Hoe kies je de beste projectmanagementsoftware? | #11 Aan de slag met projectmanagement

De beste projectmanagementsoftware is degene die je niet kunt zien. Die doet zijn werk zonder veel aandacht te trekken. Het is gemakkelijk te gebruiken en bevat alle noodzakelijke functies. Maar wat omvatten deze “noodzakelijke” functies? Lees verder om erachter te komen!

De beste projectmanagementsoftware – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Projecttemplates
3. Weergaven
4. Integraties
5. Werkgebieden
6. Samenvatting
7. Bekijk onze software voor projectmanagement

Hoe kies je de beste projectmanagementsoftware? Inleiding

Voordat we specifieke projectmanagementsoftware bespreken, laten we overwegen welke functies het moet vervullen. We hebben ons onderwerp van vandaag in drie delen verdeeld. Eerst kijken we naar de weergaven die in verschillende programma’s worden aangeboden. In het tweede deel bekijken we de benodigde integraties. En ten derde kijken we naar welke gebieden van de operaties van een organisatie dergelijke software moet dekken.

Projecttemplates

De meeste programma’s stellen je in staat om meerdere projecten onafhankelijk te beheren. Dit is het vermelden waard als je te maken hebt met programma’s of een portfolio van projecten, en als PM’s in jouw organisatie met meer dan één project tegelijkertijd bezig zijn, of als je projecten met een repetitieve flow uitvoert – dan is het de moeite waard om zelf een projecttemplate te maken die herhaaldelijk kan worden gebruikt.

Als je echter het programma voor de eerste keer gebruikt, of het is een op maat gemaakt project, kun je de ingebouwde templates gebruiken. Deze maken het veel gemakkelijker en sneller om met een nieuw project te beginnen. Dit komt omdat ze je helpen om meteen aan de slag te gaan in een kant-en-klare omgeving, vooraf geconfigureerd en ontworpen voor projectmanagement in bijvoorbeeld Scrum of Prince2-methodologie.

Weergaven

Ongeacht de gekozen template of methode, bevat projectmanagementsoftware meestal standaardweergaven. Ze tonen het geselecteerde aspect van de projectuitvoering duidelijk. Voor ons zijn de belangrijkste weergaven:

• Tijdlijn – die kan worden geschaald om de gehele duur van het project of een geselecteerde periode te dekken,
• Taaklijst – om taken die momenteel in uitvoering zijn, net voltooid zijn, of binnenkort moeten worden uitgevoerd, te bekijken,
• Kalender – een agenda om vergaderingen en groepsactiviteiten te plannen,
• Analytische tools – dat wil zeggen, grafieken en datavisualisaties van specifieke gebieden van projectuitvoering en de werklast van individuele teamleden om rapporten te genereren,
• Team – een lijst van mensen die bij het project betrokken zijn met contactinformatie.

Integraties

Bij het kiezen van een projectmanagementprogramma wordt er minder vaak aandacht besteed aan integraties, dat wil zeggen, met welke programma’s en applicaties onze tool werkt. Dit komt omdat sommige managementprogramma’s, zoals Firmbee, monolieten zijn. Dit is een platform dat uitgebreide ondersteuning biedt voor alle projectgerelateerde taken – van taaklijsten en notities tot het afhandelen van facturen en zelfs het teamwervingsproces.

Soms fungeert een programma dat projectmanagement vergemakkelijkt echter als een set van zogenaamde microservices, dat wil zeggen, een set samenwerkende modules die kunnen worden in- en uitgeschakeld. In dit geval blijken integraties zeer nuttig te zijn. Deze kunnen verbindingen omvatten met bijvoorbeeld:

• externe kalenders (bijvoorbeeld Google of Apple Kalender), waardoor het mogelijk is om bijvoorbeeld vergaderuitnodigingen te versturen,
• communicators – zoals Microsoft Teams, Zoom of Slack, waardoor het gemakkelijk is om te communiceren zonder inhoud te hoeven kopiëren of verplaatsen,
• lezers van verschillende formaten, zodat je gemakkelijk de inhoud van documenten of afbeeldingsbestanden kunt bekijken,
• e-mail – om taken rechtstreeks per mail toe te voegen,
• verkooptools voor e-commerce, zoals Salesforce, Zoho Desk en Zendesk,
• de cloud om grotere projectbestanden op te slaan en te delen
• beveiligings- en autorisatietools zijn essentieel, vooral wanneer je van buiten het kantoor werkt en minder veilige internetverbindingen hebt,
• gespecialiseerde rapportagetools, zoals Power BI, Looker of Google Sheets, bijvoorbeeld.

Bij het kiezen van een bepaald programma is het ook de moeite waard om jezelf af te vragen of het alleen op een computer werkt of dat het ook een mobiele app heeft.

Werkgebieden

De primaire gebieden van projectuitvoering die door de software worden ondersteund, zijn taakbeheer in de tijd, evenals budgetvisualisatie. Afhankelijk van het type project dat wordt uitgevoerd, zijn modules zoals:

• contacten – vooral als de projectuitvoering samenwerking met freelancers of meerdere klantvertegenwoordigers omvat,
• campagnes – wanneer marketing- of verkoopactiviteiten deel uitmaken van het project,
• documenten – wanneer het nodig is om verschillende materialen te delen,
• human resources – een optie die bijzonder nuttig is wanneer een projectteam wordt gevormd of personeel moet worden aangevuld tijdens de projectuitvoering,
• financiën – naast de algemene status van het projectbudget is het nuttig om een tool bij de hand te hebben die je in staat stelt om uitgaven voor verschillende doeleinden te collateren, of om aanbiedingen van producten en diensten die nodig zijn voor het project te vergelijken.

Samenvatting

De essentiële functies die projectmanagementsoftware moet vervullen, zijn het vergemakkelijken van werkorganisatie en planning. Het gebruik van templates – of ze nu ingebouwd of zelfgemaakt zijn – maakt het veel gemakkelijker om te beginnen. En duidelijke weergaven die specifieke aspecten van de uitvoering van een project weergeven, maken dagelijkse taken aangenamer en eenvoudiger. Integraties betekenen ondertussen dat we onze favoriete software kunnen gebruiken door deze te combineren met de software die we gebruiken om het project te beheren. Tenzij het natuurlijk geavanceerd genoeg is om modules te combineren die communicatie, financieel beheer en HR mogelijk maken.

Bekijk onze software voor projectmanagement:

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.