Projectdoel. Wat is het en hoe definieer je het goed? | #15 Aan de slag met projectmanagement

Het doel van het project, of wat we willen bereiken door het project uit te voeren, moet duidelijk zijn voor iedereen die betrokken is. Voor het team, de projectmanager, klanten, begunstigden en het management van de organisatie. Het is de basis voor het coördineren van activiteiten, het opstellen van individuele doelstellingen en het toewijzen van taken. De status van het project wordt gemeten aan de hand van de afstand tot de verwezenlijking ervan. Hoe definieer je het projectdoel goed?

Projectdoel – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Wat is het projectdoel?
3. De meest voorkomende fouten bij het formuleren van het projectdoel
4. Hoe het projectdoel te definiëren?
5. Samenvatting

Inleiding

Het projectdoel omvat vele kleinere doelstellingen en mijlpalen. Het overtreft ze allemaal in het beantwoorden van de vraag “Wat doen we?”. Wat moet er dus worden opgenomen in een geschikte formulering van een projectdoel om een soepele start van de uitvoering het beste te ondersteunen?

Wat is het projectdoel?

In de zevende editie van de PMBOK wordt het projectdoel gedefinieerd als:

“Iets waar acties op gericht zijn, een strategische positie, een doel dat bereikt moet worden, een resultaat dat uitgewerkt moet worden, een product dat geproduceerd of een dienst die geleverd moet worden.”

Daarom hoeft het projectdoel niet materieel te zijn. Hoewel de uitkomst van veel projecten de productie van een item, inhoud of software omvat, kan het ook een dienst of een verandering in de klant of in de organisatie zelf omvatten. Een projectdoel is bijvoorbeeld:

• Implementatie van het proces bij klant A voor het einde van december dit jaar
• Bereiken van nul broeikasgasemissies tegen 2025
• Lancering van product B op de Europese markt voor het einde van januari 2023
• Organisatie van een C-evenement voor 1.000 mensen volgende mei
• Optimaliseren van uitgaven en kosten met 30% verminderen in de D-afdeling van bedrijf E
• Verminderen van het aantal klachten met 10% in het volgende kwartaal.

Het nagestreefde doel is daarom nauw verbonden met de projectvisie, die de reden voor het nastreven van het doel aangeeft door de vragen “waarom?” en “waarvoor?” te beantwoorden.

De meest voorkomende fouten bij het formuleren van het projectdoel

Een van de meest voorkomende fouten die optreden bij het formuleren van een projectdoel is aannemen dat iedereen die betrokken is “weet wat te doen”. En als gevolg daarvan is er geen behoefte om een projectdoel te formuleren of gerelateerde documenten te maken. Helaas, zelfs als dit waar is in de eerste week van de projectuitvoering, vervaagt het doel snel en breidt de reikwijdte van het project zich uit en verandert deze. Daarom levert spontane projectuitvoering zelden de verwachte resultaten op.

Om deze reden wordt de verwezenlijking van een zakelijk projectdoel meestal bepaald niet alleen door projectdocumenten, maar ook door KPI’s, Key Performance Indicators. Deze hebben meestal betrekking op de realisatie van het projectbudget, de kwaliteit van de uitvoering en de tijd die nodig is om het project te voltooien. Het zijn deze KPI’s die de fouten die het vaakst optreden bij het formuleren van het projectdoel met zich meebrengen. Dit komt omdat ze betrekking hebben op het feit dat het beoogde resultaat niet meetbaar is in een van de belangrijkste aspecten. Het is bijvoorbeeld niet gespecificeerd:

• Hoe lang wordt verwacht dat het project zal duren?
• Welke kenmerken moet het product hebben om het project als voltooid te beschouwen?
• Wat is de onoverkomelijke limiet van het budget dat voor de uitvoering ervan is toegewezen?

Om te voorkomen dat dergelijke problemen zich voordoen, is het de moeite waard om bewezen technieken te gebruiken om het doel van het project correct te definiëren.

Lees ook: Soorten projecten

Hoe het projectdoel te definiëren?

Een van de meest toegepaste technieken om een projectdoel te formuleren is SMART, wat staat voor:

• S-Specifiek (Specific) – het doel moet zo specifiek mogelijk zijn, maar het moet alle werkgebieden die in het project zijn opgenomen dekken
• M-Metingen (Measurable) – budget, uitvoeringstijd, aantal betrokken mensen en de mogelijkheid om objectieve maatstaven vast te stellen om te bepalen of het project is voltooid zijn sleutels tot een goed gedefinieerd projectdoel
• A-Bereikbaar (Achievable) – door onvoorspelbare omstandigheden kan het altijd gebeuren dat het doel niet kan worden bereikt, maar op het moment van het stellen ervan moet het door alle belanghebbenden en het projectteam als haalbaar worden gezien
• R-Relevant (Realistic) – een projectdoel is realistisch als het haalbaar is met de middelen die de organisatie ter beschikking heeft, in plaats van bijvoorbeeld honderd specialisten te vereisen die moeilijk te vinden en in te huren zijn
• T-Tijdgebonden (Time-bound) – het project moet een duidelijk gedefinieerde duur hebben en de verwezenlijking van het beoogde resultaat.

Om te zien of je projectdoel voldoet aan de SMART-eisen, probeer de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat gebeurt er wanneer het doel is bereikt?
• Inspireert en motiveert dit doel je?
• Is dit doel volgens jouw kennis en ervaring haalbaar?
• Kan de voortgang naar dit doel worden gevolgd en hoe?
• Wanneer zal het verwachte resultaat verschijnen?

Samenvatting

Een projectdoel is een gearticuleerd en specifiek antwoord op de vraag “Wat doen we?”. Hoewel de resultaten sterk kunnen variëren afhankelijk van het type project dat wordt uitgevoerd, moet elk doel voldoen aan de hierboven beschreven SMART-criteria. Met een uitvoeringskader is het mogelijk om te plannen en ook te bepalen of het project wordt uitgevoerd zoals gepland.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.