Waarom projectmanagementsoftware gebruiken? | #10 Aan de slag met projectmanagement

Vereist de uitvoering van elk project het gebruik van software? Vermoedelijk niet. Maar is het de moeite waard om ingewikkelde berekeningen in je geheugen uit te voeren met een rekenmachine binnen handbereik, wanneer tijd en nauwkeurigheid van het resultaat belangrijk zijn? Is het de moeite waard om naar een vergadering te komen met een map vol notities wanneer deelnemers een interessante en beknopte presentatie willen lezen?

Projectmanagementsoftware – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Tijd besparen
3. De status van het project volgen
4. Informatie beschikbaar maken
5. Zorg voor projectcontinuïteit
6. Samenvatting

Waarom projectmanagementsoftware gebruiken? Inleiding

Waarschijnlijk heeft niemand overtuiging nodig om projectmanagementsoftware te gebruiken. Vooral als we het hebben over grote en complexe projecten die simpelweg niet op papier kunnen worden uitgevoerd. Het is echter de moeite waard om uit te zoeken wat de voordelen van het gebruik van projectmanagementsoftware zijn. Overweeg eerst of we in onze PM-praktijk al deze gebieden onder controle hebben. Ten tweede kunnen we de software kiezen die het beste past bij de specificaties van onze projecten en samenwerking.

We willen vier gebieden benadrukken waarvan de verbetering cruciaal is voor gebruikers van projectmanagementsoftware. Dit zijn:

• tijd besparen
• de status van het project volgen
• de beschikbaarheid van informatie waarborgen
• de continuïteit van het project waarborgen

We zullen ze hieronder één voor één bekijken, gevolgd door een bespreking van softwarefuncties die het vermelden waard zijn, evenals een blik op enkele van de meest populaire oplossingen die op de markt beschikbaar zijn.

Tijd besparen

De tijdsbesparende voordelen van de software liggen voornamelijk in de verbeterde projectorganisatie. Dit betekent eenvoudige planning en flexibele schetsen van het projectkader. Het opstellen van een projectcharter of Gantt-diagram is veel eenvoudiger en praktischer wanneer het meteen in het programma wordt gedaan dat we later zullen gebruiken om het project te beheren.

Inderdaad, in plaats van externe tools te gebruiken, kunnen plannen worden aangevuld naarmate het project vordert met gedetailleerde taken die op Kanban-borden of in de projectbacklog zijn geplaatst. Dit biedt een volledig realistische meting van de tijd die door specifieke teamleden aan bepaalde taken is besteed.

Echter, als het gaat om projecttijdbeheer, is de keuze van de software zelf en of deze al bekend is bij het team van groot belang. Immers, projectmanagementprogramma’s verschillen aanzienlijk in complexiteit, en de leercurve kan moeilijk te navigeren zijn. Terwijl Firmbee een transparante omgeving is met alle tools die nodig zijn om een project te beheren, is Jira een kolossaal en zeer complex hulpmiddel dat de automatisering van taken en integraties met externe programma’s mogelijk maakt.

De status van het project volgen

Het tweede aandachtspunt voor projectmanagementsoftware is real-time monitoring van de projectstatus. Elk programma bevat analytische tools voor het visualiseren van statistieken. Ze tonen onder andere:

• de huidige status van de uitvoering van taken – hoeveel taken zijn voltooid en op welk tijdstip, wie welke taken heeft voltooid,
• het vergelijken van werkelijke resultaten met aannames – bijvoorbeeld, met behulp van een grafiek die de gemiddelde tijd van een taak vergelijkt met het werkelijke verloop ervan,
• de staat van de budgetuitvoering, evenals
• voorspellende tools om te beoordelen of de zaken in de juiste richting gaan.

Informatie beschikbaar maken

Een ander probleem dat de software helpt op te lossen, is de real-time beschikbaarheid van projectinformatie voor het team en belanghebbenden. De belangrijkste voordelen van projectmanagementsoftware zijn de mogelijkheid om op elk moment in te loggen, evenals de differentiatie van rechten – bijvoorbeeld, om taken te bewerken of de prestatiestatistieken van individuele teamleden te bekijken. Een klant kan bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om de taken te bekijken die in een bepaalde week zijn voltooid, maar niet de bevoegdheid om de lijst met taken die in de komende dagen moeten worden voltooid te bewerken.

Met andere woorden, het derde belangrijke gebied is om de handhaving van de juiste orde in het project te vergemakkelijken, evenals de transparantie van communicatie. Last but not least, helpt het gebruik van een bewerkte, on-the-fly, samenwerkende projectdocument om een gevoel van teamlidmaatschap en verantwoordelijkheid voor het voltooien van toegewezen taken die bijdragen aan het projectdoel op te bouwen.

Zorg voor projectcontinuïteit

Een belangrijk maar vaak over het hoofd gezien voordeel van het gebruik van projectmanagementsoftware is dat het continuïteit waarborgt in het geval van personeelsveranderingen. Deze kunnen zowel de Projectmanager als andere teamleden beïnvloeden. Dankzij de beschikbaarheid van historische projectgegevens en analytische tools kan een nieuwe persoon zich relatief gemakkelijk een idee van de situatie vormen en snel worden ingewerkt in nieuwe taken. Zonder de volledige projectdocumentatie te bekijken, kan ze ook onder andere ontdekken wat er al is gedaan, welke taken het team moeilijkheden bezorgt, en of het project volgens de planning en het budget wordt uitgevoerd.

Samenvatting

Projectmanagementsoftware vermindert de tijd die nodig is om projecten te voltooien. Van planning tot het delegeren van taken, tot het controleren van hun voltooiing door teamleden, wat niet elke keer door de Projectmanager hoeft te worden vastgelegd. Al deze stappen worden efficiënter uitgevoerd. Het loont dus de moeite om tijd te investeren in het leren van het juiste programma.

Het vergemakkelijkt ook het volgen van de huidige situatie en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op elk moment toegang hebben tot projectgerelateerde informatie die hen aangaat. We moeten hieraan toevoegen dat het een aanzienlijk gemak biedt om alle gegevens op één plek te verzamelen, waar het gemakkelijk is om grip op te krijgen. Deze functies maken het ook gemakkelijker om de continuïteit van het project te waarborgen, zelfs in het geval van radicale personeelsveranderingen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.