Meest nuttige vaardigheden voor projectmanagers | #26 Aan de slag met projectmanagement

Het werk van een Projectmanager (PM) vereist planning en organisatie, maar bovenal flexibiliteit en waakzaamheid. Het is het vermogen om vroege tekenen van op handen zijnde veranderingen te zien en om tegelijkertijd veel veranderende omstandigheden bij te houden dat de inspanningen van de PM succesvol kan maken.

Meest nuttige vaardigheden van een projectmanager – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Universële vaardigheden in het werk van de Projectmanager
3. Gespecialiseerde vaardigheden van de Projectmanager
4. Mythen over de rol van de Projectmanager
5. Samenvatting

Inleiding

De optimale set van vaardigheden van de Projectmanager bestaat uit universele vaardigheden, ook wel overdraagbare vaardigheden genoemd, en gespecialiseerde vaardigheden. Hun verhouding varieert afhankelijk van het onderwerp en de omvang van het project dat wordt uitgevoerd. Eén ding blijft echter constant. Projectmanagers gebruiken elke dag een breed scala aan vaardigheden. Dit komt omdat hun werk zeer divers is en hen in staat stelt om elke dag verschillende uitdagingen aan te gaan. De ene dag is het organiseren en leiden van een vergadering met belanghebbenden, terwijl het de andere dag gaat om het uitwerken van een gedetailleerd budget voor de volgende mijlpaal. Welke vaardigheden zijn dus het meest gunstig?

Universële vaardigheden in het werk van de Projectmanager

Om naar de universele vaardigheden te kijken die van pas komen bij het beheren van projecten, stel je voor dat je een verhuizing organiseert. Om dit effectief te doen, moeten we ons vermogen tonen om:

• te plannen – om alles in de juiste volgorde in te pakken en de datum van het verlaten van het ene appartement te laten samenvallen met de verhuizing naar een nieuwe plek,
• te organiseren – om afspraken te maken met de verhuizers, het transportteam, en om alle dozen en spullen goed te labelen,
• kostenbeheer – om al in de fase van het nadenken over de verhuizing te zien of we ons droompand kunnen veroorloven, hoeveel het zal kosten om te verhuizen en de nieuwe plek in te richten,
• samenwerking met anderen – interpersoonlijke vaardigheden zijn bij een verhuizing vooral nuttig in de fase van het overtuigen van vrienden en familie om te helpen, en een gemakkelijke communicatie zal het proces van het verhuizen van bezittingen zeker gemakkelijker en aangenamer maken.

De bovenstaande lijst is de meest fundamentele basis, die de Projectmanager ontwikkelt door dagelijkse taken uit te voeren en daar gedetailleerde vaardigheden aan toe te voegen. Bijvoorbeeld, voor planning – bekendheid met de software die wordt gebruikt om taken op te splitsen en mijlpalen in een project dat begint. En voor samenwerking met anderen – het delegeren van taken en het voortdurend modereren van de teamworkflow.

Gespecialiseerde vaardigheden van de Projectmanager

In het werk van de PM, naast universele planning, organisatie, management en samenwerking, zullen verschillende gespecialiseerde vaardigheden van pas komen. Deze omvatten:

• besluitvorming,
• rapportage,
• flexibiliteit, en
• het herkennen en reageren op verandering.

Het vermogen om beslissingen te nemen en daarvoor verantwoordelijkheid te nemen is nauw verbonden met de belangrijkste momenten van de levenscyclus van een project, evenals met de leiderschapspositie die de Projectmanager binnen het team bekleedt.

Rapportage daarentegen is een combinatie van efficiënt communiceren, taken organiseren en samenwerken met anderen. Een ervaren PM weet hoe hij informatie voor belanghebbenden moet voorbereiden, wat hij erin moet opnemen, en hoe en hoe vaak hij met hen moet communiceren.

Flexibiliteit helpt om een communicatiestijl te creëren die past bij de belanghebbenden van een project. Het stelt de Projectmanager ook in staat om de manieren van werken aan te passen aan het team waarmee hij of zij werkt. Bijvoorbeeld, het afstemmen van de frequentie van vergaderingen en de diepte van de bespreking van voltooide taken op het ervaringsniveau van het team. De vaardigheid die het succes of falen van de PM kan bepalen, is echter flexibiliteit in de uitvoering van taken – inclusief repetitieve taken. Dit betekent rekening houden met de huidige omstandigheden en in staat zijn om buiten het schema te denken om de verwachte resultaten te bereiken.

Deze vaardigheid is nauw verbonden met de laatste – de moeilijk te trainen gevoeligheid voor veranderingen in de omgeving. Reageren op verandering geldt voor bijna alle gebieden van een project. Een voorbeeld is het aanpassen van het budget aan veranderende prijzen – dit betekent dan het spotten van trends en het benutten ervan, evenals het opmerken van de verwachtingen en financiële mogelijkheden van klanten.

Mythen over de rol van de Projectmanager

Er zijn verschillende mythen verbonden aan de rol van de PM. Kijk maar eens naar het niet zo prettige stereotiepe beeld. Voor velen is het een beeld van een zelfvoldane jonge man die zijn carrière heel vroeg is begonnen. Hij begrijpt elk detail van het project perfect, of is in ieder geval overtuigd van zijn kennis, en wijst genadeloos de fouten van zijn collega’s aan.

Laten we deze karikaturale portret eens van dichterbij bekijken en aandacht besteden aan drie onderliggende mythen.

Mythe 1. De Projectmanager heeft veel ervaring in de organisatie waar hij of zij het project beheert.

Mythe 2. De Projectmanager is perfect bekend met alle kwesties die bij het project betrokken zijn.

Mythe 3. De Projectmanager controleert en verbetert de taken die door alle teamleden worden uitgevoerd.

Mythe 1 is gerelateerd aan de overtuiging dat alleen een persoon met veel senioriteit effectief projecten kan beheren. In veel gevallen kan echter zelfs een beginnende medewerker die overdraagbare vaardigheden heeft ontwikkeld die functioneel zijn in projectmanagement, goed presteren in de rol van een assistent Projectmanager. Dit geldt ook voor mensen die ervaring hebben opgedaan in andere organisaties, zolang ze de juiste tools en methoden kennen die nodig zijn om als PM te functioneren.

Mythe 2 combineert de opvatting dat de PM alle details van een project uit het hoofd moet kennen, en een goed gevestigde, deskundige kennis van het projectgebied heeft. Projectdetails worden echter opgeslagen door software, in een goed geordende vorm. De taak van de Projectmanager is om deze orde te creëren en te onderhouden en de informatie te gebruiken. Deskundige kennis daarentegen wordt door teamleden bezeten. De PM heeft uitgebreide kennis nodig om het algemene kader vast te stellen voor hoe het project moet verlopen, en om de juiste vragen te stellen.

Mythe 3 maakt deel uit van het stereotype waarin de PM elk detail van de taken die aan het team zijn gegeven, verbetert. Micromanagement is een van de fouten bij het werken met een team. Het maakt echter geen deel uit van de verantwoordelijkheden van de PM!

Samenvatting

Universële vaardigheden, of wendbaarheid, zijn nuttig in het werk van een Projectmanager:

• planning
• organisatie
• kostenbeheer, evenals
• werken met mensen.

De vaardigheden van een projectmanager zijn echter niet minder belangrijk, namelijk efficiënte besluitvorming, rapportagevaardigheden, evenals flexibiliteit en effectieve reactie op verandering.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.