4 stappen om de tijd voor taken nauwkeuriger in te schatten

Het inschatten van de tijd die nodig is om een specifieke activiteit uit te voeren, is een van de essentiële elementen voor een betere organisatie van ons leven – zowel op het werk als thuis (bijvoorbeeld voor huishoudelijke taken). Veel mensen hebben twijfels over deze techniek, omdat ze geloven dat het in de meeste gevallen simpelweg onmogelijk is om de benodigde tijd nauwkeurig in te schatten vanwege de afhankelijkheid van te veel externe factoren. Er zijn echter manieren waarop we dit proces beter kunnen uitvoeren, wat cruciaal kan zijn, bijvoorbeeld bij het opstellen van een projectplanning. We presenteren ze hieronder aan u.

4 stappen om tijd in te schatten – inhoudsopgave:

1. Stap 1: Lijst alle noodzakelijke activiteiten op
2. Stap 2: Herinner je eerdere ervaringen
3. Stap 3: Anticiperen
4. Stap 4: Volg je voortgang
5. Samenvatting

Stap 1: Lijst alle noodzakelijke activiteiten op

Om de werktijd goed in te schatten, is het niet genoeg om simpelweg een lijst van taken op te schrijven en het aantal uren dat nodig is om ze te voltooien te specificeren. Het is belangrijk om voor elke taak een uitgebreide lijst van activiteiten aan te geven die uitgevoerd zullen worden als onderdeel van de voltooiing ervan.

Vervolgens zul je opmerken welke activiteiten je zelf kunt uitvoeren, wanneer je met andere mensen moet overleggen (en je moet aanpassen aan hun tijdschema’s of op goedkeuring van hen moet wachten), en welke activiteit meer tijd van je zal vergen (bijvoorbeeld creatieve taken). Bij het opstellen van een projecttijdlijn moet je zowel jouw deadlines als die van andere mensen in overweging nemen.

Stap 2: Herinner je eerdere ervaringen

Het is altijd goed om van fouten te leren – zowel van je eigen fouten als van die van anderen – dus als volgende stap, vraag jezelf af of je in het verleden vergelijkbare activiteiten hebt uitgevoerd en hoeveel tijd het je kostte om ze te doen, en trek dan conclusies. Als je zelf nog niet met zo’n taak te maken hebt gehad, vraag dan je teamleden – er kan iemand in je team zijn die dit type activiteit eerder heeft uitgevoerd en je kan vertellen hoe lang het zou moeten duren om het te voltooien. Vergeet niet, het is altijd beter om te vragen dan te betreuren dat je het advies niet hebt opgevolgd.

Bij het voorbereiden van de projecttijdlijn is het een goed idee om een vergadering van alle teamleden te organiseren en samen schattingen te maken. Een mix van verschillende vaardigheden en ervaringen zal je zeker helpen om betere resultaten te behalen.

Stap 3: Anticiperen

Heb je de tijd ingeschat die nodig is om alle stappen van een enkele taak te voltooien? Geweldig – verleng die tijd nu met bijvoorbeeld 10-20% (afhankelijk van het type taak) om ruimte te laten voor het onverwachte (vooral als je na de eerste stap al weet dat je afhankelijk zult zijn van andere mensen).

Ziekteverlof, geplande en ongeplande vakanties, vertragingen in leveringen, consultaties of tests zijn slechts basisvoorbeelden van situaties die onze activiteiten kunnen beïnvloeden en de uitvoering ervan aanzienlijk kunnen verlengen. Ze zijn echter een onvermijdelijk onderdeel van het bedrijfsleven, dus je moet voorbereid zijn op deze situaties door de benodigde tijd te anticiperen. Als er niets gebeurt, zul je de taak gewoon eerder dan verwacht voltooien – en iedereen zal daar blij mee zijn.

Stap 4: Volg je voortgang

De laatst genoemde stap is belangrijk omdat deze je in staat stelt de situatie volledig te controleren, waardoor het risico op knelpunten en het onvermogen om daarop te reageren, wordt verminderd. Om deze reden, zodra je een schatting hebt gemaakt van de tijd die nodig is voor een bepaalde taak, moet je regelmatig de werkelijke planning vergelijken met de voorspellingen die je van tevoren hebt gemaakt.

Op deze manier kun je de redenen ontdekken waarom de schattingen niet overeenkomen met de werkelijkheid en conclusies trekken die je kunt gebruiken voor je volgende taak. Je kunt de voortgang van een project volgen, bijvoorbeeld door speciale applicaties te gebruiken die zijn ontworpen om tijd te meten, of door gebruik te maken van projectmanagementsoftware – zoals Firmbee.

Samenvatting

Een juiste inschatting van de tijd die nodig is voor specifieke taken is essentieel om de productiviteit van elke individuele werknemer te maximaliseren, maar ook om ervoor te zorgen dat het project volgens de afgesproken planning wordt voltooid. Het gebruik van de hierboven beschreven methoden, samen met constante monitoring van de uitgevoerde activiteiten (het volgen van de naleving van de doelstellingen, het controleren op knelpunten en het aanbrengen van wijzigingen indien nodig), is de vereiste voor het succes van het project.

Lees ook:Is een projectmanagementtool echt nodig in jouw organisatie?

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.