Asynchrone communicatie – weet je wat het is? De recente jaren hebben veel veranderingen met zich meegebracht, maar naast de uitdagingen zijn er ook voordelen. Bedrijven werden gedwongen om op afstand te werken en sommigen van hen hebben deze werkstijl tot vandaag behouden. Eigenaren van de bedrijven hebben opgemerkt dat thuiswerken veel voordelen heeft, maar sommige daarvan kunnen direct worden gekoppeld aan asynchrone communicatie en niet alleen aan het werken op afstand.
Werknemers die vanuit huis kunnen werken, kunnen veel tijd besparen omdat ze niet tijdens de piekuren hoeven te pendelen. Dit is zeer redelijk, vooral in een situatie waarin de afstand van huis naar kantoor groot is. Maar thuiswerken maakt de werknemer niet effectiever.
Wat telt, is de werkstijl, waarbij de resultaten en prestaties belangrijk zijn in plaats van de uren die achter het bureau worden doorgebracht. Asynchrone communicatie biedt vrijheid voor de creativiteit van werknemers en geeft hen een gevoel van controle over de situatie. Naast veel zorgen, voeren mensen die van hun plaatsen in kantoren worden vrijgelaten hun taken enthousiaster, tijdig en met betere resultaten uit.
Asynchrone communicatie vereist geen onmiddellijke reactie. Een ideaal voorbeeld van asynchrone communicatie is een e-mail die kan wachten op een antwoord. Een onmiddellijke reactie op de e-mail is een voorbeeld van synchrone communicatie.
Instant messaging is het beste voorbeeld van synchrone communicatie omdat ze verbinding in real-time mogelijk maken. De meeste werknemers hebben meldingen op hun e-mailaccounts en reageren onmiddellijk op de e-mails nadat ze deze hebben ontvangen, wat betekent dat hun communicatie ook synchroon is.
De meeste berichten vereisen geen onmiddellijke reactie – sneller betekent niet altijd beter. Reageren op e-mails trekt de focus weg en verstoort het werkritme. Afleidingen zoals e-mailberichten, meldingen en telefoontjes zijn een grote vijand van productiviteit. Soms kost één taak, die binnen een uur moet worden uitgevoerd, veel meer tijd vanwege problemen met effectiviteit.
De beste reactie op dergelijke problemen is asynchrone communicatie. Om het te laten werken, moeten de regels in de hele organisatie worden vastgesteld. Anders kunnen sommige werknemers het gebrek aan reacties beschouwen als een teken van disrespect en negeren, en niet als een poging om de efficiëntie te verbeteren.
De meeste taken die aan werknemers zijn toegewezen, kunnen worden uitgevoerd in het systeem van asynchrone communicatie. Er zijn sectoren, zoals klantenservice, die beschikbaarheid op bepaalde tijden vereisen. Maar creatieve taken, het opstellen van verklaringen of presentaties kunnen naar een asynchrone omgeving worden verplaatst.
De werknemer krijgt taken met een deadline, en het is aan hem wanneer hij de opdracht afrondt. Zo’n werkwijze maakt een toename van effectiviteit mogelijk en geeft de mogelijkheid om toegewezen taken aan te passen aan andere dagelijkse verplichtingen. Werknemers die flexibele uren werken, zijn meestal meer tevreden met hun werk en voeren hun taken bereidwilliger uit. Werknemers toestaan om de berichten te negeren en hen te bevrijden van de verplichting om onmiddellijk op elke e-mail te reageren, kan hun productiviteit verhogen. Meldingen en telefoontjes helpen niet om te focussen en elke onderbreking kan problemen veroorzaken met het opnieuw richten op de taak.
De meeste sectoren kunnen synchrone communicatie niet volledig afschaffen, maar verbeteringen en veranderingen zijn mogelijk. Als je een vergadering met je team moet organiseren, probeer het dan anders te doen. Laat het team al zijn andere taken asynchroon afronden voordat de vergadering begint. Hoe? Geef je team alle leermaterialen en taken van tevoren en stel dan de vergaderdatum vast. Deze aanpak stelt je werknemers in staat om op het beste moment voor hen te leren en kennis op te doen.
De vergadering zal efficiënter zijn en meer tevredenheid voor iedereen opleveren. Alle deelnemers dwingen om lange presentaties samen met andere teamleden te bekijken, is niet effectief. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, resulteert meer vrijheid in meer bereidheid om te werken en grotere ambitie.
Als je van plan bent om een nieuw communicatiemodel in je bedrijf in te voeren, begin dan met kleinere stappen. Een van de meest beruchte problemen met asynchrone communicatie is het feit dat sommige individuen een onmiddellijke reactie op hun vragen, opmerkingen of berichten verwachten.
Het is belangrijk om kleinere veranderingen in te voeren en duidelijke regels vast te stellen. De meeste digitale tools die worden gebruikt om te communiceren, hebben de optie om statussen in te stellen. Informeer je medewerkers dat ze deze functionaliteiten moeten gebruiken wanneer ze aan hun opdrachten werken en zich moeten concentreren. Andere werknemers moeten niet verwachten dat ze onmiddellijke reacties ontvangen. Dit zal ons helpen onnodige stress voor beide zijden van het communicatiekanaal te vermijden.
Als je e-mailberichten gebruikt om te communiceren, probeer dan je agenda’s te delen, waar alle werknemers tijdsblokken instellen. Met deze functie hebben alle medewerkers informatie over wanneer ze reacties op hun e-mails kunnen verwachten.
Asynchrone communicatie of synchrone communicatie – welk model te kiezen? Er is geen enkel recept om de effectiviteit van het team te verhogen. Asynchrone communicatie lijkt een interessant idee te zijn om afleidingen en problemen met een gebrek aan focus onder de werknemers te bestrijden. Het is belangrijk om te onthouden dat het afschaffen van vergaderingen in real-time geen gelukkige middenweg is die zonder overweging kan worden gebruikt. Vergaderingen moeten worden gewijd aan het creëren van opdrachten en gezamenlijke probleemoplossing om voordelen voor het bedrijf te brengen.
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en haar vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…