Bedrijfsvoering is gebaseerd op vele complexe procedures. Elke dag kunnen er in elk van deze procedures fouten en tekortkomingen optreden die te laat worden opgemerkt, wat uiteindelijk leidt tot financiële verliezen. Weet je hoe je onregelmatigheden vroeg kunt opsporen en verspilling van middelen kunt voorkomen? Profiteer van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. Lees verder om meer te ontdekken.
Elk proces dat zich in het bedrijf afspeelt (productbeheer, verkoopproces, enz.) kan worden opgesplitst in specifieke activiteiten die leiden tot het bereiken van het gestelde doel. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is de visuele weergave van wat er in het bedrijf gebeurt en wie verantwoordelijk is voor elke taak.
Het is een nuttig hulpmiddel dat je in staat stelt om het bedrijf vanuit een breder perspectief te bekijken. Dankzij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kun je onregelmatigheden in de processen opsporen, hun impact elimineren of verminderen, de productiviteit verhogen en de kosten verlagen. Al deze stappen zijn cruciaal voor het maken van winst.
Om de gang van elk proces te illustreren, kun je enkele hulpmiddelen gebruiken die hiervoor zijn gemaakt. We zullen hieronder de meest gebruikte in de praktijk opsommen:
Bepaalde symbolen voor stroomdiagrammen worden gebruikt om het te maken, bijvoorbeeld rechthoeken die elke stap in het proces vertegenwoordigen, pijlen die de richting van de actie aangeven, en diamanten die beslissingen symboliseren die nodig zijn om verder te gaan. Het maken van zo’n diagram is vrij eenvoudig en stelt je in staat om verschillende processen te visualiseren, bijvoorbeeld verkoop en productie.
Het is vergelijkbaar met het basis stroomdiagram dat hierboven is beschreven en wordt vaak gebruikt als onderdeel van lean managementstrategieën. Een waarde stroom kan worden begrepen als alle activiteiten die door het bedrijf worden ondernomen in zijn operationele processen. Het maken van een waarde stroomkaart houdt op zijn beurt in dat de huidige staat wordt vergeleken met de toekomstige staat.
Bij het analyseren van de huidige staat, let vooral op de tijd die nodig is om bepaalde activiteiten uit te voeren. De toekomstige staat (de ideale staat waar we naar moeten streven) vertegenwoordigt de tijd wanneer het product klaar moet zijn en de klant moet bereiken om aan hun behoeften te voldoen. Opkomende discrepanties tussen de huidige staat en de toekomstige staat zijn zogenaamde knelpunten, die leiden tot verspilling van middelen en verminderde productiviteit.
Dit is een iets meer uitgebreide versie van het basis stroomdiagram. Naast het beschrijven van individuele activiteiten binnen het proces, schetst het ook de taken waarvoor bepaalde afdelingen of medewerkers verantwoordelijk zijn. Dankzij dit is het gemakkelijker om de verbinding tussen de partijen die aan het proces deelnemen te zien.
SIPOC staat voor Leverancier, Invoer, Processen, Uitvoer, Klanten. Het vestigt de aandacht op de geselecteerde belanghebbenden die betrokken zijn bij de processen van het bedrijf en de activiteiten die voortvloeien uit die processen.
Er zijn verschillende BPM-tools op de markt die het bedrijfsbeheer aanzienlijk vergemakkelijken. Enkele van de populairdere zijn Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard en vele anderen. Afhankelijk van je behoeften kun je op zoek gaan naar de beste software voor jou.
Het ontwikkelen van een bedrijfsproceskaart vereist enige tijd en moeite. Het is echter een investering waarvan je de resultaten zult zien in de voortgang van je bedrijf. Wat zijn de voordelen van het gebruik van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?
Het illustreren van individuele processen stelt je in staat om ze objectief te bekijken, wat je zal helpen strategische beslissingen te nemen en processen te verbeteren.
Het identificeren van knelpunten die de efficiëntie van processen verminderen, is de eerste stap om hun negatieve impact te verwijderen of te verminderen.
Het analyseren van je bedrijfsprocessen helpt je onregelmatigheden te detecteren voordat er grote financiële verliezen en juridische schendingen optreden.
Met het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is het gemakkelijker om verantwoordelijkheden aan individuen toe te wijzen, wat ook belangrijk is om processen soepel te laten verlopen.
De techniek in kwestie is een goede gelegenheid om van je eigen fouten te leren, om voortdurend te verbeteren en om een gedragsmodel te definiëren dat zal bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Informatie over de voortgang van het werk komt meestal van degenen die het proces het beste kennen – de medewerkers. Hun meningen zijn echter nog steeds subjectief en zullen de werkelijke situatie niet adequaat weergeven of kunnen gebaseerd zijn op hun houdingen (ontevredenheid, frustratie, enz.).
Geen standaarden voor gegevensverzamelingsmechanismen maakt de verkregen resultaten minder betrouwbaar. Het opstellen van een kaart die de werkelijke staat van de onderneming nauwkeurig weergeeft, vereist geduld en discipline. Bovendien kan het diep ingaan op sommige componenten van het proces als te ingewikkeld worden ervaren, wat leidt tot overinterpretatie en verwarring.
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan in verschillende sectoren worden gebruikt. Hieronder laten we de toepassing ervan in e-commerce zien met behulp van het basis stroomdiagram en SIPOC.
Het kan betrekking hebben op het proces dat op de een of andere manier inefficiënt is.
Bepaal het begin en het einde van een bepaald proces, bijvoorbeeld Zoeken naar producten in de e-store (het begin van het verkoopproces) en Het verzenden van de bestelling naar de klant (het einde van het verkoopproces). Vervolgens benadruk de resterende reeks activiteiten die nodig zijn om de stroom te voltooien. Vertegenwoordig ze met een van de eerder genoemde soorten bedrijfsproceskaarten.
Presenteer het voorbereide diagram aan je team en bespreek de punten die verbetering behoeven.
Identificeer de gebieden die geoptimaliseerd moeten worden. Je kunt lean managementstrategieën gebruiken om dit te doen. Kijk naar de opgestelde kaarten en denk na over de stadia van het proces waar knelpunten kunnen optreden. Deze kunnen omvatten:
Het gebruik van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan een belangrijk element zijn in het verbeteren van het beheer van specifieke projecten, niet alleen in de e-commerce sector, maar ook in de meeste andere bedrijfssectoren. Het illustreren van de interne en externe gang van bepaalde activiteiten kan uiterst noodzakelijk blijken te zijn. In het bijzonder is het de moeite waard om te kijken naar de timing en kwaliteit van de processen, mogelijke risico’s, de betrokkenheid van medewerkers en externe partijen.
Lees ook: Morfologische analyse als een creatieve probleemoplossingsmethode.
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Een probleemoplosser met 5 verschillende diploma's en eindeloze reserves van motivatie. Dit maakt hem een perfecte bedrijfsleider en manager. Bij het zoeken naar werknemers en partners zijn openheid en nieuwsgierigheid naar de wereld de kwaliteiten die hij het meest waardeert.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…