Beheren van digitale teams | Digitaliseren van uw bedrijf #6

Onlangs wordt het opbouwen van digitale teams steeds belangrijker, wat bijdraagt aan een significante toename van de arbeidsefficiëntie en gemakkelijkere communicatie tussen werknemers. Dankzij digitalisering wordt het beheren van teams minder gecompliceerd, sneller en nauwkeuriger. Het stelt bedrijven in staat om de voortgang van werknemers beter te volgen, wat essentieel is voor het nemen van weloverwogen beslissingen. Lees verder.

Beheren van digitale teams – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Waarom digitale teams opbouwen?
3. Hoe kies je tools voor het beheren van digitale teams?
4. Praktische teammanagementtools
5. Digitale teams opbouwen
6. De prestaties van digitale teams meten
7. Samenvatting

Inleiding

In het tijdperk van digitale evolutie ondergaat teammanagement een enorme transformatie. Traditionele managementmethoden, die uitsluitend gebaseerd zijn op face-to-face vergaderingen en gesprekken, worden vervangen door meer geavanceerde en flexibele technologische oplossingen. In dit artikel zullen we de belangrijkste aspecten van digitaal teammanagement en praktische tools die deze transformatie kunnen ondersteunen, bespreken.

Waarom digitale teams opbouwen?

Digitalisering brengt veel voordelen voor de organisatie. Ten eerste verbetert het de arbeidsefficiëntie door communicatie, planning en controleprocessen te stroomlijnen. Daarnaast helpen digitale tools om de werkprestaties beter te monitoren en waardevolle gegevens voor analyse te bieden. Tot slot stellen ze bedrijven in staat om concurrerender te worden op de markt.

Veel ondernemers associëren tools voor het beheren van digitale teams alleen met afstandswerk en computerwerk. Er zijn echter een aantal platforms die helpen de efficiëntie van teamwork te verbeteren, zowel op kantoor, thuis als in het veld.

Hoe kies je tools voor het beheren van digitale teams?

Bij het beheren van digitale teams is het belangrijk om je te concentreren op de werkelijke behoeften van het bedrijf en de bijbehorende softwarefuncties. Het is het beste om te beginnen met een behoeftenanalyse, dat wil zeggen het beantwoorden van de volgende vragen:

• Hebben we de functie voor tijdregistratie nodig?
• Gaan we gedeelde bestanden gebruiken?
• Moet de software op mobiele apparaten of computers draaien?
• Hebben we een managementpaneel nodig voor de eigenaar of manager van het bedrijf, of is een gedeelde werkruimte voldoende?

De antwoorden zullen ons helpen het juiste programma of de juiste set samenwerkende applicaties te kiezen. Het is belangrijk om digitalisering van teammanagement in de volgende gebieden te overwegen:

• Communicatie – moderne communicatietools, zoals groepschat en videoconferentie-apps, maken snelle en effectieve teamcommunicatie mogelijk. Volgens een rapport van TechRepublic (2021) gebruikt 95% van de bedrijven ze al,
• Bestanden delen – cloudoplossingen voor het delen van bestanden en samenwerking op afstand worden vandaag de dag door 76% van de ondernemingen gebruikt. Zelfs als iedereen in hetzelfde gebouw werkt, is het veel sneller en gemakkelijker om een bericht te sturen of samen te werken aan een gedeeld Miro (https://miro.com/) of Mural (www.mural.co) bord, in plaats van voor een whiteboard in een vergaderruimte te staan,
• Beveiliging – het gebruik van een VPN stelt mensen die vanuit huis werken in staat om veilig bestanden te delen en gevoelige informatie uit te wisselen, daarom maakt 54% van de bedrijven gebruik van deze oplossing,
• Planning – digitale agenda’s en taakplanners maken het gemakkelijker om werk te organiseren en voortgang en deadlines bij te houden, bijvoorbeeld op Kanban-borden of in de mijlpaal- en roadmapweergaven,
• Taken delegeren – met projectmanagementsoftware is het gemakkelijker om taken aan individuele leden toe te wijzen en hun voortgang te volgen.
• Controle – dankzij digitale tools kunnen managers de prestaties van het team in real-time volgen en beslissingen nemen op basis van betrouwbare gegevens.

Praktische teammanagementtools

Er zijn een aantal projectmanagementtools op de markt. Laten we eens kijken naar de meest populaire, vooral omdat ze gratis plannen aanbieden:

• Trello – het is een projectmanagementplatform waarmee je taakborden kunt maken, deze aan individuele teamleden kunt toewijzen en de voortgang kunt volgen, beschikbaar op computers en mobiele apparaten,
• Asana – het is een geavanceerder taak- en projectmanagementsysteem dat een reeks functies biedt om planning, tracking en team samenwerking te vereenvoudigen, beschikbaar op computers en mobiele apparaten,
• Slack – het is een trendy instant messaging-app voor het uitwisselen van informatie binnen een team die integreert met andere tools zoals Trello en Asana, beschikbaar op computers en mobiele apparaten,
• Firmbee – het is een krachtige projectmanagementtool beschikbaar op pc’s die je in staat stelt om tijdregistratie te gebruiken, projecten op Kanban-borden te bekijken en samen te werken met je team en freelancers.

Soms kan het echter moeilijk zijn om software voor teammanagement te vinden die aan de behoeften van een bedrijf voldoet. Dan is het de moeite waard om een van de minder populaire opties te overwegen:

• Een consultant ontmoeten – veel mensen helpen tegenwoordig bij het kiezen en implementeren van software voor bedrijven. Een ervaren en onafhankelijke consultant helpt bij het selecteren van oplossingen volgens het “best of breed”-principe, dat wil zeggen het beste dat geschikt is om een specifiek probleem op te lossen in plaats van persoonlijke voorkeuren te vervullen. Oplossingen die op deze manier zijn geselecteerd, kunnen met elkaar worden verbonden via een API (application programming interface), om een unieke geheel te creëren dat is afgestemd op de behoeften van een bedrijf,
• Samenwerken met een softwarehuis – het is een dure oplossing die je de mogelijkheid biedt om unieke software te creëren die volledig voldoet aan de eisen van een specifiek bedrijf zonder een team of freelancers in te huren, evenals het identificeren en definiëren van de behoeften van het bedrijf op je eigen.

Digitale teams opbouwen

Projectmanagementtools die op de markt beschikbaar zijn, zijn zeer goed ontworpen. Daarom zou het opbouwen van digitale teams niet veel inspanning van werknemers moeten vereisen. Zodra we klaar zijn met het analyseren van behoeften en het kiezen van tools, is het tijd om over te gaan tot implementatie.

Het is een goed idee om te beginnen met het trainen van teamleden om hen vertrouwd te maken met de gekozen tools en hen te leren hoe ze deze moeten gebruiken. Gewoonlijk is het voldoende om een app op een mobiel apparaat te installeren of in te loggen in een browser. De volgende stap is om te bespreken hoe verder te gaan en vragen te beantwoorden zoals:

• Wie zal taken delegeren en wanneer?
• Waar zullen de meldingen van nieuwe opdrachten worden weergegeven?

In deze fase is het echter de moeite waard om de tools spontaan te gebruiken. Op deze manier is het het gemakkelijkst om mogelijke problemen te identificeren zonder tijd te verspillen aan het bespreken van het voor de hand liggende.

De prestaties van digitale teams meten

Het monitoren van de voortgang en het verzamelen van feedback van het team is net zo belangrijk als het implementeren van digitale communicatietools. Dit kan worden gedaan door de resultaten van voor de digitalisering te vergelijken met de huidige, met aandacht voor prestatie-indicatoren zoals:

• Tijd voor het voltooien van taken – die enorm kan verbeteren, bijvoorbeeld door telefoongesprekken met mobiele werknemers die op de locatie van een klant werken om te zetten in berichten met het adres en de GPS-locatie, evenals een beschrijving van een uit te voeren taak,
• Frequentie van interactie in een team – het kan blijken dat de uitwisseling van informatie zal toenemen terwijl het minder tijd kost en alleen diegenen betrekt die een echte impact hebben op het oplossen van een specifiek probleem,
• Klanttevredenheidsniveau – als een team bijvoorbeeld klantenservice afhandelt, kan de beschikbaarheid van informatie over de processen met betrekking tot de uitvoering van een bestelling in een digitale tool een zeer positieve impact hebben op klantrelaties.

Samenvatting

Door te investeren in de juiste tools en deze te implementeren, kunnen bedrijven efficiënter worden, concurrerender en de samenwerking binnen teams verbeteren. De belangrijkste elementen van het beheren van digitale teams zijn communicatie, planning, taakdelegatie en controle. Het is de moeite waard om wat tijd te besteden aan het analyseren van behoeften, het selecteren van de juiste tools, het trainen van het team en het meten van de effectiviteit van de geïmplementeerde oplossingen.

De toekomst van projectmanagementtools is om niet alleen de efficiëntie van werknemers te ondersteunen, maar ook hun welzijn en tevredenheid. De ontwikkeling van technologieën zoals kunstmatige intelligentie en automatisering, evenals de introductie van gamificatieoplossingen, kan helpen de kwaliteit van het werkleven te verbeteren.

Digitale tools zullen leiders helpen om de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers te monitoren, evenals om gebieden te identificeren die verbetering behoeven. Met moderne oplossingen, zoals flexibele werktijden, thuiswerkplekken en platforms ter ondersteuning van professionele ontwikkeling, zal het management meer gericht zijn op de behoeften en verwachtingen van elke werknemer. Personalisatie van moderne tools kan ervoor zorgen dat het welzijn van werknemers een sleutelrol speelt in de toekomst van teammanagement, wat bijdraagt aan grotere efficiëntie, werktevredenheid en talentbehoud.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.