Bedrijfs evenementenplanning in 6 stappen

Een van de meest populaire en dynamisch ontwikkelende takken van marketing is evenementmarketing. Het gaat om de organisatie van verschillende evenementen waarvan het doel is de doelstellingen van het bedrijf te vervullen. Er zijn verschillende soorten evenementen, en een daarvan is een bedrijfs evenement. Wat is het? Hoe organiseer je het goed? Lees het artikel om meer te leren over de planning van bedrijfs evenementen.

Planning van bedrijfs evenementen – inhoudsopgave:

1. Wat is een bedrijfs evenement?
2. Doelen definiëren
3. Denk aan een doelgroep
4. Kies tijd en plaats
5. Stel een budget vast
6. Maak een tijdlijn
7. Promoot je evenement

Wat is een bedrijfs evenement?

Een bedrijfs evenement is een evenement dat door een bedrijf wordt georganiseerd voor zijn werknemers, klanten of zakenpartners. Afhankelijk van wie het evenement is gericht, kan het verschillende doelstellingen hebben. Bijvoorbeeld, het doel van een kantoorfeest kan zijn om werkgerelateerde stress te verminderen, samenwerking te versterken, de relaties tussen werknemers te verbeteren en een goed team op te bouwen. Aan de andere kant is het belangrijkste doel van evenementen die voor zakenpartners worden georganiseerd vaak de presentatie van een nieuw product. Het organiseren van een bedrijfs evenement is een complex project. Om het goed te plannen, moet je aan een paar dingen denken.

Doelen definiëren

Het hele verloop van het evenement hangt af van de doelstellingen. Het eerste waar je aan moet denken bij het organiseren ervan, is te definiëren voor wie het is en wat het doel is. Dit kan een merkpromotie zijn, het leggen van nieuwe zakelijke contacten, het verbeteren van de communicatie en het verhogen van de motivatie van werknemers. Bij het definiëren van je doelen is het nuttig om jezelf de volgende vragen te stellen: Waarom organiseer ik een evenement? Wat moeten de deelnemers eruit halen en wat moeten ze onthouden? Hoe precies ga ik het succes meten?

Denk aan een doelgroep

Bij het organiseren van een bedrijfs evenement, moeten we altijd in gedachten houden voor wie we het plannen. De tevredenheid van de deelnemers is de sleutel tot jouw succes. Denk aan hun behoeften en verwachtingen. Houd hier rekening mee bij het kiezen van de juiste datum, locatie en attracties.

Kies tijd en plaats

Het kiezen van de juiste tijd en plaats is ook een belangrijke factor bij de planning van bedrijfs evenementen. Het is de moeite waard om elementen zoals gemakkelijke toegang tot de evenementlocatie en voldoende grote ruimte voor het aantal gasten in overweging te nemen. Als het evenement buiten wordt georganiseerd, denk dan aan het weer en plan wat te doen als het plotseling verandert. De datum van je evenement moet worden aangepast aan de genodigden. Controleer of het niet botst met andere vieringen die een afleiding voor je gasten kunnen zijn.

Stel een budget vast

De volgende stap is om te controleren welk budget je hebt. Plan je uitgaven zorgvuldig en maak een kostenraming. Denk na of het de moeite waard is om samen te werken met sponsors. Een dergelijke oplossing zal je kosten verlagen, een aanzienlijke toegevoegde waarde aan je evenement geven en het nog aantrekkelijker maken.

Maak een tijdlijn

Nauwkeurige planning van bedrijfs evenementen is de sleutel tot hun succes. Bereid een gedetailleerde checklist voor die je in staat stelt alles onder controle te houden. Houd rekening met zowel de tijdlijn van het evenement als de zaken die van tevoren moeten worden georganiseerd, zoals bezoeken aan de locatie, factuurbetalingen en het versturen van uitnodigingen. Een goed idee is om een tijdlijnmaker te gebruiken om je georganiseerd te houden.

Promoot je evenement

Deelnemers zijn het belangrijkste element van je evenement. Tenslotte organiseer je het voor hen. Daarom moet je wat tijd besteden aan de promotie ervan. Er zijn veel manieren om je gasten hierover te informeren. Je kunt uitnodigingen versturen, hetzij per traditionele post of per e-mail. Om werknemers aan te moedigen deel te nemen aan het evenement, neem een creatievere benadering. Een veelvoorkomende praktijk is om kleine geschenken, d.w.z. geschenkdozen, samen met de uitnodiging te sturen. Als je project een open formule heeft, maak dan het evenement op Facebook aan. Hierdoor zal de boodschap een grote groep ontvangers bereiken. Vergeet ook niet om informatie over het evenement op andere sociale netwerksites te delen.

Planning van bedrijfs evenementen – samenvatting

De planning van bedrijfs evenementen kan complex worden. Het is een uitdagende taak die veel werk en toewijding vereist. Er zijn echter softwaretools die dit proces kunnen stroomlijnen. Een daarvan is Firmbee.

Met Firmbee kun je gemakkelijk elk detail van je evenement plannen. Een kanbanbord helpt je bij het plannen van taken en het verdelen ervan onder je collega’s. Dankzij het instellen van taakstatussen en het uitwisselen van opmerkingen kun je op de hoogte blijven en controleren of het werk aan het evenement vordert.

Een andere nuttige functie die je in Firmbee zult vinden, is een contactdatabase. Hiermee heb je toegang tot alle relevante gegevens over de deelnemers aan het evenement. Je kunt ze op één plek opslaan, zodat niets belangrijks je aandacht ontgaat.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Linkedin en Twitter.