Gebieden van projectactiviteit | #8 Aan de slag met projectmanagement

Een project zou altijd moeten eindigen met de levering van een waardevol product of de realisatie van een zakelijk doel. Maar kunnen we de gebieden van projectactiviteit definiëren? Wie wordt er door het project beïnvloed en door welke fasen vordert of cycled het als we de gehele duur van het project in overweging nemen?

Projectactiviteit – inhoudsopgave:

1. Gebieden van projectactiviteit – inleiding
2. Projectfasen
3. Mensen in het project
4. Formeel projectmanagement
5. Gebieden van projectactiviteit – samenvatting

Gebieden van projectactiviteit – inleiding

De 2021 PMBOK onderscheidt maar liefst acht gebieden waarvan de interactie cruciaal is voor de totaliteit van elk project. Dit zijn:

• belanghebbenden
• team
• methode
• planning
• uitvoering
• levering
• meting en analyse, en
• risico’s van projectimplementatie.

De bovenstaande velden vermengen zich en zijn met elkaar verbonden. Tijdens de levenscyclus van het project verandert ook het belang dat aan elk wordt gehecht. Geen enkel gebied is echter uitgesloten of definitief afgesloten voor het einde van het project. Deze uitspraak lijkt voor de hand liggend als je denkt aan het belang van de deelname van het projectteam voor elke fase van het project. Het is echter de moeite waard om dit in gedachten te houden bij het nadenken over de fasen van een project. Immers, de planning is niet voltooid voordat we naar de uitvoeringsfase gaan. Het vindt cyclisch plaats naarmate er meer werk wordt gedetailleerd en de details van de uitvoering worden afgesproken met de belanghebbenden.

Laten we nu de projectgebieden vanuit een breder perspectief bekijken. Wat zijn de kwesties en problemen die in elk van hen moeten worden opgelost?

Projectfasen

De tijdsdimensie van een project is primair verbonden met de planning, uitvoering en levering. Hoe deze fasen met elkaar verbonden zijn, hoe vaak en in welke cycli ze elkaar opvolgen, is nauw verbonden met de methode van projectimplementatie, die de levenscyclus ervan bepaalt.

In PMBOK, wordt een projectfase gedefinieerd als een set van logisch gerelateerde activiteiten die leiden tot een of meer opleveringen. Een projectlevenscyclus is simpelweg een reeks fasen die van visie naar projectvoltooiing leiden.

Bijvoorbeeld, in de cascade methode (Waterval), volgen projectfasen elkaar sequentieel en slechts één keer op. Als het project daarentegen wordt uitgevoerd in een van de agile methodologieën, volgen ze elkaar meerdere keren op, waarbij elke keer het resultaat dat in de vorige iteratie is geleverd als uitgangspunt wordt genomen.

Stel bijvoorbeeld dat het doel van het project is om een op maat gemaakte mobiele applicatie te ontwikkelen voor het monitoren van de fysieke activiteit van ouderen. In de eerste benadering van de planning stellen we het algemene kader van het project vast en kiezen we een agile methodologie. Ten eerste moeten we de reikwijdte van het project definiëren. Met andere woorden, uitvinden:

• Welke tijd en budget hebben we beschikbaar,
• Wat voor soort team hebben we nodig, en
• Wat zijn de verwachtingen van de belanghebbenden, dat wil zeggen, aan de ene kant de klant, en aan de andere kant – de ouderen die de applicatie zullen gebruiken?

In de eerste benadering van de planning schrijven we echter alleen de taken in detail uit die bedoeld zijn om in de directe volgorde te worden voltooid. Dat wil zeggen, meestal die gerelateerd aan de planning zelf, maar eindigend met een specifiek resultaat – bijvoorbeeld, de oprichting van een team. Pas in de tweede en volgende rondes, al met de deelname van het projectteam, zullen we ons verdiepen in de taken die verband houden met de taakverdeling en de uitvoering van taken die tot het project behoren.

Mensen in het project

De mensen die cruciaal zijn voor het project zijn de belanghebbenden en het projectteam. Belanghebbenden kunnen organisaties, groepen en individuen aanduiden, onder anderen:

• klant of klanten
• zakenpartners
• projectbegunstigden – bijvoorbeeld, de ouderen van het project dat we hierboven hebben beschreven.

Het woord “belanghebbenden” beschrijft dus allen die worden of kunnen worden beïnvloed door de uitvoering van het project.

Een projectteam bestaat daarentegen uit specialisten die gezamenlijk toegewezen taken uitvoeren die leiden tot de realisatie van het projectdoel. In het voorbeeld met de mobiele applicatie zouden er minstens vier rollen op het team moeten worden ingevuld:

• programmeur – verantwoordelijk voor de technische kant van de mobiele oplossing,
• onderzoeker – wiens taak het zou zijn om contact op te nemen met ouderen en te beoordelen hoe hun activiteit optimaal kan worden gemonitord met behulp van een mobiel apparaat,
• UX/UI ontwerper – de persoon die verantwoordelijk is voor de inhoud en werking van de applicatie vanuit het perspectief van de gebruiker, evenals voor het visuele ontwerp.

De persoon die verantwoordelijk is voor het team en het project is de Projectmanager, ook wel Project Lead genoemd. Het is aan hem om zowel de interpersoonlijke als de formele dimensies van projectmanagement te beheren.

Formeel projectmanagement

De formele kant van projectmanagement, waarvoor de Projectmanagers verantwoordelijk zijn, omvat:

• selectie en implementatie van de managementmethode,
• planning en onderhoud van de noodzakelijke documentatie, statistieken en metingen, zoals het monitoren van de voortgang van het project,
• risicobeheer.

Dit zijn sleutelgebieden vanuit zakelijk perspectief. Inderdaad, de keuze van een managementmethode die is afgestemd op de taken is een belangrijke factor die het succes of falen van het gehele project kan bepalen. Continu bijgewerkte planning, projectmonitoring en risicoanalyse zijn essentieel, niet alleen vanwege de voordelen van kennisgestuurd projectmanagement, dat bewust leren van eigen fouten mogelijk maakt. Ze zijn ook cruciaal vanwege – vaak formeel opgelegde – eisen van belanghebbenden voor voortdurende toegang tot documenten die de huidige status van het project tonen.

Gebieden van projectactiviteit – samenvatting

Elk project bestaat uit acht gebieden van actie, die kwesties omvatten met betrekking tot: het tijdsraam voor projectimplementatie, mensen die op verschillende manieren door het project worden beïnvloed, en het formele bestuurskader. Al deze gebieden zijn relevant gedurende het project en beïnvloeden elkaar, ter ondersteuning of belemmering van het doel.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.