Hoe uw productiviteit te verhogen met de Kanban-methode?

Afkomstig uit de productie-industrie, is de Kanban-methode (geïmplementeerd door Toyota en aanvankelijk alleen gebruikt voor procesbeheer) overgenomen door bedrijven in andere sectoren en wordt nu vaak gebruikt als een hulpmiddel om werk te beheren. Het doel is ervoor te zorgen dat elk lid van het projectteam zijn maximale productiviteit bereikt, terwijl er voor een soepel verloop van het werk wordt gezorgd en er wordt ingespeeld op de opkomst van knelpunten. Hoe werkt deze methode en waarom heeft het een positieve invloed op de productiviteit van werknemers?

De Kanban-methode – inhoudsopgave:

1. De Kanban-methode
2. Hoe verhoogt Kanban de productiviteit?
3. Samenvatting

De Kanban-methode

De Kanban-methode is gebaseerd op drie hoofdprincipes: visualisatie (het Japanse woord kanban betekent een visueel bord), enkelvoudige taken (het verminderen van werk in uitvoering) en workflowbeheer om het proces te verbeteren.

Als onderdeel van het eerste principe worden speciale Kanban-borden gebruikt, die banale eenvoudig te maken en te gebruiken zijn, en zijn verdeeld in drie secties: te doen (met betrekking tot de backlog), bezig (de taken die momenteel in uitvoering zijn) en gedaan (de dingen die al gedaan zijn). Elke taak op het bord die aan een specifieke werknemer is toegewezen, moet door deze drie kolommen gaan om controle over de workflow te waarborgen, bewustzijn van waar de persoon op een bepaald moment mee bezig is, en de mogelijkheid om knelpunten (bijv. vertragingen) te detecteren die de bedrijfsvoering negatief kunnen beïnvloeden.

De Kanban-methode gaat er ook van uit dat je het aantal taken in uitvoering moet beperken, aangezien multitasking (in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht) niet de verwachte resultaten oplevert. Het vertrouwt ook op constante observatie om het proces te verbeteren en de efficiëntie te verhogen (door blokkades of knelpunten te spotten die de realisatie van de gestelde resultaten in gevaar kunnen brengen).

Hoe verhoogt Kanban de productiviteit?

Het leren en begrijpen van de bovenstaande elementen is essentieel om de vraag te beantwoorden hoe de Kanban-methode de productiviteit verbetert.

Laten we beginnen met het eerste principe over het visualiseren van taken. Volgens onderzoek uitgevoerd door MIT-wetenschappers in 2014, verwerkt de menselijke hersenen informatie die in visuele vorm (beeld) wordt gepresenteerd 60.000 keer sneller dan in geschreven vorm (tekst). Bovendien, volgens een studie van het Social Science Research Network, 65% van de mensen in de wereld zijn visuele leerlingen, wat betekent dat ze informatie gemakkelijker opnemen door ernaar te kijken dan door erover te horen. Dus, het visualiseren van taken verhoogt de productiviteit, omdat het je bewust maakt van hoeveel taken er gedaan moeten worden en je motiveert om de ene taak na de andere te voltooien.

Het tweede principe betreft het beperken van werk in uitvoering. Volgens John Little, een wetenschapper aan MIT, werken we langzamer als we proberen meerdere taken tegelijk te voltooien – en we zijn productiever wanneer we ons concentreren op het voltooien van één taak, en dan doorgaan naar de volgende. Er wordt aangenomen dat elke werknemer maximaal drie taken zou moeten hebben – als je dit overschrijdt, kunnen er prestatieproblemen of knelpunten ontstaan. In het bedrijfsleven wordt multitasking als een illusie beschouwd, zoals bevestigd door een aantal studies, waaronder die van onderzoekers aan de Kansas State University.

De essentie van het derde principe kan worden gevonden in een Nederlandse studie die aantoonde dat alleen observatie een drijvende kracht kan zijn voor het veranderen van menselijk gedrag. De studie, uitgevoerd op huishoudens, toonde aan dat gezinnen met zeer zichtbare elektriciteitsmeters 30 procent minder elektriciteit verbruikten dan hun buren wiens meters uit het zicht waren. De onderzoekers zeggen dat deze gezinnen visuele feedback kregen op basis waarvan ze veranderingen in hun gedrag aanbrachten – Kanban-borden werken op dezelfde manier. Ze helpen je om je workflow te visualiseren en processen te verbeteren.

Samenvatting

Zoals je kunt zien, tonen de resultaten behaald door Toyota en het onderzoek naar menselijk gedrag dat hierboven is genoemd, aan dat het gebruik van Kanban-borden helpt de efficiëntie te verhogen. De Kanban-methode is succesvol gebleken voor teamleden uit verschillende bedrijfsgebieden.

Lees ook:Is een projectmanagementtool echt nodig in jouw organisatie?

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.