Wat is de projectvisie voor? | #14 Aan de slag met projectmanagement

De visie van een project definieert de meest algemene aannames van het project. Het is het antwoord niet alleen op de vraag wat we willen doen, maar, belangrijker nog, waarom we het willen uitvoeren.

Projectvisie – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Duidelijke visie
3. Hoe formuleer je de projectvisie?
4. Organisatievisie vs. projectvisie
5. Samenvatting

Inleiding

Een visie is niet alleen een beschrijving van de toekomstige staat die als resultaat van een project zal worden bereikt: “We zullen de Amerikaanse markt betreden met ons nieuwe product,” of “We zullen honderd mensen veel plezier bieden op een bedrijfsfeest.” Een projectvisie is ook een krachtig motiverend hulpmiddel. Dit komt omdat het betekenis geeft aan de hele onderneming en een weergave is van wat we willen bereiken.

Bij het voorbeeld van een bedrijfsfeest – een persoon die vraagt naar de voorwaarden, timing en prijs van het huren van een zaal op de vijfde of tiende locatie, kan dit met overtuiging doen precies omdat het wordt vergezeld door een concrete visie. Een beeld van waar al deze inspanningen voor dienen.

De visie moet beknopt, realistisch en aantrekkelijk zijn. Duidelijk genoeg om er gemakkelijk mee vertrouwd te raken en het goed te onthouden, want of de visie overtuigend is, hangt niet alleen af van de betrokkenheid van het projectteam, maar ook van het overtuigen van belanghebbenden dat het project het waard is om te starten.

Duidelijke visie

De visie wordt gecreëerd tijdens de projectinitiatie fase zodat alle belanghebbenden weten waar het hele project over gaat. Daarom is het, zelfs voordat enige planning en projectuitvoeringsactiviteiten beginnen, een zeer belangrijke taak om de visie te verduidelijken. Het bestaat uit de volgende stappen:

• Bespreek de vorm van de visie – rekening houdend met de behoeften van belanghebbenden, evenals het zien van tegenstrijdige of wederzijds exclusieve verwachtingen, zodat alle belanghebbenden moeten deelnemen,
• De visie duidelijk definiëren – maak een unanieme, misschien compromisbeslissing over de vorm van de visie,
• Maak een visiedocument dat toegankelijk is voor alle belanghebbenden – zodat je kunt terugkeren naar eerdere bevindingen en de visiestatement kunt gebruiken bij het motiveren van het team en het vertellen aan belanghebbenden over het project.

Dit zijn de stappen die een project een tastbare en betekenisvolle onderneming met een gedefinieerd kader maken. Met een visie is het al op conceptueel niveau mogelijk om te bepalen of een activiteit past binnen de algemene projectveronderstellingen en -omvang.

Hoe formuleer je een projectvisie

Projectvisieverklaringen, of projectvisieverklaringen, kunnen als volgt luiden: “We zullen een app lanceren voor jongeren die kortingen op cultuur biedt in ruil voor recensies van plaatsen en evenementen.” of “We zullen een onboardingproces ontwerpen zodat nieuwe medewerkers snel kunnen beginnen met werken en minder kans hebben om na hun proeftijd op te stappen.”

Dit zijn substantieve, algemene beschrijvingen van het project die het doel definiëren en het team motiveren om zich in te zetten voor de taken. Ze bevatten echter noch de manier waarop dat doel kan worden bereikt, noch de details van de technische oplossingen. Met andere woorden, de projectvisie verwijst naar de dagelijkse activiteiten van het projectteam, maar bepaalt niet welke taken of welk specifiek product of dienst daaruit voortvloeit. Daarom moet de visie blijven:

• ambitieus – om een doel te stellen dat niet binnen handbereik ligt
• haalbaar – de projectvisie is een algemene formulering, maar mag geen ontmoedigende, fantastische bewoording bevatten
• algemeen – om alle activiteiten op te nemen die binnen het projectuitvoeringsgebied vallen.

Per definitie moet de projectvisie uit één zin bestaan. De formulering kan in een langere vorm komen, die de projectdocumentatie kan bevatten. De documentatie bevat een rechtvaardiging voor elk gebied van projectuitvoering, maar het uitgangspunt voor de creatie ervan is altijd één sleutelzin.

Hoe formuleer je de rechtvaardigingen voor je project? Ten eerste moet je de volgende vragen beantwoorden:

• Wat willen we implementeren? – Wat zal het algemeen geformuleerde resultaat van het project zijn? Wat zal de uitvoering van het project veranderen in de realiteit waarin het past?
• Voor wie implementeren we ons project? – Wie zijn de begunstigden? Wie zullen onze klanten zijn?
• Waarom willen we dit project implementeren? – wat zijn onze doelen en waarden?

Organisatievisie vs. projectvisie

Een goed geformuleerde projectvisie is duidelijk en algemeen genoeg om gedurende de levensduur van het project onveranderd te blijven. Wijzigingen die aan het project worden aangebracht, hebben meestal geen invloed op de vorm en relevantie van de visie.

Echter, de projectvisie is verbonden met de bredere visie van de organisatie. De visie van de organisatie definieert haar huidige en toekomstige doelen, haar missie en waarden. De projectvisie zal dus verwijzen naar dezelfde waarden, doelgroepen en kenmerken die de activiteiten van de organisatie onderscheiden van die van haar concurrenten. Bijvoorbeeld, de visie van de organisatie geformuleerd:

“Cultuur ondersteunen door apps te creëren die de deelname van jongeren aan evenementen aanmoedigen”.

past in de visie van het project:

“We zullen een app lanceren voor jongeren die gratis concerttickets biedt in ruil voor recensies van locaties en evenementen.”

Samenvatting

De visie van een project is gerelateerd aan de verwachtingen die we aan de uitvoering ervan verbinden. Het is een algemene beschrijving van het doel van het project die het projectteam inspireert en motiveert om uit te voeren. Bovenal moet het beknopt en overtuigend zijn. Dankzij de visie zullen we de betekenis achter de – vaak zware – taken die leiden tot het project niet uit het oog verliezen.

Ben je geïnteresseerd in projectmanagement? Volg onze serie zodat je geen enkel artikel mist.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.