Hoe voer je een effectieve afstandsontslagprocedure uit? 4 basis- en eenvoudige stappen

Welkom in het tijdperk van afstandsontslagen

Ongetwijfeld is de beste manier om een werknemer over een ontslag te informeren via een persoonlijk gesprek. Aangezien veel werknemers echter vaak in andere steden of zelfs landen wonen dan hun werkgevers, kan het organiseren van persoonlijke ontmoetingen belastend, kostbaar en tijdrovend zijn. Dit kan bijzonder problematisch zijn als het gaat om disciplinaire ontslagen. Daarom moeten werkgevers alternatieve manieren zoeken om ontslagen efficiënt te beheren.

Hoe voer je een afstandsontslag uit?

Wat moet je doen als een persoonlijk gesprek met een werknemer niet mogelijk is? Hier zijn enkele van de belangrijkste zaken waar je rekening mee moet houden bij het uitvoeren van een afstandsontslag.

1. Kies het juiste medium

Telefoongesprekken en videoconferenties vervangen al enige tijd de persoonlijke interacties tussen werknemers, en ze moeten ook worden gebruikt bij het uitvoeren van afstandsontslagen. Videobellen wordt hier als een voorkeuroplossing beschouwd, omdat je non-verbale signalen zoals gezichtsuitdrukkingen, gebaren en oogcontact kunt observeren. Deze signalen bieden waardevolle inzichten in de reactie van de werknemer, vooral in gevoelige zaken zoals het bespreken van de werkstatus. Wanneer beide partijen elkaars reacties kunnen zien, helpt dit om een soepelere conversatie te creëren en het proces effectiever te navigeren.

2. Bereid je voor

Bij het uitvoeren van een afstandsontslag is het belangrijk om geldige redenen voor de beslissing te hebben. Bereid voor de vergadering ondersteunende documenten voor, zoals prestatierecords, om de noodzaak van beëindiging te rechtvaardigen. Tijdens het gesprek kan het nodig zijn om deze documenten op het scherm te delen, zodat de werknemer begrijpt waarom hij of zij wordt ontslagen en het gevoel heeft dat het proces eerlijk is.

3. Anticipeer op vragen

Voorbereid zijn op mogelijke vragen van een werknemer tijdens een afstandsontslag is ook belangrijk. Ze willen misschien dat je de redenen voor de beëindiging verduidelijkt, evenals meer informatie geeft over de opzegtermijn, het ontslagpakket, referenties of opgebouwde verlofdagen. Dit soort gesprekken is stressvol voor beide partijen, dus het is raadzaam om de HR-afdeling te raadplegen en alle nodige informatie van tevoren te verzamelen om bevredigende antwoorden te kunnen geven.

4. Regel de formaliteiten

Na het gesprek met een werknemer, zorg ervoor dat je hen snel de nodige documenten per e-mail stuurt en originele kopieën per post verzendt. Het is cruciaal om de taken te bepalen die tijdens de resterende periode in het bedrijf moeten worden voltooid, rekening houdend met de duur. Dit omvat het overdragen van taken, projecten en contacten aan andere werknemers. Maak afspraken voor de teruggave van geleende apparatuur, zoals laptops, headsets en muizen, door indien nodig een koeriersdienst te regelen. Zorg er ook voor dat de IT-afdeling de toegang van de werknemer tot het bedrijfsaccount, domein en systeem om veiligheidsredenen intrekt.

Samenvatting

Het afscheid nemen van een werknemer gaat nooit gemakkelijk voor iemand. Het wordt tegenwoordig nog uitdagender wanneer persoonlijke interacties beperkt zijn. Ongeacht de omstandigheden is het echter cruciaal voor managers en HR-afdelingen om ontslagen professioneel af te handelen. Dit houdt in dat er juiste procedures voor het beëindigen van werknemers worden vastgesteld en teamleiders worden getraind. Door deze stappen te volgen, kunnen we ervoor zorgen dat een werknemer zich gedurende het proces gerespecteerd voelt.

Lees meer: Top 3 online team building games voor afstandsteams

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.