Hybride werk – hoe leid je een team succesvol? | #31 Aan de slag met projectmanagement

Ongeacht hoe we hybride werk bekijken, worden we vaak geconfronteerd met een uitdaging – hoe een team te beheren wanneer sommige mensen op kantoor zijn en anderen op afstand werken, en hun verhoudingen voortdurend veranderen.

Hybride werk – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Communicatie in een hybride team
3. Effectieve uitwisseling van informatie
4. Technische ondersteuning van het werk van het team
5. Relaties onderhouden
6. Samenvatting

Inleiding

Het beheren van een projectteam dat in hybride modus werkt, is moeilijker dan werken op afstand of ter plaatse. Immers, hoe te superviseren wanneer sommige teamleden op kantoor werken en anderen op afstand?

De Projectmanager staat voor verschillende belangrijke uitdagingen. Deze omvatten:

• de regels voor communicatie in het team definiëren
• een soepele uitwisseling van informatie waarborgen
• technologische ondersteuning voor mensen buiten het kantoor
• relaties onderhouden.

Communicatie in een hybride team

Om effectief te werken in een hybride model, moet je de regels voor communicatie definiëren. Wanneer het niet genoeg is om de persoon aan het naastgelegen bureau om zijn of haar mening over jouw werk te vragen, is het de moeite waard om afspraken te maken om verschillende tools voor specifieke doeleinden te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een korte vraag via chat sturen, e-mail gebruiken voor meer uitgebreide zaken en een videoconferentie houden om complexe onderwerpen te bespreken die de betrokkenheid van meerdere mensen vereisen.

Met een nieuw team is het ook een goed idee om ervoor te zorgen dat iedereen weet:

• Wat de verantwoordelijkheden van elke persoon zijn,
• Hoe andere teamleden te contacteren, en
• Wat de verwachtingen zijn voor de frequentie van communicatie?

Hiervoor kun je statussen in een bedrijfschatroom gebruiken of een contactbord maken in een projectmanagementtool. Het is ook de moeite waard om het onderwerp communicatie kort te bespreken tijdens een van de projectvergaderingen.

Effectieve uitwisseling van informatie

Wanneer de regels voor communicatie zijn gedefinieerd, is het tijd om na te denken over de inhoud ervan. Het is een goed idee om ervoor te zorgen dat informatie wordt gedeeld en dat iedereen in het team toegang heeft tot middelen om hun werk te doen.

Met specifieke software, zoals Firmbee, kun je gemakkelijk de volgende problemen oplossen:

• toewijzing van taken,
• uitwisseling van informatie over de huidige status van het project,
• data voor projectvergaderingen instellen, of
• resultaten van projectmonitoring delen.

De Projectmanager moet ervoor zorgen dat informatie beschikbaar is voor iedereen, ongeacht waar ze werken. Dit geldt vooral voor degenen die aan gedeelde bestanden werken, die, wanneer ze ter plaatse werken, mogelijk op servers zijn opgeslagen die gebruik op afstand verhinderen. Je moet misschien nadenken over cloudoplossingen, of anders de taken die je uitvoert plannen.

Technische ondersteuning van het werk van het team

Een belangrijk aspect van succesvolle werking in het hybride model is het opzetten van de technische voorwaarden voor ononderbroken werking. De basisvoorwaarden zijn:

• hoogwaardige internetverbinding
• computer of laptop en
• software die nodig is om hun werk te doen.

De Projectmanager moet ervoor zorgen dat alle medewerkers die op afstand werken de juiste tools, apparatuur en toegang tot het bedrijfsnetwerk hebben.

Relaties onderhouden

Relaties binnen het team onderhouden worden vaak verwaarloosd, maar zijn net zo belangrijk als technische ondersteuning en communicatie die direct verband houdt met de uitvoering van het project. In het hybride model hebben medewerkers die op kantoor aanwezig zijn echter geen tijd om interpersoonlijke contacten op te bouwen.

Wanneer het merendeel van het werk op afstand is, plant elke projectdeelnemer bij een bezoek aan het hoofdkantoor van het bedrijf de vergaderingen individueel. Soms blijkt dat ze gedurende de dag met alle collega’s en externe experts die bij de taken betrokken zijn, ontmoeten. Als gevolg hiervan is er niet genoeg tijd om het team te ontmoeten, dat in theorie alleen samenwerkt op het hoofdkantoor van het bedrijf.

Daarom zijn de risico’s die gepaard gaan met hybride werk:

• de ontbinding van teams,
• het verminderen van het gevoel van teambezit van het project en
• gebrek aan emotionele betrokkenheid bij het bedrijf.

Het zijn niet alleen degenen die op afstand werken die zich geïsoleerd kunnen voelen van de rest van het team. Daarom is het zo cruciaal om te zorgen voor een goede sfeer tijdens het samenwerken. Een remedie voor de kwalen van het “hybride” kan bestaan uit regelmatige groepsprojectvergaderingen aangevuld met individuele gesprekken met medewerkers.

Samenvatting

Het leiden van een projectteam dat in hybride modus werkt, vereist dat de Projectmanager de communicatieregels definieert en zorgt voor een soepele uitwisseling van informatie. Het is ook essentieel om teambanden te onderhouden, door tijd en ruimte te bieden voor vergaderingen zowel in de digitale omgeving als op kantoor.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.