De enorme veranderingen in werkorganisatie en bedrijfsbeheer die door de pandemie zijn geïnitieerd, zijn in 2022 geen enkel moment vertraagd. De economische fermentatie en dynamiek kunnen echter bevorderlijk blijken voor de soepele uitvoering van projecten. Laten we vandaag eens nader kijken naar de belangrijkste kwesties in projectmanagement.
Volgens het Pulse of the Profession-rapport is een hoger percentage projecten efficiënt afgerond: het behalen van hun doelen, binnen het budget blijven en de geplande voltooiingstijd respecteren. Aan de andere kant werden er in 2021 meer projecten geannuleerd dan in voorgaande jaren.
Daarom zullen we de succesvolle projecten onderzoeken om van de besten te leren. Wat waren de belangrijkste kwesties met betrekking tot het beheer van deze projecten? En hoe zouden we ze vandaag proberen op te lossen?
Vandaag richten we ons op drie belangrijke zorggebieden in projectmanagement. Dit zijn:
Problemen met het definiëren van de reikwijdte van het project beginnen meestal al bij de aanvang. En zelfs voordat de aannames volledig zijn verduidelijkt. Daarom is het zo cruciaal om zorgvuldig het blauwdruk van het project te schetsen. Haast je niet en neem de tijd om het doel en het actieplan zorgvuldig te verduidelijken voordat je taken plant.
Het is een goed idee om de juiste tools te gebruiken bij het plannen van de reikwijdte van het project en om het op te splitsen in epics of threads die begrijpelijk zijn voor alle betrokkenen.
Om het succes van een project te waarborgen, is de geboorte ervan cruciaal. Een gunstige sfeer, een overtuigende presentatie van de belangrijkste aannames samen met de onderhandelings- en interpersoonlijke vaardigheden van de projectmanager kunnen allemaal beslissen of het project wordt afgewezen of uitgevoerd.
De daaropvolgende discussie met de klant en andere besluitvormers zijn de bindende momenten die de initiële reikwijdte van het project definiëren.
Maar waarom hebben we het over de “initiële” reikwijdte van een project? Omdat de geplande reikwijdte nooit identiek zal zijn aan de uiteindelijke reikwijdte.
De aanname van natuurlijke flexibiliteit van de projectreikwijdte is een manier om om te gaan met reikwijdtevariabiliteit en gewoon een realistische benadering. Het stelt het projectkader in staat om zich aan te passen aan de werkelijke leverbaarheid en veranderende bedrijfsomstandigheden. Deze natuurlijke variabiliteit mag echter niet van toepassing zijn op de belangrijkste aannames van het project.
Wanneer de belangrijkste aannames veranderen en de reikwijdte van de uit te voeren taken uitbreidt, komt het succes van het project in het gedrang. Dit probleem wordt scope creep genoemd. De term scope creep betekent ongecontroleerde projectgroei. En het is de ondergang van maar liefst een derde van de uitgevoerde bedrijfsprojecten.
Een andere hindernis in projectmanagement is het definiëren van de inhoud van het project. Een projectmanager moet eerlijk de vraag beantwoorden: weet ik genoeg over de taken die ik wil uitvoeren?
Als het antwoord op deze vraag nee is, dan is het, ongeacht hoe geavanceerd het project is, noodzakelijk om advies in te winnen bij specialisten. Aanvankelijk bij degenen die het projectteam vormen. Maar soms is het advies van externe experts nodig.
Zelfs zeer ervaren projectmanagers zijn hardnekkige optimisten als het gaat om de uitvoeringstijd van projecten. Dit blijkt uit de statistieken van voltooide grote projecten. In 2021 werd wereldwijd 55% van de projecten op tijd afgerond. Dit is een stijging van 4% ten opzichte van het voorgaande jaar. De resultaten zijn echter nog steeds niet erg bevredigend.
Het op tijd afronden van een project wordt meestal belemmerd door de onrealistische tijd die aan bepaalde taken is toegewezen. Daarom is het de moeite waard om tools te gebruiken die statistische metingen van de werkelijke snelheid van taakuitvoering mogelijk maken en deze te vergelijken met de geplande tijd.
De tijd van projectuitvoering is natuurlijk nauw verbonden met de reikwijdte en het budget. De beslissende factoren blijken echter vaak de efficiëntie en flexibiliteit van het team te zijn.
De prestaties van het team moeten voldoen aan duidelijke en begrijpelijke vereisten door middel van eenvoudige delegatie van taken en verantwoordelijkheden. Even cruciaal is de transparantie van de onderlinge afhankelijkheden van de verschillende fasen van de uitvoering van het werk, evenals de volgorde van taken. Zorg voor deze aspecten van communicatie om te voorkomen dat er vertragingen optreden bij de uitvoeringstijd van het project.
De oorzaak en bron van falen in projectmanagement is gebrek aan flexibiliteit als gevolg van vasthouden aan bekende, ingesleten paden. Dit leidt vaak tot het gebruik van beproefde managementmethoden en -tools die niet geschikt zijn voor een bepaald project. Maar hoe kun je je flexibiliteit – als projectmanager – en die van het hele team vergroten?
Het is geen toeval dat de operationele flexibiliteit en probleemoplossing die inherent zijn aan kleine, wendbare softwareontwerpteams wereldwijd erkenning hebben gekregen. Steeds vaker zijn het de projectmanagementtools uit de IT-industrie die zich naar andere sectoren verspreiden wanneer de situatie een verhoogde operationele flexibiliteit vereist.
Teams die wendbaar worden beheerd, kunnen grote flexibiliteit uitoefenen. In deze teams raken managers vaak direct betrokken bij het project en geven en ontvangen feedback over hun acties. En teamleden kiezen – althans tot op zekere hoogte – zelfstandig de taken die ze willen uitvoeren. Dit alles maakt wendbare teams vergelijkbaar met het model van zelforganisatie.
We hebben de belangrijkste kwesties in projectmanagement in drie groepen gecategoriseerd. De eerste omvat het definiëren, begrijpen en handhaven van de reikwijdte van het project tijdens de uitvoering. De tweede is de timing van projecttaken. De derde is het handhaven van flexibiliteit in teambeheer en het voortdurend aanpassen aan veranderende omstandigheden.
De beste manier om met deze kwesties om te gaan, is om up-to-date te blijven – met je planning en kennis, met je managementmethoden, met je team en met software die het beheren van zelfs zeer complexe projecten vergemakkelijkt.
BRON VAN STATISTIEKEN: Pulse of the Profession 2021
Lees ook:Projectmijlpalen
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.
Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en haar vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…