Als ondernemer kun je zelf de betalingsvoorwaarden bepalen. Er zijn echter enkele regels die je moet volgen bij het instellen ervan. Als je vergeet een betalingsvoorwaarde op je factuur op te nemen, moet de ontvanger van zo’n document deze binnen een wettelijke termijn betalen, afhankelijk van het land waar je je bedrijf runt. Daarom is het het beste om dit te specificeren. Wat zijn de meest voorkomende betalingsvoorwaarden? Zijn er beperkingen? Je kunt hier meer over lezen in het volgende artikel.
Hoewel je veel flexibiliteit hebt bij het instellen van betalingsvoorwaarden voor je facturen, is het de moeite waard om te controleren hoe anderen dit doen. Wat zijn de meest voorkomende betalingsperiodes in de praktijk? Hier zijn de populairste:
In sommige landen is de wettelijke betalingsperiode 30 dagen. Dit is bijvoorbeeld het geval in de Verenigde Staten, waar facturen die door freelancers worden uitgegeven binnen 30 dagen moeten worden betaald. Evenzo is in het Verenigd Koninkrijk de standaard betalingsperiode 30 dagen na ontvangst van een factuur, levering van goederen of het verlenen van diensten.
Aan de andere kant is in sommige Europese landen een aanbevolen betalingsperiode voor asymmetrische transacties, dat wil zeggen transacties waarbij de partijen in grootte verschillen, 60 dagen. De uitzondering zijn transacties met openbare entiteiten, die de factuur binnen 30 dagen moeten betalen. Er staat echter niets in de weg om een kortere betalingsperiode vast te stellen, bijvoorbeeld 21 of 14 dagen. Wanneer moet je jouw opdrachtnemer informeren over de gekozen betalingsvoorwaarde?
Je moet onthouden dat zaken als betalingsdata moeten worden bepaald bij het ondertekenen van een contract of het accepteren van een bestelling. Waarom? Als je geen betalingsdatum hebt vastgesteld voordat je een bestelling aanneemt, zal jouw opdrachtnemer verwachten een factuur te ontvangen met een wettelijke betalingsperiode. Als je hen factureert met een kortere periode, hebben ze het recht om verrast te zijn. Dit zal niet goed voor je zijn, vooral omdat het betalen van de factuur na de vervaldatum kan leiden tot rente.
Daarom is het het beste om duidelijk te zijn bij het accepteren van een bestelling. Het is voldoende als je in de e-mailcorrespondentie die verband houdt met het vaststellen van de bestelgegevens vermeldt dat je van plan bent een factuur uit te geven met bijvoorbeeld een betalingstermijn van 14 dagen. In dat geval is jouw opdrachtnemer zich ervan bewust dat hij een document van jou ontvangt, dat hij binnen de aangegeven periode moet betalen. Op deze manier geef je de indruk dat je een professional bent die zorg draagt voor alle details van de transactie.
Als je als freelancer werkt of een klein bedrijf runt, ontvang je waarschijnlijk niet veel facturen. Het pad van het ontvangen van een factuur tot het betalen ervan is vrij kort, vooral wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware die het gemakkelijk maakt om kosten te controleren. Je kunt eenvoudig controleren of je bestellingen hebt geplaatst voor goederen en diensten die op de factuur staan. Dan maak je gewoon een overboeking in je bank en dat is het.
Het ziet er compleet anders uit in grote organisaties. Daar moet een factuur door twee of zelfs meer afdelingen voordat deze uiteindelijk wordt betaald. Waarom gebeurt dit? Facturen gaan naar het secretariaat of de administratie, waar ze worden geaccepteerd en geregistreerd. Vervolgens worden ze doorgestuurd naar de boekhoudafdeling, maar dit betekent niet dat er onmiddellijk wordt betaald. Afhankelijk van de procedures die in een bepaalde onderneming zijn aangenomen, kan het nodig zijn om te controleren wie goederen of diensten heeft besteld, of het bedrag overeenkomt met de ondertekende bestelling, en of de betalingsperiode of andere gegevens die op de factuur zijn vermeld correct zijn. Dergelijke taken kunnen door volkomen verschillende mensen worden uitgevoerd.
Later wordt de factuur ter betaling ingediend. Het moet worden opgemerkt dat de handtekening van de persoon die bevoegd is om de betaling goed te keuren nog steeds nodig is om de overboeking te verwerken. Dit kost tijd, dus je moet dit in overweging nemen bij de samenwerking met grote bedrijven. Wanneer je echter de optimale factuurbetalingsvoorwaarde voor beide partijen bepaalt, moet je onthouden dat naar extremen gaan ongunstig kan zijn. Je moet ook rekening houden met je eigen behoeften.
Door een zeer lange betalingsvoorwaarde in te stellen, geef je krediet aan jouw opdrachtnemer. Terwijl je wacht op de betaling, kan jouw klant al profiteren van de goederen of diensten die je hebt geleverd. Als ze je onmiddellijk hadden betaald, zou je het geld kunnen uitgeven en er voordeel uit kunnen halen. Dit is vooral belangrijk als je liquiditeitsproblemen hebt. In dat geval is het beter om kortere betalingsvoorwaarden af te spreken.
Als je iemand factureert met een zeer lange betalingsvoorwaarde, zoals 90 dagen, en je raakt op dat moment zonder geld, moet je misschien een banklening afsluiten. Dit brengt extra kosten met zich mee die je had kunnen vermijden als je hen met een kortere betalingsperiode had gefactureerd. Als iemand je ervan overtuigt dat een langere betalingsvoorwaarde geen probleem zou moeten zijn, kun je altijd proberen de situatie om te keren. Hoe doe je dat? Je kunt een vooruitbetaling voor je diensten aanbieden in ruil voor een kleine korting. Dit kan een veel betere oplossing zijn dan het afsluiten van een dure lening.
Als de betalingsvoorwaarde wordt berekend vanaf de ontvangstdatum van de factuur door de opdrachtnemer, dan zal een elektronisch verzonden factuur helpen om een snellere betaling te krijgen. In dit geval hoef je niet te wachten tot een postbode deze aan jouw klant levert. Bovendien, als de ontvanger van jouw goederen of diensten een CRM-systeem gebruikt, kan een elektronische factuur hun werk vergemakkelijken, waardoor je een snellere betaling kunt verwachten.
Is er nog iets anders dat je kunt doen om het proces te versnellen? Je kunt bijvoorbeeld een korting aanbieden voor een snellere betaling. Uiteraard moet je het kortingsbedrag berekenen zodat je er niet op verliest. Ook kun je jouw opdrachtnemer waarschuwen dat als ze de factuur niet op tijd betalen, je rente voor late betaling zult toevoegen. Hoe dan ook, stel een wederzijds voordelige betalingsdeadline in en houd vervolgens in de gaten of jouw klant deze heeft nageleefd. Met onze gratis facturatie-app kun je herinneringen instellen voor aankomende betalingen en met slechts één klik het verschuldigde bedrag en de vervaldatums controleren.
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.
Een probleemoplosser met 5 verschillende diploma's en eindeloze reserves van motivatie. Dit maakt hem een perfecte bedrijfsleider en manager. Bij het zoeken naar werknemers en partners zijn openheid en nieuwsgierigheid naar de wereld de kwaliteiten die hij het meest waardeert.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…