Hoe je stressniveaus te verlagen terwijl je een e-mailaccount gebruikt? Weet je dat de manier waarop je e-mail gebruikt, de angstniveaus aanzienlijk kan verhogen? Het lijkt misschien dat e-mail vooral een gemak is. Het stelt snelle communicatie tussen de werknemers en externe entiteiten mogelijk, maar tegelijkertijd creëert het technostress voor de gebruikers.
Gebruik alleen je zakelijke telefoon. Je telefoon moet alleen beschikbaar zijn voor contact gedurende 8 uur werk, en daarna uitgeschakeld worden – deze regel moet worden gevolgd door mensen die de balans tussen hun privé- en professionele leven willen behouden. Acties zoals het uitschakelen van de e-mail na werktijd (bedrijven kunnen deze functies gebruiken), het uitstellen van de levering van pakketten (de verzending plannen naar de ochtenduren van de volgende werkdag), of het plannen van vaste uren voor het ontvangen van post, zorgen voor de mentale gezondheid tijdens je werk en in je vrije tijd.
Vergeet niet om te vermijden e-mails (of andere bedrijfsberichten) op je privételefoon te installeren. Het is om veel redenen ongepast, het is niet veilig voor de beveiliging van gevoelige gegevens, en aan de andere kant – het beïnvloedt je welzijn en het vermogen om na het werk te ontspannen.
Hoe vaak heb je een e-mail naar je collega of partner gestuurd en zelfs enkele dagen gewacht op een reactie, zelfs als het probleem eenvoudig en niet erg moeilijk te behandelen was? Zoals je ziet, zijn er mensen die elke keer graag wachten met hun reactie en dit kan de persoon die wacht frustreren.
Hoe kun je het probleem aanpakken? Je kunt proberen om de persoon direct te contacteren (als dat mogelijk is) te bellen, of de instant messenger van het bedrijf te gebruiken, die een snelle weergave van berichten mogelijk maakt – doe alles om het probleem op te lossen en het achter je te laten.
E-mail is meestal niet de beste oplossing, zelfs als we denken dat het de beste vorm van contact is met werknemers of zakenpartners. Men moet deze kwestie zorgvuldig overwegen in het geval van communicatie, die negatieve emoties kan oproepen – terwijl we de berichten lezen, interpreteren we ze door de toon van de stem en de houding van de gesprekspartner voor te stellen. In veel situaties, zelfs in het hedendaagse digitale tijdperk, kan directe communicatie betere resultaten opleveren.
Behandel anderen zoals je zelf behandeld wilt worden – deze regel moet van toepassing zijn op alle berichten die na werktijd worden verzonden. Als je niet houdt van het geluid van een e-mail die na 18.00 uur of later komt, stop dan met het zelf verzenden ervan. Ongeacht of je een gewone werknemer bent, een manager, of samenwerkt met je partner, je moet je beschikbaarheid niet tonen. Het is niet alleen ongezond, maar verstoort ook het ritme van de dag van de personen met wie je samenwerkt.
Het is de moeite waard om te onthouden om te vermijden e-mails op vrijdagmiddagen te verzenden. Het is moeilijk te verwachten dat iemand snel op onze e-mail reageert, slechts enkele uren voor het komende weekend – veel werknemers hebben de houding dat: het kan wachten tot maandagochtend. Als iemand kan wachten op de reactie, kan men ook wachten met het verzenden van de e-mail, vooral omdat iedereen de week begint met extra energie na de rust van het weekend.
Je hebt waarschijnlijk een e-mail geschreven met verschillende vragen en kwesties die moesten worden uitgelegd, maar je hebt nog steeds geen antwoord ontvangen. Deze situatie (vooral als je op de reactie hebt gewacht) verhoogt het stressniveau. Helaas moet je voorbereid zijn dat dit soort problemen van tijd tot tijd zal optreden – soms zelfs vaker dan je had verwacht. Hoe ga je hiermee om?
Allereerst, schrijf het onderwerp van het bericht duidelijk, en stel dan een e-mail op, denkend aan het behouden van een duidelijke en eenvoudige manier van communiceren. Soms zal dit je dwingen om het onderwerp van de e-mail te beperken. Je moet grondig nadenken over welke kwestie het belangrijkst voor je is, en welke later kan worden behandeld (met andere vormen van communicatie).
De snel ontwikkelende technologie heeft veel geweldige dingen gebracht wat betreft het vergemakkelijken van de dagelijkse communicatie, zowel privé als professioneel. Tegelijkertijd zijn we geconfronteerd met veel uitdagingen, vooral verbonden met het feit dat we permanent beschikbaar zijn.
E-mailberichten komen constant in onze inbox – tijdens het werk, in onze vrije tijd, of zelfs op feestdagen – wat een voorbeeld is van werk-privébalans verstoring. Daarom is het de moeite waard om werknemers aan te moedigen alle bovenstaande tips en adviezen te gebruiken, in gedachten houdend dat in alle gevallen het voorbeeld beter is wanneer het van bovenaf komt.
Lees ook: Hoe digitale stress te verminderen bij het werken op afstand
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijencommunity op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Een probleemoplosser met 5 verschillende diploma's en eindeloze reserves van motivatie. Dit maakt hem een perfecte bedrijfsleider en manager. Bij het zoeken naar werknemers en partners zijn openheid en nieuwsgierigheid naar de wereld de kwaliteiten die hij het meest waardeert.
Bedrijven worstelen met het beheren van een enorme hoeveelheid inhoud die online wordt gepubliceerd, van…
In het tijdperk van digitale transformatie hebben bedrijven toegang tot een ongekende hoeveelheid gegevens over…
Wist je dat je de essentie van een meeruurs opname van een vergadering of gesprek…
Stel je een wereld voor waarin jouw bedrijf boeiende, gepersonaliseerde video's kan maken voor elke…
Om het potentieel van grote taalmodellen (LLM's) volledig te benutten, moeten bedrijven een effectieve aanpak…
In 2018 was Unilever al begonnen aan een bewuste reis om automatisering en augmentatie in…