7 voordelen van een persoonlijke audit en hoe je deze kunt uitvoeren

De persoonlijke audit heeft één doel – het moet processen in de organisatie aangeven die goed functioneren en die dysfunctioneel zijn. Dit alles wordt gedaan om processen in de organisatie te corrigeren. Een goed uitgevoerde HR-audit geeft antwoorden op strategische vragen met betrekking tot personeelsbeheer en geeft de richting en methoden aan voor de realisatie van de persoonlijke functie. Bovendien vergemakkelijkt het de besluitvorming over tewerkstelling en geeft het richting aan planningsprocessen, evenals hulp bij het vormgeven van persoonlijke loopbaanpaden. Gezien het feit dat in de afgelopen jaren de betekenis van human resources op de arbeidsmarkt geleidelijk toeneemt, wordt de uitvoering van HR-audits steeds populairder en gebruikelijker.

Persoonlijke audit – inhoudsopgave:

1. Wat is een persoonlijke audit?
2. De reikwijdte van de persoonlijke audit
3. Voordelen en risico’s van een persoonlijke audit
4. Samenvatting

Wat is een persoonlijke audit?

Het hulpmiddel dat wordt gebruikt voor de diagnose en beoordeling van human resources is een persoonlijke audit, soms een HR-audit genoemd. Dit type audit kan onafhankelijk worden uitgevoerd of deel uitmaken van andere audits, bijvoorbeeld management- of organisatieaudits. Een personeelsaudit kan worden gedefinieerd als een doelgericht proces (activiteit) dat adviserende of controlerende aard heeft, en dat bestaat uit onderzoek en beoordeling van human resources en de persoonlijke functie. Het belangrijkste doel van de controle is het vaststellen van de overeenstemming tussen de huidige staat en de geplande en geaccepteerde organisatorische normen.

Onder de belangrijkste kenmerken van een persoonlijke audit zijn:

• objectieve beoordeling uitgevoerd door de auditor en verbeterde persoonlijke functie
• verbetering van de gebruikte oplossing, als de belangrijkste premisse van de audit
• onderzoek en beoordeling van geaccepteerde normen, vastgestelde manier van uitvoering
• samenwerking tussen de auditor en managers en medewerkers van zowel hogere als lagere niveaus
• uitvoering met behulp van de juiste tools die zijn ontworpen om informatie te verzamelen en te analyseren
• presentatie van objectief bewijs, informatie van kwantitatieve en/of kwalitatieve aard, die verifieerbaar is
• voorbereiding van alle verzamelde gegevens in de vorm van het eindrapport dat een basis kan vormen voor planning en uitvoering van corrigerende maatregelen

De audit moet op een ethische manier worden uitgevoerd en met inachtneming van de wet. Bovendien moet de auditor in zijn activiteiten worden geleid door professionaliteit, nauwkeurigheid, onpartijdigheid en onafhankelijkheid in het vormen van meningen.

De reikwijdte van de persoonlijke audit

Onder de fundamentele kwesties die door de auditor worden gecontroleerd, zijn competenties en motivaties van medewerkers, effectiviteit en kosten van werk, staat en structuur van tewerkstelling, en het niveau van verloop.

De persoonlijke audit kan worden uitgevoerd op het niveau van individuen, groepen, de hele organisatie en de persoonlijke functie. Verschillende gebieden worden gecontroleerd met betrekking tot het gecontroleerde niveau.

Audit op individueel niveau. Het onderwerp van de studie: individueel werkpotentieel, organisatorisch gedrag, werkresultaten.

Audit op groepsniveau. Het onderwerp van de studie: interactie binnen werkteams en informele groepen, groepspotentieel van werk, gedrag en werkresultaten, samenhang van de groep, interpersoonlijke relaties, rol en kracht van leiderschap, de levenscyclus van het team, factoren die de groepsfunctionaliteit en de behaalde resultaten beïnvloeden.

Audit van de persoonlijke functie. Het onderwerp van de studie: strategieën, methoden en technieken van human resources management, organisatie van processen in personeel, effectiviteit van personeelsbeheer, werving van medewerkers, het systeem van beoordeling en beloningen, mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, personeelsverloop en administratieve operaties.

Ondanks het type en de reikwijdte van de persoonlijke audit is de noodzakelijke voorwaarde voor de juiste uitvoering van het proces de voorbereiding en het volgen van de juiste procedures die rekening moeten houden met alle normen, standaarden en specificiteit van de betreffende sector. De procedure moet het doel, onderwerp en de reikwijdte van de persoonlijke audit vaststellen, evenals de normen voor studie en beoordeling en het verantwoordelijkheidsgebied van de personen die deelnemen aan de audit, identificatie van de huidige staat, verificatie en interpretatie van resultaten, en voorbereiding van een eindrapport dat de evaluatie en aanbevelingen bevat.

Voordelen en risico’s van een persoonlijke audit

Zoals eerder al werd vermeld, zijn de kenmerken van een HR-audit zijn onafhankelijkheid, onpartijdigheid en volledigheid van de studie die de beoordeling van alle human resources in de organisatie mogelijk maken.

De belangrijkste voordelen van de uitvoering van de audit zijn:

• bepaling van de werkelijke bijdrage en betrokkenheid van medewerkers bij de realisatie van de belangrijkste doelen van de organisatie
• een toename van de verantwoordelijkheid en professionaliteit van HR-medewerkers
• harmonisatie van activiteiten op het gebied van human resources
• aanpassing van interne regelgeving aan arbeidsreglementen
• de kosten van werk rationalisatie door verhoging van de effectiviteit van gebruikte procedures
• overzicht van het persoonlijke informatiesysteem

Naast de voordelen kan een persoonlijke audit ook enkele bedreigingen met zich meebrengen. Het is een risico dat verband houdt met de specificiteit van het onderzoek met betrekking tot de interdisciplinariteit van de persoonlijke functie, en objectieve grenzen in termen van beoordeling en meting, wat kan resulteren in een valse kijk op de resultaten. Andere risicofactoren zijn gerelateerd aan de cultuur, procedures en competenties van de personen die de auditopdracht geven en de audit uitvoeren. Bovendien kan de objectiviteit van de audit onderhevig zijn aan de verwachtingen van het leidinggevende team dat mogelijk positieve resultaten van de controle wenst te verkrijgen. Daarom is het zo belangrijk om de regels en procedures na te leven, evenals de betrouwbare en transparante uitvoering van het hele proces.

Samenvatting

De mogelijkheid om een persoonlijke audit te configureren is een kans om de juiste samenstelling van bestudeerde gebieden aan te passen aan de specificiteit van de werking en organisatie van het betreffende bedrijf. De audit moet worden beschouwd als een belangrijk hulpmiddel dat de praktijken van human resources management in een organisatie vergemakkelijkt, ongeacht de grootte, structuur en tak van activiteit. De resultaten kunnen een wegwijzer worden die de effectieve realisatie van de persoonlijke functie van de organisatie en de versterking van het imago van de HR-afdeling in vergelijking met het hele bedrijf aangeeft.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.