Hoe te communiceren op het werk om effectiever te zijn en doelen sneller te bereiken?

Elke enkele dag van ons leven is gevuld met communicatie. We sturen duizenden – zo niet miljoenen, verbale en non-verbale communicatiesignalen naar de mensen in ons leven. Hoe we spreken en reageren resulteert uiteindelijk in de uitkomsten die we zien. Toch is het niet moeilijk te zien dat communicatie soms niet effectief is. Miscommunicatie veroorzaakt vaak frustratie en conflict, en we voelen ons machteloos om er iets aan te doen.

Communicatie op het werk – besproken kwesties:

1. Oplossingen beginnen met het stellen van de juiste vragen
2. Bouw een open en transparante communic-cultuur
3. Leer hoe je efficiënt kunt communiceren
4. Houd periodieke – en waardevolle – vergaderingen
5. Luister naar je collega’s
6. Profiteer van de juiste projectmanagementtools
7. Moedig feedback van werknemers en collega’s aan

Een plek waar communicatie lijkt te worstelen is op de werkvloer.

Of je nu een remote worker bent of in een cubicle zit tussen honderden collega’s, communicatie vindt plaats – en niet al het is effectief.

Miscommunicatie tussen collega’s, klanten en leidinggevenden kan je gefrustreerd en teleurgesteld achterlaten op het werk, met deadlines die naderen.

Hoe kunnen we dit probleem dat zoveel kantoren en teams teistert veranderen? Hoe kunnen we leren om effectiever te communiceren op het werk om gelukkiger, productiever te zijn en onze doelen efficiënter te bereiken?

Oplossingen beginnen met het stellen van de juiste vragen

De juiste methode kennen om om project- of taakupdates te vragen kan lastig zijn. In een recente peiling op Twitter vroegen we volgers hoe zij opvolging geven aan collega’s of werknemers en hun toegewezen taken op het werk uitvoeren.

Overweldigend veel respondenten gaven aan dat ze teruggrepen op een “vriendelijke duw” wanneer ze updates zochten over tijdgevoelige werkzaamheden.

Waarom heeft een vriendelijke duw meer gewicht dan formele e-mails of actiegerichte berichten? Misschien is het te wijten aan relationele onbekenden die bestaan op de werkvloer. Of misschien maakt een gebrek aan productieve communicatietools het moeilijk om behoeften op een effectieve, maar toch vriendelijke en bemoedigende manier te communiceren.

Niemand wil die collega zijn die een reputatie opbouwt voor zeuren of hard zijn. Toch blijven miscommunicatie en gemiste verwachtingen bedrijven elke dag teisteren.

Misschien is de oplossing niet om communicatief vaardiger te zijn, maar in plaats daarvan effectiever te communiceren. Met de juiste methoden en tools tot je beschikking, kun je je communicatie op de werkvloer verbeteren, onverwachte drama’s vermijden en samen sneller je doelen bereiken.

Hier zijn een paar manieren waarop je je communicatie op de werkvloer kunt verbeteren:

1. Bouw een open en transparante communic-cultuur

De beste manier om miscommunicatie op de werkvloer te vermijden is met een sterke cultuur.

Dit kost tijd en vereist dat je investeert in enkele waardevolle acties. Begin elke print-, digitale of persoonlijke communicatie met het doel om direct en eerlijk te zijn met je werknemers (collega’s) over eventuele bedrijfsdoelen of projecten.

Met deze strategie kun je gemakkelijk nieuwe prioriteiten en einddoelen voor zakelijke taken bevestigen – het helpt om snel de kloof tussen management en werknemers te dichten. Volg regelmatig op met gebruikelijke updates zodat werknemers prioriteiten voor zichzelf kunnen vaststellen en een duidelijke visie op de toekomst hebben.

2. Leer hoe je efficiënt kunt communiceren.

Goede communicatie is een kunstvorm.

De juiste manier van communiceren op het werk is om je ideeën, gedachten, wensen of problemen die je tegenkomt duidelijk en openlijk te uiten met een persoon die je daarbij zou moeten helpen.

Vermijd conflicten door de beste oplossing voor beide partijen te vinden. Je kunt ook een onpartijdige derde partij vragen om je te helpen met situaties wanneer jij of iemand anders niet effectief kan communiceren vanwege de betrokken emoties.

3. Houd periodieke – en waardevolle – vergaderingen.

Wees niet bang om frequente vergaderingen te houden – houd ze gewoon waardevol.

Consistente vergaderingen met je manager en teamleden kunnen je helpen vertrouwen en gemeenschap op te bouwen. Ze zijn ook cruciaal voor het controleren van de voortgang van toegewezen taken, doelen, projecten en eventuele problemen die zich hebben voorgedaan.

Samen kunnen jullie een lijst van prioriteiten voor de komende periodes analyseren en ontwikkelen.

4. Luister naar je collega’s.

Onderwaardeer nooit de kracht van actief luisteren. Luisteren is essentieel om de communicatie op het werk te verbeteren en problemen op te lossen die zich in elk bedrijf kunnen voordoen.

Ondersteun je woorden met daden. Op deze manier krijg je respect van management, teamleden of werknemers en kun je snel vertrouwen winnen in hun ogen.

5. Profiteer van de juiste projectmanagementtools.

Er zijn veel projectmanagement- en taakvolgoplossingen waaruit je kunt kiezen om de communicatie en synergie binnen het team te verbeteren.

Een andere Twitter-peiling die ons team heeft uitgevoerd, toonde aan dat technologische oplossingen teams kunnen helpen om miscommunicatie te vermijden meer dan je misschien zou verwachten:

Met de juiste communicatietool wordt het gemakkelijker om werkroosters voor je werknemers te creëren en te zien waar ze op elk moment staan. Op deze manier kun je gemakkelijk coördineren en de strategische stappen van je bedrijf bespreken.

6. Moedig feedback van werknemers en collega’s aan.

Zonder feedback kun je je communicatie niet verbeteren of miscommunicatie verminderen. Dit kan worden bereikt door een eenvoudig feedbacksysteem op je werkplek te implementeren.

Werknemers weten precies wat er van hen wordt verwacht in hun dagelijkse taken. Het helpt ook om teamleden op de hoogte te houden van het huidige werkproces en wat er gaande is met toegewezen projecten of opdrachten.

Ruimte geven voor feedback is een geweldige manier om een vertrouwenscultuur op de werkvloer op te bouwen. Vertrouwen en aanmoediging zijn een balsem voor bijna elke miscommunicatie – en misschien wel de beste preventieve maatregel in je toolkit.

Als je je teamwork wilt verbeteren, lees dan over facilitatie en de bijdrage ervan aan de werkomgeving.

Vergeet nu niet wat belangrijk is in goede communicatie, je kunt ons feedback geven door een reactie hieronder achter te laten! Sluit je ook aan bij onze Facebook-gemeenschap om in contact te blijven.