting het sneller dan verwacht af te ronden. Integendeel, het is beter om aan te nemen dat je een bepaalde reeks activiteiten later zult kunnen afronden dan volgens de agenda.

Door gedetailleerde analyse kun je ontdekken dat je sommige doelstellingen moet loslaten, andere moet aanpassen en zelfs een paar aan de brief en tijdlijn moet toevoegen.

Specifieke taken

Idealiter zou je verantwoordelijkheden onder teamleden moeten delegeren op een manier dat elke persoon weet wat te doen of hoe een bepaalde taak aan te pakken. Bovendien kan er een zeer ongewenste situatie ontstaan wanneer teamgenoten niet hun taken uitvoeren, wat onbedoelde chaos in de workflow van het project veroorzaakt.

Projectplanning – Samenvatting

De uitvoering van een project is altijd een serieuze taak. Veel variabelen bepalen het succes ervan. Het werk kan echter aanzienlijk worden vergemakkelijkt als je erin slaagt om effectieve en goed doordachte acties uit te voeren, zelfs voordat het project van start gaat.

Lees: Projectverwachtingen en hoe deze te vervullen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.